هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
تنظم حلقة توعوية لموظفي الجهات المعنية حول
“مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية”
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع هيئة تقنية المعلومات ورشة عمل حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لموظفي دوائر الوثائق وتقنية المعلومات بمختلف الجهات الحكومية، وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة، حيث اقيمت الورشة بمسرح وزارة التعليم العالي، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم: (60/2007) المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
افتتحت الورشة أعمالها بكلمة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث أستعرض فيها خطط ومشاريع عمل الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق في الجهات المعنية موضحا أهمية بناء النظام ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
كما أكد سعادته بأن تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، كما أشار سعادة الدكتور حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والمرحلة التي وصل لها المشروع في التطبيق وأهم النقاط الواجب توفرها للجهات المعنية من أجل تطبيق النظام الإلكتروني. الجدير بالذكر أن عدد المؤسسات في المرحلة الحالية في المشروع 17 جهة حكومية على أن تزيد المؤسسات في المرحلة الثانية لتشمل 35 جهة حكومية.
بعدها قدم خبير الهيئة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يحي ياي بن عبد الله الى جانب هشام الروشيدي أخصائي وثائق الكترونية بالهيئة ورقة عمل تحدثا فيها حول مشروع إدارة الوثائق والمستندات الالكترونية والجهات التي يشملها المشروع بالإضافة الى تصحيح بعض المفاهيم الخاطئة في هذا المجال لدى الجهات المعنية، بعد ذلك تطرقا الى أهم أهدافه وفوائده ونطاقة وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه، ويهدف مشروع نظام إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية (EDRMS) لتحقيق الزيادة والكفاءة و الفعالية في المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق.
وفي ختام الورشة فتح المجال لممثلي الجهات المختلفة لطرح الأسئلة والاستفسارات والتي رد عليها المختصين في ذلك. فهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال أقامه الورش المختلفة التي تحرص من خلالها تعزيز الجوانب التوعوية والمعرفية بأهمية إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وتنظيم الوثائق والمحفوظات.