معمل الإتلاف الآمن للوثائق
المقدمة
تبلــورت أهميــة الاعتنــاء بالوثائــق فــي ســلطنة عمــان منــذ عــدة ســنوات وذلــك بهــدف إنشــاء وتكويــن رصيــد وطنــي يــؤدي إلــى مرحلــة جديــدة للتعامــل مــع الوثائــق وفــق المواصفــات والمقاييــس المعمــول بهــا فــي هــذا المجــال ، ويمثــل الاهتمــام بالبعــد التراثــي والثقافــي تجســيدا لهــذا التوجــه المباشــر مــن قبــل مؤسســات الدولــة لدعــم قطــاع الوثائــق والمحفوظــات وتطويــره.
وقــد تبنــت الســلطنة مــن خــلال هــذا التوجــه رؤيــة تقــوم علــى بنــاء نظــام عصــري للوثائــق يرتكــز علــى النظــرة الشــمولية ، حيــث يهتــم بالوثائــق منــذ نشــأتها وعبــر المراحــل التــي تمــر بهــا مــن خــلال تبنــي نظريــة الأعمــار الثــلاث للوثائــق بالجهــات المعنيــة بمــا يجعــل الملفــات والوثائــق التــي تنشــأ فــي التقســيم الإداري المعنــي خــلال الفتــرة الجاريــة تنتقــل إلــى مرحلــة ثانيــة يعبــر عنهــا بالفتــرة الوســيطة يتــم فيهــا الرجــوع إلــى الوثائــق كلمــا كانــت هنــاك حاجــة إدارة لذلــك لينتهــي بهــا المصيــر النهائــي إلــى فتــرة مواليــة تتعلــق ســواء بحفظهــا حفظــا دائمــا فترحــل إلــى هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة أو يكــون مصيرهــا النهائــي الإتــلاف لانتهــاء الحاجــة الإداريــة لهــا و انتفــاء قيمتهــا الشــاهدية والتاريخيــة.
تعريف الإتلاف
الإتــلاف هــو التخلــص المقنــن مــن الوثائــق، والتــي ثبــت بالتقييــم وحســب الآجــال المنصــوص عليهــا بجــداول مــدد اســتبقاء الوثائــق وعــدم الجــدوى مــن الاحتفــاظ بهــا مهمــا اختلفــت أوعيتهــا مــع إمكانيــة إعــادة اســتعمال أوعيتهــا لأغــراض أخــرى، وتعتبــر عمليــة الإتــلاف إحــدى وضعيــات المصيــر النهائــي للوثائــق، وتتــم عمليــة الإتــلاف بطريقــة الفــرم والتمزيــق الكلــي .
المستفيدون من خدمات معمل الإتلاف الآمن للوثائق
١
كافة الجهات والمؤسسات الحكومية
٢
كافة الشركات والمؤسسـات الخاصة
٣
الأفراد والخواص
خدمات معمل الإتلاف الآمـن للوثائق
مفهوم الإتلاف الآمن للوثائق
تماشــياً مــع مفهــوم النظــام العصــري لإدارة الوثائــق ولتبنــي الســلطنة لمنظومــة وثائقيــة متطــورة تراعــي مختلــف الجوانــب الإداريــة والبيئيــة والأمنيــة تتعلــق بحمايــة المعلومــات والوثائــق المصنفــة مــن حيــث نشــأتها وتداولهــا وحفظهــا والتخلــص منهــا ، وكذلــك مراعــاةً للاتفاقيــات الدوليــة المتعلقــة بســلامة البيئــة والمنــاخ والحــد مــن الانبعاثات المضــرة بالبيئــة نتيجة الممارســات الخاطئــة علــى الطبيعــة ، مــن هنــا تبلــورت فكــرة إنشــاء معمــل الإتــلاف الآمــن للوثائــق بهيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة فــي إطــار رؤيــة استشــرافية تــم التخطيــط لهــا منــذ فتــرة طويلــة لتأميــن عمليــات الإتــلاف الآمــن للوثائــق لجميــع مؤسســات الدولــة .
