اعتمد كل من معالي يحيى بن سعيد الجابري رئيس مجلس إدارة هيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها بهيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم. ويأتي إعداد النظام وفقا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية واعتمادا على الكشف الذي أجراه فريق العمل بهيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم بالتنسيق مع أخصائيين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة بالهيئة. ويُقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تنفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها والتي بسببها تم إنشاء هذه الوحدة.
ووفقا لخطة العمل قام فريق عمل مشكل بموجب القرار الصادر من معالي رئيس مجلس إدارة هيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتواصل مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في هيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم لإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة، شملت التقسيمات الادارية التالية: التخطيط والشؤون الهندسية، والرقابة والالتزام، وخدمات المستثمرين، والتقسيمات التخصصية التابعة لنائب الرئيس التنفيذي، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويعتبر هذا النظام عصريا لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية في هيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم. الجدير بالذكر أن عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن 54 جهة حكومية.