تتضمن الجداول بالنسبة إلى كل نوع من الملفات أو الوثائق عدة بيانات ترسم أفقيا في أعمدة هي الآتية (أنظر الجداول المصاحبة):

• رقم قاعدة الحفظ: وهي جملة أرقام ترمز إلى إجمالي البيانات الخاصة بنوع واحد من الملفات أو الوثائق (من مدد استبقاء ومصير نهائي..). ويستخدم هذا العدد للتمييز بين قواعد الحفظ المعدة لسائر أنواع الوثائق والملفات، و يتكون عادة من:
  • رمز للوظيفة الأساسية.
  • رمز للوظيفة الفرعية.
  • رمز للتقسيم المعني بالوثائق والملفات أو لقسم رئيس من وثائقه.
  • رقم تسلسلي للملف أو الوثيقة التابعة للتقسيم أو لقسم رئيس من وثائقه.
  يتألف رقم قاعدة حفظ الملف من أربعة أرقام أو أكثر وذلك حسب درجة تعقيد الوظيفة أو النشاط الذي يندرج ضمنه الملف وعدد التفريعات المعتمدة.
  أمثلة : 1. 3. 1 .1 = رقم قاعدة حفظ تخص ملف مشروع قانون حيث يمثل رقم "1" الأول رمزا للوظيفة الأساسية: 1000 (التنظيم العام للجهة المعنية)، ويمثل رقم "3" رمزا للوظيفة الفرعية: 1300(الشؤون القانونية والمنازعات)، ويدل رقم "1" الثاني على عدد التقسيم الذي يعنى بالموضوع أو عن قسم رئيس من وثائقه، ويدل الرقم "1" الثالث على العدد التسلسلي للملفات والوثائق التابعة لهذا التقسيم أو لقسم رئيس من وثائقه.
  3 . 7. 1 . 4: هو رقم قاعدة حفظ ملف مناقصة عن طريق مسابقة.
  3: هو الرقم الخاص بالوظيفة العامة : إدارة الموارد المالية:3000
  7: هو الرقم الخاص بالوظيفة الفرعية :3700 "المناقصات "
  1: هو العدد التسلسلي التقسيم الذي يعنى بالموضوع أو لقسم رئيس من وثائقه
  4: هو الرقم التسلسلي للملفات والوثائق التابعة لهذا التقسيم أو لقسم رئيسي من وثائقه
• عنوان الملف أو الوثيقة: للتعريف بالملف أو بالوثيقة يتعين استعمال العنوان المستخدم كما تم تحديده بفهرس أنواع الملفات والوثائق. تستوجب بعض الملفات والوثائق ملاحظات أو تنبيهات تخصها فنضع أمامها هامشا باللون الأحمر ويرد التفسير المناسب في آخر القسم المعني.
• الجهة المسؤولة: وهي المديرية العامة / الإدارة / الدائرة / القسم و التي تحتفظ بالوثائق المعنية سواء كانت قد أنشأتها أو تحصلت عليها في نطاق ممارسة اختصاصاتها. وتمثل هذه الجهة أصغر تقسيمات الجهة المعنية في هيكلها التنظيمي. ويجب ذكر الجهة المسؤولة حسب المسمى الوارد بالنصوص القانونية المتعلقة بالهيكل التنظيمي للجهة. في بعض الحالات، توجد نسخًا متعددة من الوثيقة نفسها (ملفات القضايا، تقرير نشاط ...) فعند ذلك يكتب في خانة الجهة المسؤولة: "كل الأقسام" أو "عدة أقسام".
• نسخة أساسية ونسخة ثانوية: توجد بالنسبة إلى بعض الوثائق أو الملفات عدة نسخ لدى تقسيمات إدارية مختلفة في الجهة المعنية، ويجب في هذه الحال التمييز بين وضعيتين :
  • نسخ متكررة لأصل وثيقة واحدة توجد داخل الملف نفسه أو خارجه. مثال ذلك: جدول إرسال في خمس نسخ. يتعين عندئذ حفظ عدد من النسخ اللازمة وفقا لضرورة العمل وإتلاف البقية.
  • نسخ متكررة من أصل ملف أو من وثيقة واحدة أو أصول متكررة للملف الواحد أو للوثيقة الواحدة توجد لدى عدة تقسيمات بالجهة المعنية تستخدم للقيام بأعمال تتعلق باختصاصاتها. في هذه الحالة يتعين التمييز بين ما نسميه "نسخة أساسية" و"نسخة ثانوية".