ويعــد معمــل الإتــلاف الآمــن مشــروعاً حكوميــاً، يقــوم بتقديــم كافــة الحلــول وخدمــات الإتــلاف الآمــن للوثائــق الورقيــة و الأوعيــة الإلكترونيــة ومــا يشــابهها لكافــة الجهــات والمؤسســات الحكوميــة و الشــركات والمؤسســات الخاصــة و الأفــراد حســب الإجــراءات القانونيــة والإداريــة المتبعــة فــي ذلــك باســتخدام أحــدث التقنيــات والتكنلوجيــا العصريــة فــي مجــال عمليــات الإتــلاف الآمــن مــع مراعــاة كافــة معاييــر الدقــة والســرية وذلــك تماشــياً مــع توجهــات الحكومــة الرشــيدة فــي مجــال تعزيــز أمــن المعلومــات والمحافظــة علــى البيئــة العمانيــة ،
ويعتبــر معمــل الإتــلاف الأول مــن نوعــه فــي الشــرق الأوســط كمعمــل حكومــي مركــزي متكامــل، متحصــل علــى شــهادتي الأيــزو فــي مجــال (الجــودة ISO 2015-9001 ـ والصحــة وأمن الســلامة OHSAS /18001-2007).
يهدف معمل الإتلاف الآمن للوثائق إلى تحقيق الأهداف التالية
المرتكزات القانونية للإتلاف
تطبيقــا لقانــون الوثائــق والمحفوظــات الصــادر بالمرســوم الســلطاني رقــم 60/2007 ولائحتــه التنفيذيــة تكــون الجهــة المعنيــة هــي المســئولة عــن وثائقهــا إلــى أن تنتهــي حاجتهــا إليهــا وتتولــى دوائــر وأقســام الوثائــق بصفــة دوريــة فــرز الوثائــق الوســيطة فــور انتهــاء مــدد الاســتبقاء المحــددة لهــا وذلــك لتحديــد الوثائــق التــي يتعيــن ترحيلهــا إلــى الهيئــة بغــرض الحفــظ الدائــم والوثائــق المعنيــة بالإتــلاف. وقــد حــدد قانــون الوثائــق والمحفوظــات ولائحتــه التنفيذيــة مبــادئ فــرز الوثائــق وكيفيــة إتلافهــا.
حيــث نــصّ قانــون الوثائــق والمحفوظــات علــى أن الجهــة المنشــئة للوثائــق هــي التــي تتولــى القيــام بأعمــال الإتــلاف، مــن خــلال المــادة (24) بــأن:
(يكــون إتــلاف الوثائــق التــي تــم إعدادهــا للإتــلاف بعــد الفــرز وفقــآ لبعــض الإجــراءات المحــددة) وتلتــزم كل جهــة معنيــة عنــد رغبتهــا بتنفيــذ عمليــة الإتــلاف بالحصــول علــى موافقــة مــن الهيئــة حيــث يقــوم قســم فــرز وإتــلاف الوثائــق بدراســة جــداول مــدد الاســتبقاء لهــذه الجهــة مــن ثــم الموافقــة علــى هــذا الطلــب مــن عدمــه.
كما جاء في اللائحة التنفيذية بالمادة (24) بأنه:
تقــوم الجهــة المعنيــة بعــد موافقــة الهيئــة بإتــلاف الوثائــق الورقيــة بتمزيقهــا آليــا والعمــل علــى إعــادة تصنيعهــا كلمــا أمكــن ذلــك وبالنســبة إلــى الوثائــق الأخــرى يتــم إتــلاف البيانــات المضمنــة بهــا وإعــادة اســتعمال أوعيتهــا كلمــا أمكــن ذلــك (وتتــم عمليــة الاتــلاف بمعمــل الإتــلاف الأمــن للوثائــق بالهيئــة).
مع مراعاة حكم المادة (18) من هذا لقانون،
تتولــى الجهــة المعنيــة فــرز الوثائــق الوســيطة بعــد انتهــاء مــدد الاســتبقاء المحــددة لهــا وترحيــل المحفوظــات إلــى الهيئــة وإتــلاف الوثائــق الأخــرى وذلــك كلــه وفقاً للإجــراءات التــي تحددهــا اللائحــة، والموضحــة فــي المــادة رقــم (21).
