الاشتراطات والسياسات الخاصة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية:

1- تركيز جهود التواصل والتعاون والعمل الخدمي الاستراتيجي البناء مع كافة الجهات التي تتعامل معها الهيئة.
2- يحق لجميع أفراد المجتمع المشاركة في قنوات المشاركة المجتمعية.
3- تقييم جودة المشاركة المجتمعية المقدمة من الأفراد (توصيف وثيقة/مخطوط/ صورة، ترجمة وثيقة من وإلى العربية او لغات أخرى، بحوث وتقارير تخص مجال إدارة الوثائق) بحيث ان تكون مكتوبة بلغة واضحة، دقيقة حيث أن وضوحها يساعد على رفع كفاءة المخرجات.
4- تعد وصلة المشاركة المجتمعية في موقع الهيئة وصلة رسمية توظف عبر القنوات الرسمية لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
5- طرح مقترحات متعلقة باختصاصات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
6- قيام الهيئة بتوعية أفراد المجتمع وتشجيعهم على المشاركة المجتمعية باستخدام الأدوات الرسمية المعتمدة لديها.
7- تقدم الهيئة جميع التسهيلات الفنية المطلوبة التي تتيح وتضمن مشاركة وتفاعل ذوي الاحتياجات الخاصة واستفادتهم من قنوات المشاركة المجتمعية.
8- كافة المساهمات والموضوعات الواردة ستنشر باسم الفرد الذي أعدها وتقدم بها حفظا لحقوقه وتأكيدًا لمسؤولياته.
9- تجنب طرح المواضيع التي ترفع من سقف توقعات الجمهور وطموحاتهم، أو بذل الوعود غير الواقعية مما يؤثر سلبًا في ثقتهم بالهيئة.
10- تطبيق المشاركة المجتمعية عن طريق فتح القنوات الرسمية المخصصة لها فقط، كالبريد الالكتروني وجلسات العصف الذهني.
11- يحظر على جميع أفراد المجتمع المشاركين عبر قنوات المشاركة المجتمعية التابعة للهيئة الإساءة إلى المعتقدات الدينية أو دعم الأنشطة والمواضيع غير الأخلاقية أو المخالفة للأعراف والتقاليد العمانية أو القوانين المعتمدة في السلطنة.