    ـ "النسخة الأساسية": تطلق هذه الصفة على الوثيقة أو الملف الذي يحتوي على كافة المعلومات حول الموضوع المعني بالأمر، وتستخدم هذه النسخة بصفة إلزامية للقيام بالعمل الخاص بها، وتمثل جزءا لا يتجزأ منه. وتحفظ هذه النسخة الأساسية لدى الجهة التي أنشأتها أو تحصلت عليها بحكم اختصاصاتها.
    ـ "النسخة الثانوية": تطلق على نسخة مماثلة للنسخة الأساسية أو على نسخة توفر معلومات أقل منها وتوجد هذه النسخة الثانوية بوحدة أخرى دون التي أشرفت على إنشاء النسخة الأساسية أو تحصلت عليها، وتكون كذلك قيمة استخدامها محدودة بالمقارنة مع النسخة الأساسية.
    مثال ذلك الأوامر القضائية تتوفر في عدة نسخ أصلية، منها نسخة أساسية تحفظ في ملف القضية لكونها معنية بها وتمثل هذه النسخة لديها حجة وهي مطالبة بحفظها مدة تحددها النصوص القانونية. أما النسخة الثانوية من هذه الأوامر القضائية ، ولو كانت أصلا، هي التي ترسل مثلا إلى الجهات المعنية ولا تطالب بحفظها للمدة نفسها. لذا، يمكن إتلاف النسخ الثانوية بعد مدة قصيرة من الزمن.
    ويشار في الجدول إلى النسخة الأساسية أو النسخة الثانوية بوضع علامة "+" في الخانة المناسبة.
• مدد الاستبقاء: يمثل هذا الجزء الجانب الأساسي من الجداول حيث تضمّن به مدة استبقاء الملف أو الوثيقة وذلك على مرحلتين :
  • "وثيقة جارية" يتم خلالها استبقاء الملفات والوثائق بمكاتب العمل للاستخدام العادي والمتواتر لأغراض إدارية ومالية وقانونية أو غيرها وإلى أن تنجز الجهات المعنية الأعمال المنوطة بعهدتها.
  • "وثيقة وسيطة" يتم خلالها حفظ الملفات والوثائق وجوبا لدى دائرة أو قسم الوثائق بالجهة المعنية وذلك في أماكن معدة للغرض داخل الإدارة أو خارجها. ويكون استخدام الملفات والوثائق طيلة هذه الفترة عرضيا. وبانقضاء فترة الحفظ هذه تنتهي حاجة الإدارة تماما إلى الملفات والوثائق المعنية.
  وتحدد مدد استبقاء الوثائق والملفات كوثائق جارية و كوثائق وسيطة على أساس قيمتها القانونية والإدارية. ويتم التعبير عن مدة الحفظ عادة بحساب عدد من السنوات في كلتا الحالتين (فترة نشطة أو فترة شبه نشطة). وفي بعض الحالات، يتعذر تحديد عدد من السنوات اللازمة لذلك، فيحدد انتهاء فترة الاستبقاء عند إجراء عمل إداري معيّن تنتهي بمقتضاه حاجة الإدارة إلى الملف أو الوثيقة في الفترة المعنية. مثال ذلك الملف الإداري للموظف الذي يبقى نشطا إلى حد الانقطاع النهائي للموظف عن العمل فيستحيل تحديد عدد السنوات مسبقا. في هذه الحالة، يوضع رقم هامش في العمود المناسب ويفسّر في خانة الملاحظات بذكر هذا الإجراء الإداري. وكذلك الأمر بالنسبة إلى ملف قرض بنكي حيث يصعب تحديد مدة استبقائه مسبقا بحساب السنوات، فيكون انتهاء مدة الاستبقاء عند استرجاع القرض وتبرئة ذمة المقترض مهما كان عدد السنوات الضرورية لذلك.
  وبالنسبة إلى بعض الوثائق، التي لا يستوجب الأمر حفظها لمدة انتقالية كوثائق وسيطة، فلا يكتب شيء في العمود المناسب.
• المصير النهائي: يكون المصير الذي تؤول إليه الملفات والوثائق العامة بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها على النحو التالي: <ul style="padding-inline-star