ومــن هــذا المنطلــق تــم وضــع آليــات وضوابــط للجهــات المعنيــة التــي ترغــب فــي إجــراء عمليــة إتــلاف لوثائقهــا حســب الإجــراءات والصيــغ القانونيــة المتبعــة دوليــا، والبــت نهائيــاً فــي جميــع الممارســات والآليــات الخاطئــة المتبعــة ســابقا فــي إشــارة إلــى الطــرق والوســائل التــي أضــرت بســلامة وأمــن الوثائــق والمعلومــات والإضــرار بالبنيــة التحتيــة والجوانــب البيئيــة والمناخيــة والصحيــة مــن جانــب أخــر.
الإجراءات المتبعة في إتلاف الوثائق بالمعمل
تخضع عملية الإتلاف الآمن للوثائق إلى إجراءات تحضيريه وتنظيمية تتعلق بإجراءات إدارية وأخرى فنية.
إحترامـاً لقواعــد الحفــظ بجــداول مــدد إســتبقاء الوثائــق، تقــوم دائــرة أو قســم الحفــظ بالجهــة المعنيــة بتجهيــز الملفــات والوثائــق المعنيــة بالإتــلاف مــن خــلال فرزهــا وفصلهــا عــن الوثائــق المعنيــة بالترحيــل إلــى هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة مــن أجــل حفظهــا حفظــا دائمــا لغايــات البحــث العلمــي والتاريخــي،
حيــث يتــم وضــع الملفــات المعنيــة بالإتــلاف فــي حافظــات أو أي وحــدة مــن وحــدات الحفــظ المتوفــرة وذلــك بعــد التأكــد منهــا مــن قبــل المختصيــن بالدائــرة أو القســم ومــن ثــم مــن معاينتهــا مــن قبــل المعنييــن بإجــراءات الفــرز والإتــلاف بهيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة للتأكــد مــن مــدى تطابقهــا مــع مــدد الحفــظ الــواردة بجــداول مــدد الاستبقاء وهــو مــا يعــرف بالمراقبــة المســبقة لعمليــة انتقــال الملفــات المعنيــة ماديــا وفعليــا إلــى معمــل اتــلاف الوثائــق ، وفــي حالــة تطابقهــا واحتــرام الآجــال المنصــوص عليهــا بجــداول مــدد الاستبقاء يتــم اســتكمال باقــي الإجــراءات المتمثلــة فــي الأتــي:
مــلء الاســتمارة التــي تعدهــا الهيئــة لهــذا الغــرض والتوقيــع عليهــا مــن قبــل المســؤول عــن التقســيم الإداري الــذي نشــأت لديــه الوثائــق بمــا يفيــد الموافقــة، كمــا يوقــع عليهــا المســؤول عــن دائــرة أو قســم الوثائــق بالجهــة المعنيــة.
إرســال هــذه الاســتمارة إلــى الهيئــة للموافقــة علــى الإتــلاف، وتحتفــظ الهيئــة بنســخة مــن هــذه الاســتمارة.
تقــوم الجهــة المعنيــة ـ بعــد موافقــة الهيئــة ـ بإتــلاف الوثائــق الورقيــة بتمزيقهــا آليــا والعمــل علــى إعــادة تصنيعهــا كلمــا أمكــن ذلــك. وبالنســبة إلــى بقيــة الأوعيــة الأخــرى، يتــم إتــلاف البيانــات المضمنــة بهــا وإعــادة اســتعمال أوعيتهــا كلمــا أمكــن ذلــك.
تحــرر الجهــة المعنيــة محضــرا فــي كل عمليــة إتــلاف يحفــظ لــدى دائــرة أو قســم الوثائــق مــع اســتمارة الإتــلاف الخاصــة بالوثائــق المتلفــة والموافــق عليهــا مــن قبــل الهيئــة وترســل تلــك الجهــة نســخة مــن هــذا المحضــر إلــى الهيئــة.
تجــرى عمليــة الإتــلاف بعــد موافقــة هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة وذلــك وفــق الخطــوات والإجــراءات التاليــة:
تقــوم الجهــة المعنيــة بمخاطبــة هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة مــن أجــل الحصــول علــى موافقتهــا علــى طلــب تنفيــذ عمليــة الإتــلاف.
