المحفوظات
مقدمة
استقبال المستفيدين
انطلاقا من سعي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم الاطلاع على المحفوظات، وسبل الاستفادة منها، وحسن استغلالها، ولتسهيل إتاحتها وفق القواعد والاجراءات المنظمة للعمل، فقد عملت الهيئة على تقديمها بالطريقة التي تناسب المستفيد بالصورة الورقية والرقمية.
القواعد والإجراءات العامة للاطلاع على المحفوظات
أولاً: التسجيل
- على الراغبين في الاستفادة من خدمات البحث في المحفوظات أو المكتبة لأول مرة، تسجيل بياناتهم الشخصية في النظام الإلكتروني، وتقديم ما يثبت هويتهم لموظف الاستقبال.
- يمنح طالب الخدمة ``بطاقة مستفيد `` تخوله دخول قاعة الاطلاع على الوثائق والمكتبة
ثانياً: إجراءات الدخول
- يجب على المستفيد إبراز بطاقة المستفيد لموظف الاستقبال في كل زيارة له، واستخدامها للدخول عبر البوابة الإلكترونية.
- يلتزم المستفيد بتسجيل الدخول إلى قاعة الاطلاع أو المكتبة في السجل المخصص لذلك.
- لا يسمح باصطحاب أي مواد أو أجهزة داخل إلى قاعة الاطلاع أو المكتبة باستثناء الأوراق وقلم رصاص والوثائق الشخصية والنقود والمصوغ وكل شيء ثمين، ويجب على المستفيد وضع أغراضه الشخصية المحظور إدخالها في الخزانة المخصصة لهذا الغرض، ويبقى مفتاح الخزانة في عهدته إلى حين مغادرته المكتبة، ولا تتحمل الهيئة مسؤولية فقدان أي عهدة تخص المستفيد.
- لا يسمح الوصول إلى قاعة الاطلاع أو المكتبة إلا بعد استيفاء الإجراءات المنصوص عليها أعلاه.
ثالثاً: ضوابط عامة
- الالتزام بالنظام ومراعاة الهدوء.
- يلتزم المستفيد بمغادرة قاعة الاطلاع أو المكتبة إذا طلب منه لأي سبب طارئ.
- يمنع استخدام الأقراص المرنة والمدمجة الخاصة في قاعة الاطلاع أو المكتبة.
- يلتزم المستفيد باستخدام الأوعية التي تتاح له بكل عناية ويمنع الرسم أو الكتابة عليها أو ثنيها أو إحداث أي ضرر بها.
- على المستفيد إبلاغ مشرف خدمة المستفيدين عن كل وعاء ممزق أو مشوه عند تسلمه.
- يكون المستفيد مسؤولاً عن الأوعية التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف خدمة المستفيدين بالحالة التي كانت وقت تسلمها.
- يمنع الأكل والشرب والتدخين واستخدام الهاتف في قاعة الاطلاع أو المكتبة.
- في حال إخلال المستفيد بالتعليمات المتبعة يطبق الآتي:
- بيه شفوي
- تنبيه كتابي
- الحرمان من دخول قاعة الاطلاع أو المكتبة لمدة أسبوعين
- للاستفسار وطلب المساعدة يتم الرجوع إلى مشرف خدمة المستفيدين.
رابعا: إجراء المغادرة
- على المستفيد إرجاع مفتاح الخزانة إلى الموظف المختص.
- على المستفيد التوقيع بالمغادرة في السجل المخصص لذلك.
خامسا: ساعات العمل
- أيام الدوام الرسمي من الساعة 8:30 صباحاً إلى 1:30 مساءً.
سادسا: سداد الرسوم
- يتم سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات ، باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية.
القواعد والاجراءات الخاصة بالمحفوظات
الضوابط الخاصة بالاطلاع على المحفوظات
- للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة.
- للمستفيد استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها.
- للمستفيد طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية في الوقت نفسه، وعلى المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى.
- يتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المطلع مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة.
- على المستفيد المحافظة على الترتيب الذي أسند للمحفوظات داخل الملف، وإبلاغ المشرف على قاعة الاطلاع عن أي ملف به خلل في ترتيب وثائقه.
- للمستفيد حجز ملف واحد ليومي عمل متتاليين، على أن يعود إلى القاعة في اليوم التالي.
الضوابط الخاصة باستنساخ المحفوظات
- يقدم طلب استنساخ المحفوظات إلى المشرف على قاعة الاطلاع، وفقا للنموذج المعد لذلك.
- يتم استنساخ المحفوظات في الحدود التي تسمح بها مقتضيات الحفظ السليم لمتن المحفوظات، وتلبية أغراض البحوث، والاستشهاد بها وفقا للعدد الذي تسمح به الهيئة.
- يمنع تداول المحفوظات المنسوخة واستعمالها في أغراض تجارية أو نفعية إلا بموافقة كتابية من الهيئة.
- للمستفيد أن يحصل على نسخ ومضامين مصدق بصحتها من المحفوظات التي تخصه، بعد تقديم طلب على النموذج المعد لذلك، وسداد الرسوم المقررة.
- للمستفيد الحصول على نسخ ورقية أو إلكترونية من المحفوظات الموجودة بالهيئة، بعد سداد الرسوم المقررة لذلك.
