تمثل جداول مدد استبقاء الوثائق حجر الزاوية في نظام إدارة الوثائق، بحيث تحدد مسبقاً، أي قبل النشأة، لكل نوع من الملفات أو الوثائق المسار الذي يمر به والمصير النهائي الذي يؤول إليه بعد انتهاء حاجة الإدارة إليه. وليس هناك فرق منهجي بين جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية والوثائق الخصوصية لكل جهة معنية.

جداول مدد الاستبقاء هي أداة تتضمن بالنسبة إلى كل نوع من الوثائق والملفات ما يلي:

• مدة الاستبقاء كوثائق جارية في متناول الأشخاص الذين يستخدمونها أثناء ممارسة نشاطهم العادي.
• مدة الاستبقاء كوثائق وسيطة لدى الجهة المنشئة.
• المصير النهائي الذي تؤول إليه الوثيقة أو الملف، وهو إما الحفظ الدائم والترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، أو الإتلاف.

يتم تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق الجارية المتداولة في أماكن العمل منذ نشأتها إلى انتهاء العمل العادي المتعلق بها، ثم تستخدم لإدارة الوثائق الوسيطة لتطبيق مدة الحفظ المحددة لها ولتطبيق المصير النهائي الخاص بها. كما يمكن تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق التي نشأت قبل اعتماد نظام إدارة الوثائق.

ويهدف وضع جداول مدد استبقاء الوثائق إلى:

• توحيد مدد استبقاء ملفات ووثائق الجهات الحكومية وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة للنوع نفسه من الوثائق.
• تحقيق الكسب والجدوى في إدارة الموارد البشرية والأماكن والمعدات وذلك بـ:
  • تحويل الملفات والوثائق التي لم تعد جارية الاستعمال من مكاتب العمل إلى المكان المخصص لحفظها مدة انتقالية. يتم الحفظ وفقاً لمقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق، وذلك إما تطبيقاً لأحكام قانونية أو بغرض العودة إليها عند الحاجة أو حفاظاً على مستندات حقوق الأفراد والمجموعات أو تسهيلاً لأعمال الرقابة والتفقد والتخطيط والاستشراف.
  • الترحيل الدوري للوثائق التي يتعين حفظها الدائم إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
  • الإتلاف المنظم للوثائق التي أصبحت غير صالحة وليس لها قيمة تجعلها جديرة بالحفظ الدائم.
• ضمان تكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بوصفها دليلاً على مقومات سيادة البلاد، ورافداً للتراث الوطني، ومصدراً للبحوث والدراسات.

وبذلك تمثل هذه الأداة تجسيماً لنظرية المراحل الثلاث لمسار الوثائق ووسيلة ناجعة لإدارة الوثائق خلال هذه المراحل.