بمشاركة 65 جهة مدنية وعسكرية وأمنية

هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم حلقة عمل حول الإتلاف الآمن للوثائق والبيانات

 

–الضوياني : الهيئة تدعم إنشاء معمل خاص للإتلاف وفق المعاير والمواصفات الدولية.

– ضرورة الأخذ بالجوانب الآمنة لإتلاف الوثائق والبيانات وفق المعاير والإجراءات القانونية.

 

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حلقة عمل حول الإتلاف الامن للوثائق والبيانات وبالتنسيق مع شركة الحلول النموذجية وشركة فان راندج ويك الهولندية تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبمشاركة 65 جهة حكومية مدنية وعسكري وأمنية، وتأتي هذه الحلقة حرصا من الهيئة لتنظيم مجال الإتلاف الامن للوثائق والبيانات وبعث الوعي لدى المشاركين فيما يخص هذه العملية وفق المعاير والمواصفات الدولية وحسب الإجراءات القانونية المتبعة لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وأكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة في كلمة افتتاح الحلقة بضرورة الأخذ بالجوانب الآمنة لإتلاف الوثائق والبيانات وفق المعاير والإجراءات القانونية ووفق المراحل العلمية التي تمر بها العملية وهي إكمال الاستمارة التي تعدها الهيئة لهذا الغرض ويوقع عليها المسؤول عن التقسيم الإداري الذي نشأت لديه الوثائق بما يفيد الموافقة، كما يوقع عليها المسؤول عن دائرة او قسم الوثائق بالجهات المعنية، ثم أرسال هذه الاستمارة الى الهيئة للموافقة على الإتلاف، وتحتفظ الهيئة بنسخة من هذه الاستمارة، وبعد ذلك تقوم الجهة المعنية بعد موافقة الهيئة بائتلاف الوثائق الورقية بتمزيقها اُليا والعمل على إعادة تصنيعها كلما أمكن ذلك، وأخيرا تحرر الجهة المعنية محضرا في كل عملية إتلاف يحفظ لدى دائرة أو قسم الوثائق مع استمارة الإتلاف الخاصة بالوثائق المتلفة والموافق عليها من قبل الهيئة وترسل تلك الجهة نسخة من هذا المحضر الى الهيئة.

كما بين سعادة الدكتور في كلمته على أهمية هذه الحلقة بالنسبة للجهات المعنية بخطة فرز الوثائق العامة للجهات المعنية وذلك لما يتطلبه من إجراءات وما ينتج عنها من وثائق تؤول للإتلاف والحفظ الدائم، كما صرح سعادة الدكتور على ان الهيئة تدعم انشاء معمل خاص لإتلاف الوثائق والبيانات وفق المعاير والمواصفات الدولية بالطرق السليمة الصديقة للبيئة وأن الإجراءات قائمة في هذا المجال، وأكد سعادته على أن حلقة العمل هذه تحيط المعنين بضرورة الإتلاف وفق المعاير الدولية ووفق الإجراءات القانونية المتبعة لدى الهيئة، وذكر سعادته أيضا الدور الذي تقوم به دوائر وأقسام الوثائق بالجهات المعنية للمحافظة على الوثائق واتباع الإجراءات القانونية وأهمية الرجوع للهيئة وأحذ موافقتها.

بعدها قدم الخبير الهولندي السيد بأول كوريمانز رئيس المنظمة الأوربية لأمن وسائط البيانات المشارك في الحلقة، بتقديم ورق عمل تناولت مواضيع عديدة، حيث تطرق حول أهمية وضع معاير أمن البيانات والطرق الصحية لإدارة وسائط الحفظ وإتلافها عند الطلب، كما تحدث الخبير حول مشاركته في سن القانون الأوربي الجديد للتخلص من البيانات ووسائطها وآلية تنفيذ أنظمة حماية البيانات وتحسين الإجراءات اللازمة. قام الخبير الهولندي بالإجابة على استفسارات ومناقشات المعنيين فيما يخص عمليات التدقيق والإجابة على التطورات الجديدة لنقل المعرفة وتقديم النصائح فيما يخص أمن البيانات.

الجدير بالذكر ان انشاء معمل لإتلاف الوثائق تشرف عليه الهيئة يعتبر يمثل أهمية بالغة لممارسة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مهامها كاملة ولضمان أمن الوثائق العامة من كل استعمال غير قانوني، كما يساهم في توفير بيئة سليمة، ويمكّن للجهات المعنية وغير المعنية بقانون الوثائق والمحفوظات الاستفادة من خدمات هذا المعمل.

قسم إتلاف الوثائق

يقوم قسم إتلاف الوثائق بمهامه وفق المتطلبات القانونية التي تجسدها الأدوات الإجرائية لذلك منها أساسا جداول مدد الاستبقاء، وتخضع عملية إتلاف الوثائق إلى إجراءات دقيقة ومفصلة كما تضمنها دليل الإجراءات في الغرض ويعد فرز الوثائق من بين الخطوات الرئيسية لتطبيق مدد الاستبقاء وهو ما سوف يسمح بفصل الوثائق المعنية بالترحيل عن تلك المعنية بالإتلاف وفق منهجية مفصلة في الغرض تأخذ بعين الاعتبار جميع المتطلبات المادية والقانونية للوثائق.

متابعة عمليات إتلاف الوثائق

تقوم الهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على عملية إتلاف الوثائق وفق النصوص واللوائح القانونية الجاري بها العمل وذلك وفقا للمادة 21 من قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007م وذلك وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة التنفيذية بالمادة 24 منها وهو يعد انتصارا للإتلاف المقنن تحترم فيه الإجراءات القانونية المعمول بها وتطبيقا لما جاء من قواعد حفظ وردت في جداول مدد استبقاء الوثائق.

هذا وقد حرصت الهيئة على تكوين موظفين في هذا المجال عهد إليهم متابعة جميع طلبات الإتلاف وفق الطرق والآليات القانونية في هذه المجال.