تقوم الهيئة بتحديد موعد للجهة المعنية لتنفيذ عملية إتلاف الوثائق.
تقــوم الجهــة المعنيــة بنقــل الوثائــق المــراد إتلافهــا الى معمــل الإتلاف الأمــن للوثائــق التابع للهيئــة (إمكانيــة توفيــر حاويــات خاصــة ومؤمنــة لعمليــة نقــل الوثائق مــن قبــل الهيئة).
وزن الوثائق المراد إتلافها وتسليم إيصال بالاستلام موضحاً فيه وزن هذه الوثائق.
القيــام بوضــع الوثائــق المعــدة للإتــلاف فــي حاويــات مؤمنــة خاضعــة لكافــة شــروط الأمــن والســرية.
تنفيذ عملية إتلاف الوثائق بحضور ممثل لهذه الجهة المعنية بالوثائق.
منــح شــهادة مصدقــة لعمليــة تنفيــذ إتــلاف الوثائــق الورقيــة أو الالكترونيــة للجهــة المعنيــة (بطلــب مــن الجهــة).
إصــدار فاتــورة بنــوع الخدمــة المقدمــة لعمليــة الإتــلاف وتحديد الســعر حســب الإجراءات المتبعــة فــي ذلــك وحســب جــدول رســوم خدمــات معمــل الاتلاف.
تتولــى الهيئــة التصــرف بمخرجــات عمليــة الإتــلاف ســواء الإجــراءات المنظمــة لذلــك.
تتولــى الجهــة المعنيــة بالوثائــق المتلفــة إعــداد محضــر إتــلاف الوثائــق ثــم تســجيل عمليــة الاتــلاف فــي ســجل عمليــات الاتــلاف.
الرسوم
أجهزة إلاتلاف
- المقدمة
-
المقدمة
تبلــورت أهميــة الاعتنــاء بالوثائــق فــي ســلطنة عمــان منــذ عــدة ســنوات وذلــك بهــدف إنشــاء وتكويــن رصيــد وطنــي يــؤدي إلــى مرحلــة جديــدة للتعامــل مــع الوثائــق وفــق المواصفــات والمقاييــس المعمــول بهــا فــي هــذا المجــال ، ويمثــل الاهتمــام بالبعــد التراثــي والثقافــي تجســيدا لهــذا التوجــه المباشــر مــن قبــل مؤسســات الدولــة لدعــم قطــاع الوثائــق والمحفوظــات وتطويــره.
وقــد تبنــت الســلطنة مــن خــلال هــذا التوجــه رؤيــة تقــوم علــى بنــاء نظــام عصــري للوثائــق يرتكــز علــى النظــرة الشــمولية ، حيــث يهتــم بالوثائــق منــذ نشــأتها وعبــر المراحــل التــي تمــر بهــا مــن خــلال تبنــي نظريــة الأعمــار الثــلاث للوثائــق بالجهــات المعنيــة بمــا يجعــل الملفــات والوثائــق التــي تنشــأ فــي التقســيم الإداري المعنــي خــلال الفتــرة الجاريــة تنتقــل إلــى مرحلــة ثانيــة يعبــر عنهــا بالفتــرة الوســيطة يتــم فيهــا الرجــوع إلــى الوثائــق كلمــا كانــت هنــاك حاجــة إدارة لذلــك لينتهــي بهــا المصيــر النهائــي إلــى فتــرة مواليــة تتعلــق ســواء بحفظهــا حفظــا دائمــا فترحــل إلــى هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة أو يكــون مصيرهــا النهائــي الإتــلاف لانتهــاء الحاجــة الإداريــة لهــا و انتفــاء قيمتهــا الشــاهدية والتاريخيــة.تعريف الإتلاف
الإتــلاف هــو التخلــص المقنــن مــن الوثائــق، والتــي ثبــت بالتقييــم وحســب الآجــال المنصــوص عليهــا بجــداول مــدد اســتبقاء الوثائــق وعــدم الجــدوى مــن الاحتفــاظ بهــا مهمــا اختلفــت أوعيتهــا مــع إمكانيــة إعــادة اســتعمال أوعيتهــا لأغــراض أخــرى، وتعتبــر عمليــة الإتــلاف إحــدى وضعيــات المصيــر النهائــي للوثائــق، وتتــم عمليــة الإتــلاف بطريقــة الفــرم والتمزيــق الكلــي .
