رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات يكشف في حديث لـ «عمان»:-

مليون وثيقة ورقية والكترونية تم جمعها منذ إنشاء الهيئة.. و51 ألف وثيقة خاصة تم الحصول عليها من المواطنين

حاورته: خلود الفزارية –

اكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات أن عدد المحفوظات التي جمعتها الهيئة الوطنية للوثائق والمحفوظات منذ نشأتها في عام 2007 وفق المرسوم السلطاني رقم 60/2007، ما يقارب مليون وثيقة بأنواعها الورقية والإلكترونية ومختلف أشكالها وأوعيتها، وهي في تزايد مستمر تعكس الجهود المبذولة فضلا عن وثائق الجهات المعنية في السلطنة التي انطلقت أعمال فرزها وتبويبها تمهيدا لترحيلها إلى الهيئة، وأضاف أن الهيئة وقعت منذ نشأتها على 12مذكرة تفاهم مع مختلف الدول ومراكز ومؤسسات الأرشيف والوثائق العالمية، حيث تأتي هذه المذكرات لتسهيل جوانب التعاون في المجال الوثائقي والأنشطة المتعلقة بها مثل تبادل الوثائق والخبرات والزيارات في المجال والتدريب وإقامة الملتقيات والمعارض والأنشطة الثقافية الوثائقية الأخرى، مشيرا إلى أن الهيئة تبذل جهودا في كل السبل المتاحة عبر القنوات الدبلوماسية والعلاقات الثنائية مع الدول التي كانت ولازالت لها علاقات وارتباطات تاريخية واقتصادية وسياسية وجغرافية، حيث يتم إبرام العقود والاتفاقيات الثنائية والمشتركة للحصول على أصول أو نسخ منها طبق الأصل وهو الغالب في مثل هذه الحالات لاسيما تلك المحفوظات في الأرشيفات الدولية.

وأوضح الضوياني أن طبيعة وأنواع الوثائق التي تجمعها الهيئة تختلف، حيث تتناول الجوانب السياسية والاجتماعية والاقتصادية والثقافية والعلاقات الدولية وهي جميعها تخدم البحث العلمي، منها أن الهيئة تعمل على إرساء النظام العصري لإدارة الوثائق في السلطنة الذي يهدف إلى العناية بالوثائق وتنظيمها وحفظها منذ نشأتها في مكاتب العمل وعبر مراحلها العمرية الثلاث التي تمر بها ليتم في النهاية إيجاد محفوظات وطنية توثق نشاط الإدارة العمانية في مختلف مجالاتها، لاعتماد أنظمة الوثائق للوحدات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات حيث بلغت عدد الجهات الحكومية تم اعتمادها إلى الآن 31 جهة بعد الانتهاء من حصر كافة الوثائق المعنية بالوحدة وإعداد الأدوات الإجرائية (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء، وتمثل هذه الأدوات الدليل المرجعي لكافة وثائق الوحدة في جميع مراحلها حيث يسهل من خلالها على الموظف فتح الملفات بعناوين موحدة وبالتالي يلغي الاجتهاد الشخصي في تصنيفها، كما يدرك من خلالها المسار العمري الذي تعيشه هذه الملفات، ودون شك فإن هذا النظام يسهم في تنظيم الوثائق وتسهيل الرجوع إليه وفق قواعد وأدلة لهذا الغرض.

وعن تسجيل التاريخ الشفوي يشير الضوياني إلى أن الذاكرة الشفوية «المروية» تمثل أحد مصادر التاريخ لكنها تحتاج إلى مزيد من الاهتمام بالتدوين والتسجيل حيث تناقلها الرواة جيلا بعد آخر مما يعرضها للزيادة والنقصان، ونظرا لأهميتها التاريخية والعلمية شرعت الهيئة منذ عام 2012م بمشروع تسجيل وحفظ التاريخ الشفوي وقد تم إعداد وتجهيز استوديو خاص به وتزويده بكافة الوسائل السمعية والبصرية والتقنية اللازمة، وتم تأهيل الموظفين وتنفيذ لهم الزيارات الدولية والدورات التدريبية الخاصة بالمجال، ومنذ ذلك الحين قطعت الهيئة مساراً متميزاً حيث بلغت عدد المقابلات التي تم أجريت 119 مقابلة، كما بلغت عدد الشخصيات التي تم مقابلتها 66 شخصية، كما انطلقت الهيئة حالياً في مجال تفريغ تلك المقابلات كتابياً نصا وفق ما جاءت في التسجيل ليتم تسهيل الاستفادة منها لاحقا وفق الإجراءات المعتمدة.

