بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عرض حول مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وزارة المالية تبدء بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية.
نظمت وزارة المالية مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفيا حول منهجية العمل وآليات التكشيف عن الوثائق الخصوصية، والبدء في إعداد نظام إدارة الوثائق بالوزارة، وذلك تحت رعاية سعادة ناصر بن خميس الجشمي وكيل وزارة المالية وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعددا من أصحاب السعادة ومدراء العموم، وأعضاء لجنة المتابعة الرئيسية، ولجنة المتابعة الداخلية، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
في بداية اللقاء تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أهمية بناء نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية، موضحا سعادته فوائد هذا النظام ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، ومؤكدا سعادته بأن تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، كما أشار سعادة الدكتور حول المنظومة الإلكترونية لإدارة الوثائق.
بعدها قدم اسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني ورقة عمل تتحدث فيها عن النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل ) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم.
كما تم عرض آلية إعداد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية الذي يقوم أساس تصنيفها حسب الوظائف بما يمكّن من استرجاعها بكل يسر وسهولة.
بعدها قدم خبير الهيئة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يحي ياي بن عبدالله عرضا حول مشروع منظومة إدارة الوثائق الالكتروني وأهم أهدافه وفوائده ونطاقة وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه ، ويعد مشروع نظام إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية (EDRMS) مشروع تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والذي انطلق في 2013 لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في زيادة كفاءة و فعالية المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق- (حكومة بأوراق أقل).
تجدر الإشارة بأن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال هذه اللقاءات التعريفية التي تقوم بها، وذلك حرصا منها بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية بعد ذلك، وتعزيز الجوانب التوعوية والمعرفية بأهمية إدارة وتنظيم الوثائق والمحفوظات.