المستفيدون من خدمات معمل الإتلاف الآمن للوثائق
١
كافة الجهات والمؤسسات الحكومية
٢
كافة الشركات والمؤسسـات الخاصة
٣
الأفراد والخواص
خدمات معمل الإتلاف الآمـن للوثائق
مفهوم الإتلاف الآمن للوثائق
تماشــياً مــع مفهــوم النظــام العصــري لإدارة الوثائــق ولتبنــي الســلطنة لمنظومــة وثائقيــة متطــورة تراعــي مختلــف الجوانــب الإداريــة والبيئيــة والأمنيــة تتعلــق بحمايــة المعلومــات والوثائــق المصنفــة مــن حيــث نشــأتها وتداولهــا وحفظهــا والتخلــص منهــا ، وكذلــك مراعــاةً للاتفاقيــات الدوليــة المتعلقــة بســلامة البيئــة والمنــاخ والحــد مــن الانبعاثات المضــرة بالبيئــة نتيجة الممارســات الخاطئــة علــى الطبيعــة ، مــن هنــا تبلــورت فكــرة إنشــاء معمــل الإتــلاف الآمــن للوثائــق بهيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة فــي إطــار رؤيــة استشــرافية تــم التخطيــط لهــا منــذ فتــرة طويلــة لتأميــن عمليــات الإتــلاف الآمــن للوثائــق لجميــع مؤسســات الدولــة .
ويعــد معمــل الإتــلاف الآمــن مشــروعاً حكوميــاً، يقــوم بتقديــم كافــة الحلــول وخدمــات الإتــلاف الآمــن للوثائــق الورقيــة و الأوعيــة الإلكترونيــة ومــا يشــابهها لكافــة الجهــات والمؤسســات الحكوميــة و الشــركات والمؤسســات الخاصــة و الأفــراد حســب الإجــراءات القانونيــة والإداريــة المتبعــة فــي ذلــك باســتخدام أحــدث التقنيــات والتكنلوجيــا العصريــة فــي مجــال عمليــات الإتــلاف الآمــن مــع مراعــاة كافــة معاييــر الدقــة والســرية وذلــك تماشــياً مــع توجهــات الحكومــة الرشــيدة فــي مجــال تعزيــز أمــن المعلومــات والمحافظــة علــى البيئــة العمانيــة ،
ويعتبــر معمــل الإتــلاف الأول مــن نوعــه فــي الشــرق الأوســط كمعمــل حكومــي مركــزي متكامــل، متحصــل علــى شــهادتي الأيــزو فــي مجــال (الجــودة ISO 2015-9001 ـ والصحــة وأمن الســلامة OHSAS /18001-2007).
- أهــداف الإتــلاف الآمــن للوثائــق
-
يهدف معمل الإتلاف الآمن للوثائق إلى تحقيق الأهداف التالية
- المرتكزات القانونية للإتلاف
-
المرتكزات القانونية للإتلاف
تطبيقــا لقانــون الوثائــق والمحفوظــات الصــادر بالمرســوم الســلطاني رقــم 60/2007 ولائحتــه التنفيذيــة تكــون الجهــة المعنيــة هــي المســئولة عــن وثائقهــا إلــى أن تنتهــي حاجتهــا إليهــا وتتولــى دوائــر وأقســام الوثائــق بصفــة دوريــة فــرز الوثائــق الوســيطة فــور انتهــاء مــدد الاســتبقاء المحــددة لهــا وذلــك لتحديــد الوثائــق التــي يتعيــن ترحيلهــا إلــى الهيئــة بغــرض الحفــظ الدائــم والوثائــق المعنيــة بالإتــلاف. وقــد حــدد قانــون الوثائــق والمحفوظــات ولائحتــه التنفيذيــة مبــادئ فــرز الوثائــق وكيفيــة إتلافهــا.