وحول ترميم الوثائق العمانية أوضح الضوياني أن الترميم هو إحدى المحطات المهمة التي تمر بها المحفوظات حيث يتم من خلالها معالجة الوثائق بالطرق المناسبة لإعادتها إلى حالتها الطبيعية التي نشأت فيها أو قريبة منها وذلك بالمعالجة اليدوية والكيميائية بعد أن يتم دراسة خصائصها ومكوناتها مثل (نوع الورق والمادة المصنوعة منه، نوع الأحبار المستخدمة، قابليتها للتحلل، وقد أنجزت الهيئة جهدا كبيرا في هذا المجال حيث بلغ عدد الصفحات التي تم ترميمها39541 صفحة تمثلت في ترميم (10413) وثيقة، و(181) مخطوطا يحتوي على 23775 صفحة، و26 ملفا يحتوي على4931 صفحة، و28 مطوية، علاوة على 394 خريطة.

وتناول الضوياني الوثائق الخاصة التي يمتلكها أو يحوزها المواطنون والتي تهم الصالح العام التي تمثل أحد الجوانب التاريخية والشاهدة المهمة في السلطنة حيث توضح أنماط المعيشة للإنسان العماني خلال الفترات المختلفة في مختلف الجوانب الدينية والتاريخية والأدبية والاجتماعية والثقافية والسياسية، وقد قطعت الهيئة شوطا كبيرا في جمعها من خلال تنفيذ الزيارات الميدانية بالطرق الرسمية والودية في مختلف ربوع الوطن، مشيرا إلى عدد الوثائق التي تم الحصل عليها التي بلغت ما يقارب 51085 وثيقة، اما عدد المخطوطات بلغ 902 مخطوط.

كما تعمل الهيئة سنويا على تكريم المواطنين الذين بادروا بتسجيل وثائقهم وذلك في المعرض السنوي الذي يقام بالتزامن مع احتفالات السلطنة بالعيد الوطني بهدف تشجيع المواطنين على تسجيل وثائقهم لدى الهيئة حفاظا عليها من الضياع ونقلها بأمانة لتعريف الأجيال القادمة بتاريخهم وتراثهم، وقد بلغ عدد ملاك الوثائق المكرمين إلى هذا العام 350 مواطناً.

وذكر رئيس الهيئة الوطنية للوثائق والمحفوظات أن الهيئة شرعت في العمل لإعداد ما يلزم لإنشاء مبنى دائم للهيئة وفق المواصفات العالمية ويتوقع أن يتم الشروع في البناء قبل نهاية هذا العام وسيتزامن ذلك مع الشروع في بناء المجمع الثقافي الذي سيضم عددا من المرافق الثقافية منها المكتبة الوطنية والمسرح الوطني.

