اعتمدت هيئة تنمية المؤسسات الصغيرة والمتوسطة نظام إدارة وتصنيف الوثائق الخصوصية في خطوة تهدف للوصول إلى منظومة متكاملة لإنتاج وحفظ الوثائق، حيث وقع عن الهيئة سعادة حليمة بنت راشد الزرعية رئيسة هيئة تنمية المؤسسات الصغيرة والمتوسطة، وعن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية،ويهدف النظام لضمان سرعة الاستدلال على الوثائق للقيام بأي عمل يتعلق بها، وتحقيق استمرارية العمل الإداري دون حدوث تأثير بسبب حركة الموظفين من حيث التغيب أو النقل أو الندب.

كما يعزز النظام من متابعة تطور الأعمال المتعلقة بالوثائق، ويوفر آليات حفظ وحماية أكثر فاعلية للوثائق، إضافة إلى ضمان قابلية تمديد وتطوير نظام التصنيف، حتى في حال حدوث أي تغيير في اختصاصات الهيئة، ويتسم النظام بالتدرج في التطبيق والمنطقية وقابلية التوسع والتمديد.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وفق أحدث المواصفات والممارسات العالمية المعتمدة في هذا المجال والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.
كما يُمكّن النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات إتلاف وتحويل وترحيل الوثائق.