تهدف الى توضيح إجراءات وقواعد العمل..
هيئة الوثائق تنظم حلقة عمل تخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة

تنظم هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حلقة عمل تخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة تستمر على مدى ثلاثة أيام: 16 – 18 نوفمبر 2015م، بالادعاء العام، تشارك فيها أربع جهات حكومية خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لعدد 28 من العاملين في دوائر وأقسام الوثائق بكل من الادعاء العام، وزارة الخدمة المدنية، وزارة التراث والثقافة، ووزارة السياحة، وذلك بحضور ممثلي دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة.
يأتي تنظيم حلقة عمل إدارة الوثائق الوسيطة إيماناً من الهيئة بنشر الثقافة الوثائقية في كيفية التعامل مع الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها الى حين الانتهاء من تلك الوثائق سواء بالأتلاف او الحفظ الدائم لدى الهيئة لتشكل رصيداً وذاكرة وطنية لهذا البلد العزيز، وبفضل الجهود الكبيرة للعاملين بقطاع الوثائق والتي وصلت الى مرحلة متقدمة من هذا النظام العصري، وهي مرحلة تحويل الملفات والوثائق من فترتها الجارية الى الفترة الوسيطة والتي من خلال حلقة العمل المقامة تناقش اهم الجوانب في هذا المجال من حيث إدارة الوثائق الوسيطة والمبادئ العامة الى جانب الغايات والأهداف وتحديد مسؤوليات الأطراف المتداخلة، إضافة الى متطلبات إدارة الوثائق الوسيطة من حيث التحويل وقواعده والأسس ومستلزماته وإجراءاته الشكلية، كما تتناول حلقة العمل الوثائق الوسيطة داخل محلات الحفظ، والاعمال التطبيقية والإجراءات العلمية المتعلقة بالتحويل والترفيف والاطلاع، وستطرق ايضاً الى إدارة الوثائق بعد انتهاء فترة الحفظ الوسيط والإجراءات العملية للإتلاف والترحيل وعملية الفرز الاَلي واليدوي.
وحول حلقة العمل قال يونس بن مسلم الجساسي – أخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة – بأن تنظيم هذه الحلقة يأتي إيمانا من الهيئة بأهمية تنمية قدرات الموظفين في مجال إدارة الوثائق وفق النظام العصري المعتمد لإدارة الوثائق والمحفوظات وذلك من خلال صقل مهاراتهم وترسيخ المبادئ الوثائقية لديهم نظريا وعمليا للارتقاء بالمستوى المهني وبالتالي رفع مستوى الأداء الوثائقي بشكل عام. حيث تهدف الحلقة إلى توضيح إجراءات وقواعد العمل المقررة في عملية تحويل الملفات من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة (مخازن الوثائق) وذلك بعد انتهاء المدد المقررة لتلك الملفات قانونيا بجداول مدد الاستبقاء في نظام إدارة الوثائق الخصوصية المعتمد لكل جهة ونظام إدارة الوثائق المشتركة. كما تهدف الحلقة إلى توضيح عمليات إدارة الوثائق الوسيطة بالمخازن وآلية ترتيبها والاطلاع عليها وعملية إتلاف الوثائق أو ترحيلها للهيئة لتشكل رصيدا علميا للباحثين والدارسين مستقبلا.