منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية
المشروع “مبادرة وطنية تشمل الجهات الحكومية والشركات المساهمة بها”
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ورشة عمل حول مشروع “منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية” وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة وعدد من المعنيين بالهيئة والمعنيين بدوائر وأقسام الوثائق بالوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وذلك صباح اليوم الأثنين بمقر معهد العلوم الإسلامية بمركز السلطان قابوس العالي للثقافة والعلوم بجامع السلطان قابوس الأكبر، وتقوم هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بشكل عام وفريق المنظومة بشكل خاص بتوضيح كيفية ادارة المستندات والوثائق الكترونيا.و تضم الحلقة 22 جهة حكومية مختلفة ويصل عدد الحضور الى اكثر من 100 مشارك.
وفي بداية افتتاح الورشة قدم سعادة الدكتور رئيس الهيئة كلمة أكد فيها على أهمية إدارة الوثائق واقتناء منظومة إدارة المستندات والوثائق الكترونياً والعمل المشترك والتنسيق القائم بين دوائر الوثائق ودوائر تقنية المعلومات في الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.
وقامت الهيئة بالعمل على مشروع ادارة المستندات والوثائق الالكترونية والذي يعد مبادرة وطنية تشمل الجهات الحكومية والشركات التي تساهم الحكومة بجزء من رأس مالها، والمنظومة عبارة عن نظام آلي يقوم بإدارة المستندات والوثائق الالكترونية سواء كانت ورقية المنشأ أو تم انشائها رقميا طوال الدورة العمرية للوثيقة من نشأتها إلى مصيرها النهائي إما الإتلاف أو الترحيل. حيث تسعى الهيئة الى توضيح فكرة ادارة المستندات والوثائق الالكترونية وشرح الدليل الوطني لإدارة الوثائق الالكترونية من خلال عمل حلقات توعوية ويكون مضمون هذه الحلقات إيضاح ماهية هذه المنظومة والدليل، وازالة اللبس والغموض في بعض المواضيع الخاصة بهذا المجال واطلاعهم على مستجدات المشروع وتحفيزهم على تفعيل واستخدام الإدارة الالكترونية وعرض نبذة عن دليل الإجراءات الوطنية لإدارة الوثائق الالكترونية والمراحل المعتمدة لبناء المنظومة.
من جانبه تحدث مدير المشروع بالهيئة الخبير يحي عبدالله ياي في كلمة عن المشروع الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تحدث فيها عن مراحل والخطوات والجهات الواردة في المرحلة وتعد الورشة توعوية تستهدف جهات من المرحلة الثانية للمشروع والتي ستكون من الفترة من 2016 الى 2020 حيث ان الجهة لها مطلق الحرية في استخدام وبناء واقتناء منظوماتها الخاصة وستقدم الهيئة الدعم والاستشارة والتقييم لهذه الجهات والإشراف على عملية بناء هذه المنظومات وتطبيقها على ان تتوافق مع المعايير والمواصفات الفنية بالهيئة وتكون كل الأنظمة المطبقة بهذه الجهات متوافقة مع المعايير والمواصفات الفنية بنهاية عام 2020م.
بعدها قدم الفريق المحاضرة التوعوية عن كيفية ادارة المستندات والوثائق الالكترونية بشكل مفصل وعرض نبذة عن دليل الاجراءات الوطنية لإدارة الوثائق الالكترونية ، حيث قامت رشا المحفوظية محللة نظم بالهيئة بتوضيح اللبس في بعض المفاهيم الخاصة بالمنظومة والتي قام فريق العمل من خلالها بزيارة مختلف الجهات الواردة وقامت بتوضيح الية عمل منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، كما قام بعد ذلك هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة بالورشة بشرح مشروع المنظومة بالجهات حيث أن منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في الجهات محور مهم جداً للجهات الداخلة في المرحلة الثانية من المشروع من منطلق توضيح الفوارق الرئيسية بين منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ومنظومة إدارة المراسلات أو منظومة إدارة المستندات وإزالة أي لبس حول هذا الموضوع، كذلك تم من خلال هذا المحور توضيح المكونات الأساسية والمحورية لأي منظومة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وطريقة عملها وربطتها بالأنظمة الخدمية الأخرى في الجهة، كم تم التطرق للتحديات التي واجهت فريق العمل في المرحلة الأولى من المشروع وأهمية الاستفادة من تجربة المرحلة الأولى لتحقيق نسب عالية من النجاح في المرحلة الثانية للمشروع.
كما قال حارث بن خلفان البوسعيدي مدير دائرة الوثائق بمجلس الشؤون الإدارية للقضاء واحد المشاركين في الورشة، اعرب عن شكره وامتنانه الكبير للجهود المبذولة من قبل الهيئة والقائمين عليها في سبيل تطوير العمل في جميع المؤسسات الحكومية لإدارة الوثائق وتأتي ورشة العمل في مجال المنظومة الإلكترونية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والتي تهدف من خلالها الى التحول الى النظام الإلكتروني لإدارة المستندات والوثائق وفق منظومة متكاملة تظم جميع الوحدات الحكومية بحلول عام 2020م والسعي الى الوصول الى تحقيق الرؤية المستقبلية للحكومة الإلكترونية 2020م ويسعى مجلس الشؤون الإدارية للقضاء بأن يكون جزء لا يتجزأ من هذه الرؤية والتحول الإلكتروني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونيات مستعيناَ بذلك بالخبرات والتجارب الناجحة في هذا المجال وكذلك بالخبرات والمساندة المستمرة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.