ويؤكد الضوياني أن الهيئة تعمل منذ نشأتها بخطة سنوية تم اعتمادها من الجهات المعنية منذ عام 2007م ويتمثل في مشروع التأهيل على رأس العمل حيث يتم سنويا ترشيح موظفين من الجهات الحكومية ممن تنطبق عليهم شروط التأهيل لدراسة دبلوم إدارة الوثائق وقد تم تأهيل دفعتين في الجمهورية التونسية واستمرت الدفعات الأخرى من خلال ما يقدم من برنامج في السلطنة، كما تعمل الهيئة وفقا لقانون الوثائق والمحفوظات بالتنسيق مع وزارة المالية في إعداد خطة سنوية لتوفير المختصين لدى الجهات الحكومية للوفاء باحتياجاتها منهم، منوها على أن قانون الوثائق الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 يعتبر بمثابة البداية الحقيقية للاعتراف بأهمية الوثائق والمحفوظات وأنها من أهم مصادر التاريخ وتشكل جزءا من التراث الوطني، وباكتمال هذا القانون وصدوره بشكله الحالي تكون الهيئة قد أكملت أهم مراحل بناء شخصيتها وذاتها، ويعتبر هذا القانون أساسا عمليا ونظاما تطبيقيا في آلية حفظ الوثائق وكيفية التعامل معها بإدارة سليمة، كما وفر القانون الوسائل والأدوات الكفيلة للحفاظ على الوثائق والمحفوظات بشكل أمن يحميها من الضياع، والمتتبع لنصوص هذا القانون يجدها قد أولت الوثائق والمحفوظات عناية بالغة واهتمام خاص من خلال اعتماد آليات خاصة لصيانتها وحفظها والعمل على الاستفادة منها، كما انها اعتمدت خيارات عصرية مبنية على أسس متينة لإدارة الوثائق العامة منذ نشأتها بالوحدات الحكومية والمراحل التي تمر بها الى أن يتقرر المصير النهائي الذي تؤول إليه، إما بالحفظ الدائم لدى الهيئة وجعلها كجزء من التراث الوطني أو الإتلاف، كما حدد نظاما خاصا لكل تقسيم إداري بالوحدات الحكومية في كيفية التعامل مع وثائقها وملفاتها، اما بالاستخدام المتواتر كالجارية أو الاستعمال العرضي كالوسيطة أو ترحيلها إلى الهيئة تمهيدا للحفظ الدائم أو الإتلاف وفقا لجداول مدد الاستبقاء التي تعد مسبقاَ، ولا ريب تعتبر نصوص هذا القانون بمثابة السياج أو الإطار الذي يوفر الحماية الأمنة والإدارة السليمة لجميع الوثائق والمحفوظات العامة منها والخاصة.

مشيرا إلى أبرز سمات القانون التي يقوم عليها حيث اعتمدت نصوص هذا القانون نظاما دقيقا واضحا في آلية التعامل مع الوثائق والمحفوظات العامة وإدارتها إدارة سليمة بداية من ترميزها وتوصيفها وتصنيفها وحفظها في ملفات خاصة معدة لهذا الغرض، وأرست نظاما في تصنيف الوثائق الجارية والوسيطة وكيفية التعامل معها بتحويل الملفات غير الجارية من أماكنها إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة لدى الجهة المنشئة لهذه الوثائق ثم ترحيلها الى الهيئة ليتقرر مصيرها النهائي إما بالحفظ الدائم أو الإتلاف، فضلا عن اعتماد مؤسسة حكومية تعنى بهذا الجانب وتتمتع بالشخصية الاعتبارية والاستقلال الإداري والمالي واعطائها الحق في تملك الأموال الثابتة والمنقولة اللازمة لتحقيق أهدافها واعتبرها أموالا عامة، كما اعتمدت نظام الوثائق المشتركة في الوحدات الحكومية وهو بحد ذاته يعد ثورة في مجال الوثائق والمحفوظات، وألزمت نصوص القانون كل شخص طبيعي أو اعتباري يحوز وثائق أو محفوظات عامة تسليمها للهيئة طبقا للإجراءات وخلال المدد التي تحددها اللائحة، ولا يجوز القيام بأي تصرف قانوني من مالكي وحائزي أي وثيقة مسجلة بالهيئة الا بعد إخطارها خلال مدة لا تقل عن 30 يوما، ووقعت عقوبات على كل من يخالف أحكام بعض مواد هذا القانون، واختتم سعادة الدكتور حمد الضوياني حديثه بالتأكيد على أن قانون الوثائق والمحفوظات ينظم ويحمي الوثائق منذ نشأتها وحتى مصيرها النهائي.