هيئة الوثائق والمحفوظات تدشن موقعها الإلكتروني

برئاسة صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد            

هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تدشن موقعها الإلكتروني

وتعقد الاجتماع الدوري لمجلس إدارتها مناقشا عددا من المواضيع

دشن صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الموقع الإلكتروني للهيئة، في خطوة تعكس مدى حرص واهتمام الهيئة على التحول الإلكتروني لخدماتها، والذي صمم بطريقة تتناسب مع هدف الهيئة ليكون نافذتها الإلكترونية للمستفيدين والمتابعين والمهتمين، كما يحتوي الموقع على محرك بحث يمكّن المتصفح من خلاله الوصول الى عناوين الوثائق التي وصلت الى عمر الإتاحة للباحثين والدارسين لتشجيع نشر المعرفة والوعي بالتاريخ الوطني بين ابناء المجتمع، حيث تحتوي الصفحة الرئيسية لمحرك البحث على عدة لغات مختلفة يستطيع الباحث من خلالها اختيار لغة العرض التي يرغب التصفح بها، كما يحتوي محرك بحث المحفوظات على عدة اقسام أولها : البحث وينقسم الى عدة أقسام فرعية، بحث كامل للنص : “يبحث في كافة الحقول في استمارة وصف المحفوظات أي دون تحديد الحقل بعينه، وكذلك حقل البحث: و يتم البحث من خلاله في حقل محدد في استمارة وصف المحفوظات مثل التسمية او الرمز المرجعي، وقسم أرشيف خطة البحث: ويتم البحث فيه و التنقل بين الوثائق عن طريق بنية الشجرة الهرمية للأرشيف و يتم عرض هذه الوثائق من المستوى الاعلى الى الوثيقة الفردية، والفائدة من استخدام ارشيف خطة البحث كونها تمّكن المستخدم من الحصول على الفكرة العامة لمختلف التصنيفات للوثائق المحفوظة والمتاحة للباحثين، وكذلك بحث المواصفات: والذي يبحث بواسطة قوائم الفهارس; كفهارس الأشخاص، والأماكن، والمنظمات، والمواضيع للعثور على عناصر الأرشيف ذات الصلة. كما توجد كما توجد طرق أخرى للبحث في كامل النص، مع عبارة دقيقة، أو مع واحدة من الكلمات، ونوع المواد الأرشيفية، وغيرها من الخيارات المتاحة.

كما يتضمن الموقع معلومات عامة عن الهيئة تشمل التعريف بها وتوضيح أهدافها، ويحتوي أيضا على تقارير إنجازاتها خلال الفترة الماضية، وقواعد وإجراءات الاستفادة من خدماتها الإلكترونية، والدراسات التي أنجزت فيما يتعلق بالبحوث والإصدارات المختلفة، وأخبار الهيئة والنشاطات الحالية لها، كما يضم الموقع معلومات تهم الباحثين والمهتمين في جوانب الوثائق والمحفوظات الوطنية.

واستعرض القائمون على تنفيذ الموقع مكوناته الأساسية وما يحتويه من تفاصيل تتيح للزوار التعرف على أهم أنشطة وفعاليات الهيئة، والمنظومة الالكترونية لها، كما يتيح الموقع الوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالهيئة والتي تعد أحد أدوات التواصل التي تستخدمها الهيئة بهدف إيصال رسالتها وتسهيل مهمة التواصل المباشر مع المجتمع من مختلف الشرائح.

وحول ذلك قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة ( تمضي الهيئة قدما في تطوير برامجها وانشطتها وفق منهج عما في مجالات متعددة منها بناء نظام إدارة الوثائق وسائر الجهات واعداد منظومة لإدارة الوثائق والمستندات الالكترونية لصالح الجهات الحكومية في المرحلة الأولى والتعريف بالجوانب الحضارية والتاريخية لعمان من خلال المؤتمرات والمعارض والبحوث والدراسات، كما تعمل الهيئة على فهرسة وتوصيف وترجمة الوثائق واتاحتها لخدمة الباحثين. كما أكد سعادة الدكتور أن تدشين الموقع يسهم في خدمة الباحثين من داخل السلطنة وخارجها وتوفير خدمات الاطلاع من خلال دائرة الاطلاع على الوثائق).

ويأتي هذا التدشين خلال ترأس صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد للاجتماع الدوري لمجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة وأصحاب السعادة أعضاء المجلس، حيث تم خلال الاجتماع استعراض عدد من الموضوعات المدرجة بجدول الأعمال المجلس لعام 2015م، كما اعتمد من خلاله محضر الاجتماع السابق لمجلس الإدارة، وتناول الاجتماع دراسة مجموعة من الموضوعات المطروحة وتم مناقشتها تمهيدا لاتخاذ القرارات المناسبة بشأنها، فقد احيط المجلس بعدد من النقاط منها استعراض ما تم اعتماده في موازنة الهيئة لعام 2015م، وكذلك استعراض سير الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة (المرحلة الأولى)، وتقرير إنشاء معمل إتلاف الوثائق العامة (الورقية والالكترونية)، كما احيط المجلس بما تم بشأن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الالكترونية الذي تعده الهيئة حاليا، وأيضا تحديد التاريخ الشاهدي للوثائق بالسلطنة، واستعرض المجلس أيضا تقرير عن انشطة الهيئة وانجازاتها خلال العام الماضي، واستعرض المجلس في الاجتماع أيضا تطبيق إدارة الوثائق المشتركة وإعداد وتطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق الخصوصية لعام 2015م، كما استعرض المجلس خطة عمل الهيئة والمنهجية المعتمدة لإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمؤسسات والشركات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25 بالمائة لعام 2016 – 2021م، وبعد الاجتماع قام صاحب السمو رئيس المجلس وسعادة الدكتور رئيس الهيئة وأعضاء المجلس بالتجول في بعض أقسام الهيئة والوقوف على آلية العمل فيها، كالمختبر البيولوجي.