في إطار تعزيز منظومة العمل الإداري وتطوير إدارة الوثائق، اعتمد صاحب السمو السيد مروان بن تركي بن محمود آل سعيد الموقر، محافظ ظفار، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، تحديث الأدوات الإجرائية الخصوصية لمكتب المحافظ، استنادًا إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم ( 2007/60 ).

ويأتي هذا التحديث بالتزامن مع اعتماد الهيكل الجديد لمكتب المحافظ، بهدف تنظيم الوثائق وتوثيق المهام الإدارية وفق معايير معتمدة وأفضل الممارسات، حيث شمل إعداد دليل إجرائي شامل لتصنيف الوثائق بمختلف أنواعها وتوزيعها على التقسيمات الهيكلية بما يضمن سرعة الوصول إليها وسهولة تداولها.

كما تضمّن التحديث جداول مدد استبقاء الوثائق، والتي تحدد فترات الاحتفاظ القانونية، سواء داخل المكاتب أو في أماكن الحفظ المؤقت، مع توجيه الوثائق التي تُنقل للحفظ الدائم لدى الهيئة أو تُتلف وفق الضوابط المعتمدة.

وأكد سمو محافظ ظفار أن “التحديث يمثل خطوة مهمة لتيسير المعاملات وتنظيم الوثائق بما يعزز من كفاءة الأداء المؤسسي ويواكب التطوير الإداري الذي يشهده المكتب.” من جانبه،أوضح سعادة الدكتور الضوياني أن “هذا التحديث يعزز كفاءة العمل المؤسسي، ويُسهم في تحسين إدارة الوثائق واسترجاعها بما يتماشى مع التوجهات الوطنية في الحوكمة الإدارية والتحول المؤسسي.”