بعد إجراء كل مراحل إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق يجب أن تمر نتائج هذا العمل بعملية مراجعة وتدقيق وموافقة تجرى وفقا للمراحل الآتية:

• تكون المرحلة الأولى داخلية وتتضمن ما يأتي:
  • يصادق المسؤول عن كل تقسيم من تقسيمات الجهة على قواعد الحفظ التي وضعت للوثائق والملفات الراجعة إليه بالنظر. والهدف من ذلك هو تحميله المسؤولية في محتوى قواعد الحفظ حتى تصبح خيارا وطريقة عمل ارتضاها ليعمل على هديها.
  • ثم تخضع كل قواعد الحفظ لوثائق الجهة للدراسة من قبل الجهة المسؤولة عن الشؤون القانونية وذلك بغرض التثبت من أن مدد الحفظ المعتمدة لا تتضارب مع أي نص قانوني أو ترتيبي ساري المفعول. ولا يطلب من هذه الجهة أن تصادق على مدد الحفظ في حد ذاتها لأن مستخدمي الوثائق أدرى بذلك ويقتصر دورها على النظر في ملائمتها مع النصوص القانونية والتنفيذية.
• تخص المرحلة الثانية هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وقد منح القانون لهذه الجهة حق الموافقة على جداول مدد استبقاء الوثائق حتى تتمكن من إرساء نظام وطني متماسك لإدارة الوثائق، فتكون مناهج العمل وقواعد الحفظ موحدة بين وحدات الجهاز الإداري الدولة. كما تشرف هذه المؤسسة على سياسة الحفظ الدائم للوثائق وتكوين مصادر ذاكرة البلاد بصفة متناسقة. وعلى هذا الأساس تتولى الهيئة الموافقة على كل جداول مدد استبقاء الوثائق بعد المراجعة والتثبت منها.
• تتمثل المرحلة الثالثة في اعتماد النظام: ورد في تعديل قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 62/2008 أن نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية يصدر بقرار من الوزير بعد موافقة مجلس الوزراء. لذلك يتولى الوزير (المشرف على الهيئة) عرض المشروع النهائي على مجلس الوزراء. وبعد موافقة المجلس يصدر بقرار ينشر بالجريدة الرسمية ويأخذ طابعا إلزاميا لكل الجهات المعنية.

بعد مدة من استخدام هذه الأداة قد يتطلب الأمر مراجعتها تماشيا مع التطور الذي يحصل على تركيب الوثائق داخل الجهة المعنية أو إذا اتضح أن بعضا من قواعد الحفظ غير مناسبة. ومن الأفضل جمع الملاحظات وحالات التغيير أو التحديث بعد مدة سنة أو سنتين من بداية تطبيق جداول مدد استبقاء الوثائق.

وفي كل الحالات يجب تحديث هذه الأداة باتباع المنهجية نفسها التي اعتمدت في إنشائها.