وقع فضيلة الشيخ الدكتور إسحاق بن أحمد البوسعيدي رئيس المحكمة العليا نائب رئيس المجلس الأعلى للقضاء رئيس مجلس الشؤون الإدارية للقضاء وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على اعتماد «نظام تصنيف وجداول مدد الاستبقاء للوثائق الخصوصية بمجلس الشؤون الإدارية للقضاء» تقوم بموجبها دائرة الوثائق بالمجلس بتطبيق النظام والإشراف على مديريات المجلس وتقديم كافة أشكال الدعم الفني بالتعاون مع فريق الدعم الفني بهيئة الوثائق. وأوضح فضيلة الشيخ الدكتور إسحاق بن أحمد البوسعيدي أن «نظام التصنيف الذي تم توقيعه يشكل نظاما توثيقيا للأحكام التي يصدرها أصحاب الفضيلة القضاة، وهي تعبر عن تاريخ مضى، حيث إن تلك الأحكام تختلف بين حقبة وأخرى فيما يتجدد من موضوعات، فالأحكام دائما تعبر عن الزمن الذي صدر فيه الحكم في جوانب الحياة المختلفة، فالأحكام التي صدرت قبل النهضة المباركة اختلفت عن وقتنا الحالي، وما تتناوله من موضوعات، وما بعد صدور قانون السلطة القضائية»، مشيرًا إلى أنه «من خلال تطبيق نظام تصنيف الأحكام فإن هذه الوثائق ستبقى وستطلع عليها الأجيال القادمة لتتعرف على ما دار في كل زمن، وفي كل حقبة من الأزمان الماضية».
وقد قام فريق عمل مشترك بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومجلس الشؤون الإدارية للقضاء بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية وفقًا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية الصادرة بالقرار الوزاري 23/2008 وشمل هذا النظام الوثائق الخصوصية للمجلس والمحاكم معتمدًا على جداول مدد الاستبقاء وعملية تصنيف الوثائق باعتبارها عملية ذهنية تستوعب الإلمام الدقيق بالوثائق والملفات وتتطلب القدرة على تجميع موضوعاتها وترتيبها وتفريعها بصفة منطقية ومندرجة من العام إلى الخاص، وإسنادها برموز لتميزها للتمكن من الوصول إلى الوثائق والملفات المطلوبة بدقة وسرعة.
الجدير بالذكر أن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمجلس الشؤون الإدارية للقضاء جاء عملًا بأحكام قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/2007م) حيث يتضمن النظام تصنيف الوثائق بما يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها التي تتضمن 4 وظائف رئيسية، تتمثل في التنظيم العام، وإدارة الموارد البشرية، وإدارة الموارد المادية، وجداول مدد استبقاء الوثائق، حيث يتم تحديدها مسبقا قبل إنشاء الوثيقة مرورا بمراحلها العمرية الثلاث (الجاري، الوسيط الحفظ النهائي) وذلك ضمانًا لتكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها لدى الهيئة كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافدا للتراث الوطني ومصدرًا للبحوث والدراسات، وطريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.