حيــث نــصّ قانــون الوثائــق والمحفوظــات علــى أن الجهــة المنشــئة للوثائــق هــي التــي تتولــى القيــام بأعمــال الإتــلاف، مــن خــلال المــادة (24) بــأن:
(يكــون إتــلاف الوثائــق التــي تــم إعدادهــا للإتــلاف بعــد الفــرز وفقــآ لبعــض الإجــراءات المحــددة) وتلتــزم كل جهــة معنيــة عنــد رغبتهــا بتنفيــذ عمليــة الإتــلاف بالحصــول علــى موافقــة مــن الهيئــة حيــث يقــوم قســم فــرز وإتــلاف الوثائــق بدراســة جــداول مــدد الاســتبقاء لهــذه الجهــة مــن ثــم الموافقــة علــى هــذا الطلــب مــن عدمــه.
كما جاء في اللائحة التنفيذية بالمادة (24) بأنه:
تقــوم الجهــة المعنيــة بعــد موافقــة الهيئــة بإتــلاف الوثائــق الورقيــة بتمزيقهــا آليــا والعمــل علــى إعــادة تصنيعهــا كلمــا أمكــن ذلــك وبالنســبة إلــى الوثائــق الأخــرى يتــم إتــلاف البيانــات المضمنــة بهــا وإعــادة اســتعمال أوعيتهــا كلمــا أمكــن ذلــك (وتتــم عمليــة الاتــلاف بمعمــل الإتــلاف الأمــن للوثائــق بالهيئــة).
مع مراعاة حكم المادة (18) من هذا لقانون،
تتولــى الجهــة المعنيــة فــرز الوثائــق الوســيطة بعــد انتهــاء مــدد الاســتبقاء المحــددة لهــا وترحيــل المحفوظــات إلــى الهيئــة وإتــلاف الوثائــق الأخــرى وذلــك كلــه وفقاً للإجــراءات التــي تحددهــا اللائحــة، والموضحــة فــي المــادة رقــم (21).
ومــن هــذا المنطلــق تــم وضــع آليــات وضوابــط للجهــات المعنيــة التــي ترغــب فــي إجــراء عمليــة إتــلاف لوثائقهــا حســب الإجــراءات والصيــغ القانونيــة المتبعــة دوليــا، والبــت نهائيــاً فــي جميــع الممارســات والآليــات الخاطئــة المتبعــة ســابقا فــي إشــارة إلــى الطــرق والوســائل التــي أضــرت بســلامة وأمــن الوثائــق والمعلومــات والإضــرار بالبنيــة التحتيــة والجوانــب البيئيــة والمناخيــة والصحيــة مــن جانــب أخــر.
- إجراءات الاتلاف
-
الإجراءات المتبعة في إتلاف الوثائق بالمعمل
تخضع عملية الإتلاف الآمن للوثائق إلى إجراءات تحضيريه وتنظيمية تتعلق بإجراءات إدارية وأخرى فنية.
الإجراءات الإدارية:إحترامـاً لقواعــد الحفــظ بجــداول مــدد إســتبقاء الوثائــق، تقــوم دائــرة أو قســم الحفــظ بالجهــة المعنيــة بتجهيــز الملفــات والوثائــق المعنيــة بالإتــلاف مــن خــلال فرزهــا وفصلهــا عــن الوثائــق المعنيــة بالترحيــل إلــى هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة مــن أجــل حفظهــا حفظــا دائمــا لغايــات البحــث العلمــي والتاريخــي،
حيــث يتــم وضــع الملفــات المعنيــة بالإتــلاف فــي حافظــات أو أي وحــدة مــن وحــدات الحفــظ المتوفــرة وذلــك بعــد التأكــد منهــا مــن قبــل المختصيــن بالدائــرة أو القســم ومــن ثــم مــن معاينتهــا مــن قبــل المعنييــن بإجــراءات الفــرز والإتــلاف بهيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة للتأكــد مــن مــدى تطابقهــا مــع مــدد الحفــظ الــواردة بجــداول مــدد الاستبقاء وهــو مــا يعــرف بالمراقبــة المســبقة لعمليــة انتقــال الملفــات المعنيــة ماديــا وفعليــا إلــى معمــل اتــلاف الوثائــق ، وفــي حالــة تطابقهــا واحتــرام الآجــال المنصــوص عليهــا بجــداول مــدد الاستبقاء يتــم اســتكمال باقــي الإجــراءات المتمثلــة فــي الأتــي:
مــلء الاســتمارة التــي تعدهــا الهيئــة لهــذا الغــرض والتوقيــع عليهــا مــن قبــل المســؤول عــن التقســيم الإداري الــذي نشــأت لديــه الوثائــق بمــا يفيــد الموافقــة، كمــا يوقــع عليهــا المســؤول عــن دائــرة أو قســم الوثائــق بالجهــة المعنيــة.
