نظمت الهيئة حلقة عمل تخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة

الوثائق والمحفوظات تنظم حلقة العمل التخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حلقة عمل تخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة والتي استمرت على مدى يومين 8 – 9 يونيو 2015م بقاعة وزارة التعليم العالي، شاركت فيها 7 جهات حكومية خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لعدد 45 من العاملين في دوائر وأقسام الوثائق بكل من “وزارة التعليم العالي، وزارة التربية والتعليم، وزارة النفط والغاز ، وزارة الزراعة والثروة السمكية ، وزارة الأوقاف والشؤون الدينية، وزارة النقل الاتصالات ومؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان”، وذلك بحضور سعيد بن جمعة الريامي مستشار رئيس الهيئة للشؤون الإدارية و الدكتور جمعة بن خليفة البوسعيدي المدير العام للمديرية العامة للبحث وتداول الوثائق وممثلي دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة.

وذكر الفاضل حمد بن علي السعدي – المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية بالهيئة – بأن تنظيم هذه الحلقة يأتي إيمانا من الهيئة بأهمية تنمية قدرات الموظفين في مجال إدارة الوثائق وفق النظام العصري المعتمد لإدارة الوثائق والمحفوظات وذلك من خلال صقل مهاراتهم وترسيخ المبادئ الوثائقية لديهم نظريا وعمليا للارتقاء بالمستوى المهني وبالتالي رفع مستوى الأداء الوثائقي بشكل عام. كما تهدف الحلقة إلى توضيح إجراءات وقواعد العمل المقررة في عملية تحويل الملفات من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة (مخازن الوثائق) وذلك بعد انتهاء المدد المقررة لتلك الملفات قانونيا بجداول مدد الاستبقاء في نظام إدارة الوثائق الخصوصية المعتمد لكل جهة ونظام إدارة الوثائق المشتركة. إضافة إلى توضيح عمليات إدارة الوثائق الوسيطة بالمخازن وآلية ترتيبها والاطلاع عليها وعملية إتلاف الوثائق أو ترحيلها للهيئة لتشكل رصيد علمي للباحثين والدارسين.

من جانبه قال سعيد الناعبي نائب مدير دائرة الوثائق بوزارة التعليم العالي واحد المشاركين بحلقة العمل، تأتي إقامة حلقة العمل بعنوان “إدارة الوثائق الوسيطة” للوحدات المطبقة لنظام إدارة الوثائق انعكاسا ملموسا للخطط الموضوعة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وتماشيا مع السياق والمنهجية المتبعة في تطبيق النظام والارتقاء بكفاءة مسيريه، والدليل على ذلك الدقة في التوقيت الذي تم اختياره لإقامة مثل هذه الحلقات، حيث أننا في وزارة التعليم العالي نقوم حاليا على فرز وثائق الوزارة القديمة وتنفيذ هذه الحلقة في هذا التوقيت بالذات أجاب عن الكثير من التساؤلات في كيفية التصرف بالوثائق محل الفرز والقى الضوء على العديد من الإجراءات والاحتياطات التي من المفترض القيام بها ومما لاشك فيه ستنعكس بشكل إيجابي في رفع مستوى الأداء للمعنيين بإدارة الوثائق الوسيطة بما يضمن التعاطي معها وفق أسس سليمة حتى تنتفي غايات الحفظ الوسيط لها وتؤول لمصيرها النهائي.

وأشارت زعيمة الحراصية رئيسة قسم الوثائق بمؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان وإحدى المشاركات بالحلقة في البداية انتهز الفرصة لتوجيه الشكر الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على دعمها المستمر لإقامة الندوات وحلقات العمل والدورات التدريبية وإتاحة الفرصة لمشاركة جميع موظفي الجهات والمؤسسات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات. ان مثل هذه الحلقات تساهم بدون شك في بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق وإثراء المعرفة التي تصب في مصلحة العمل. كما ان انعقاد مثل هذه الندوات بشكل دوري يعزز لدى الموظفين في دوائر وأقسام الوثائق الجوانب الفنية المتعلقة بالعمل حسب الاستراتيجية التي تعمل بها الهيئة وتكمن أهمية حلقة العمل حول إدارة الوثائق الوسيطة على مؤسسة عمان للصحافة والنشر والاعلان كونه ضمن جداول مدد الاستبقاء في نظام تصنيف الوثائق (المشتركة والخصوصية) والتي تعد مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات خاصة أن المؤسسة في طور الانتهاء من عمليات جرد وفرز الوثائق والتي نتج عنه الكثير من الوثائق الوسيطة..وفي هذا الاطار فإن هذه الندوة تحمل الكثير من الفوائد للمشاركين فيها لا سيما اننا تعرفنا من خلالها على أهم الإجراءات الإدارية الواجب اتخاذها والجوانب الاحترازية عند عمليات التحويل وذلك من خلال الأمثلة التي تطرق إليها وقام بطرحها الأستاذ سعايدي الخبير بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وكذلك الردود على الاستفسارات الموجه له من قبل المشاركين والتفاعل مع الموضوع بشكل عام .