تتضمن جداول مدد استبقاء الوثائق وتصنيفها
هيئة تقنية المعلومات تعتمد نظام ادارة الوثائق الخصوصية
اعتمدت هيئة تقنية المعلومات يوم أمس الأربعاء في مقرها بواحة المعرفة اتفاقية لتطبيق نظام “إدارة الوثائق الخصوصية” مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وهو نظام يعٌنى بحفظ الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها واسترجاعها؛ وذلك بهدف نجاح العمل الإداري، وضمان الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي. وقد اعتمد النظام كل من: سعادة الدكتور/حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والدكتور/ سالم بن سلطان الرزيقي الرئيس التنفيذي لهيئة تقنية المعلومات.
حول الاتفاقية
بناء على الاتفاقية فقد تم اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك تنفيذاً لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، والذي ينص في مادته 18 بأن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي الحاجة إليها وعلى كل جهة التنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإعداد وتنفيذ نظام إدارة وثائقها، وقد قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية لهيئة تقنية المعلومات، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية المتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة ، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال، حيث يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض، وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
حول النظام
يعد نظام إدارة الوثائق الخصوصية نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، وعند تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية سوف يساعد على تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها، كما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يمِّكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي. ويشار إلى أن “نظام ادارة الوثائق الخصوصية” يهدف لبناء منظومة عصرية متكاملة لإدارة الوثائق الخصوصية على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات علما بأن عدد الجهات التي اعتمدت هذا النظام بلغ حتى اليوم 46 جهة حكومية.