إرســال هــذه الاســتمارة إلــى الهيئــة للموافقــة علــى الإتــلاف، وتحتفــظ الهيئــة بنســخة مــن هــذه الاســتمارة.
تقــوم الجهــة المعنيــة ـ بعــد موافقــة الهيئــة ـ بإتــلاف الوثائــق الورقيــة بتمزيقهــا آليــا والعمــل علــى إعــادة تصنيعهــا كلمــا أمكــن ذلــك. وبالنســبة إلــى بقيــة الأوعيــة الأخــرى، يتــم إتــلاف البيانــات المضمنــة بهــا وإعــادة اســتعمال أوعيتهــا كلمــا أمكــن ذلــك.
تحــرر الجهــة المعنيــة محضــرا فــي كل عمليــة إتــلاف يحفــظ لــدى دائــرة أو قســم الوثائــق مــع اســتمارة الإتــلاف الخاصــة بالوثائــق المتلفــة والموافــق عليهــا مــن قبــل الهيئــة وترســل تلــك الجهــة نســخة مــن هــذا المحضــر إلــى الهيئــة.
الإجراءات الفنية:تجــرى عمليــة الإتــلاف بعــد موافقــة هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة وذلــك وفــق الخطــوات والإجــراءات التاليــة:
تقــوم الجهــة المعنيــة بمخاطبــة هيئــة الوثائــق والمحفوظــات الوطنيــة مــن أجــل الحصــول علــى موافقتهــا علــى طلــب تنفيــذ عمليــة الإتــلاف.
تقوم الهيئة بتحديد موعد للجهة المعنية لتنفيذ عملية إتلاف الوثائق.
تقــوم الجهــة المعنيــة بنقــل الوثائــق المــراد إتلافهــا الى معمــل الإتلاف الأمــن للوثائــق التابع للهيئــة (إمكانيــة توفيــر حاويــات خاصــة ومؤمنــة لعمليــة نقــل الوثائق مــن قبــل الهيئة).
وزن الوثائق المراد إتلافها وتسليم إيصال بالاستلام موضحاً فيه وزن هذه الوثائق.
القيــام بوضــع الوثائــق المعــدة للإتــلاف فــي حاويــات مؤمنــة خاضعــة لكافــة شــروط الأمــن والســرية.
تنفيذ عملية إتلاف الوثائق بحضور ممثل لهذه الجهة المعنية بالوثائق.
منــح شــهادة مصدقــة لعمليــة تنفيــذ إتــلاف الوثائــق الورقيــة أو الالكترونيــة للجهــة المعنيــة (بطلــب مــن الجهــة).
إصــدار فاتــورة بنــوع الخدمــة المقدمــة لعمليــة الإتــلاف وتحديد الســعر حســب الإجراءات المتبعــة فــي ذلــك وحســب جــدول رســوم خدمــات معمــل الاتلاف.
تتولــى الهيئــة التصــرف بمخرجــات عمليــة الإتــلاف ســواء الإجــراءات المنظمــة لذلــك.
تتولــى الجهــة المعنيــة بالوثائــق المتلفــة إعــداد محضــر إتــلاف الوثائــق ثــم تســجيل عمليــة الاتــلاف فــي ســجل عمليــات الاتــلاف.
- الرسوم
-
الرسوم
- أجهزة إلاتلاف
-
أجهزة إلاتلاف
استقبال المستفيدين
أيام العمل
من الأحد الى الخميس
ساعات العمل
من الساعة 07:00 صباحاً إلى
03:00 ظهراً
معلومات الإتصال
البريد الإلكتروني
ad@nraa.gov.om
الهاتف
24130051, 22063776, 24130020, 24130031