عملاً بأحكام قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007، تتولى كل جهة معنية (الوحدات الحكومية وغيرها التي ينطبق عليها قانون الوثائق والمحفوظات) إعداد نظام لوثائقها يتضمن أساساً:

• تصنيفاً لوثائقها يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها.
• جداول لمدد استبقاء وثائقها.
• طريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.

يتم إعداد هذا النظام بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ويصدر بقرار من رئيس الجهة المعنية بعد موافقة الهيئة على صيغته النهائية.