نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حلقة عمل حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بحضور المعنيين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمعنيين بدوائر وأقسام الوثائق بالوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وذلك بمقر وزارة التعليم العالي، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات.

  في بداية حلقة العمل قدم الفاضل عبدالمحسن بن سعيد الهنائي مدير عام المديرية العامة لتنظيم الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كلمة ترحيبية للمشاركين في حلقة العمل، شكر من خلالها المشاركين على تلبية الدعوة مبينا تطلعات الهيئة في سعيها لمساعدة الجهات المعنية في وضع نظم لإدارة وثائقها بشقيه الورقي والالكتروني وفقاً لأحكام قانون الوثائق والمحفوظات, كما قال في كلمته “ان إنشاء الوثائق حالياً وتداولها غالباً ما يجرى عليه بطريقة إلكترونية في معظم الجهات المعنية؛ لذا من الضروري اعتماد منظومة لإدارة الوثائق والمراسلات الالكترونية وفق المواصفات العالمية قادرة على تلبية احتياجات تلك الجهات وقادرة على التواصل مع الهيئة, وكما هو معلوم أن أهمية هذا الموضوع والتجهيز له من جميع النواحي الادارية والفنية, فقد قامت الهيئة في ذلك اعداد خطة متكاملة لتنفيذ ذلك وسيتم تطبيقها في 17جهة حكومية كمرحلة أولى، حيث بدأ الإعداد لهذا المشروع منذ عام2010م والهدف منه زيادة كفاءة وفعالية المؤسسات الحكومية في إدارة وثائقها وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال الاستغلال الأمثل لهذه المنظومة الالكترونية، كذلك تطبيق الجودة الشاملة لإدارة الوثائق في السلطنة بما يكفل حفظ الوثائق من أجل الذاكرة الوطنية للبلاد، ويرافق اعداد هذه المنظومة إعداد معايير وأدلة يتم تطبيقها في الجهات المعنية بهدف توحيد العمل والانتظام في الجوانب المتعلقة بإدارة الوثائق الالكترونية، وهذه المعايير التي ستطبق قادرة على الوفاء بمتطلبات ادارة المستندات والوثائق الإلكترونية منذ نشأتها إلى مصيرها النهائي, كما يجب أن تكون هذه المنظومة قادرة على تشغيل ومتابعة سير العمل المتعددة تلقائيا”

بعدها قدم خبير الهيئة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يحي ياي بن عبدالله والفاضل حمود بن سليمان الفهدي رئيس قسم النظم والبرمجيات بالهيئة عرضا مفصلا للمشروع ابتداء من التعريف بمشروع منظومة إدارة الوثائق الالكتروني وأهم أهدافه وفوائده ونطاقة وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه ، قبل أن  يفتح باب النقاش للتساؤلات والملاحظات التي قدمها المشاركون.

   ويعد مشروع نظام إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية (EDRMS) مشروع تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والذي انطلق في 2013 لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في زيادة كفاءة و فعالية  المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق- (حكومة بأوراق أقل).

ويتمحور الجزء الأهم في هذه المبادرة في إيجاد معايير وأدلة يتم تطبيقها في كل المؤسسات الحكومية، وكذلك في تأسيس مركز اختبار يكون مقره هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يهدف إلى ضمان استيفاء النظم التي يتم تطبيقها في أي مؤسسة لهذه المعايير الوطنية، وتسعى الهيئة من خلال هذا المشروع إلى إيجاد حالة أفضل في التوحيد والانتظام بالجوانب المتعلقة بطريقة إدارة الوثائق الحكومية.

وسوف تحدد المعايير الوطنية كل متطلبات منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والتي ستكون قادرة على إدارة المستندات والوثائق طيلة دورة حياتها من مرحلة الإنشاء وحتى يُحدد مصيرها النهائي، كما يجب أن تكون المنظومة قادرة على تشغيل عمليات سير العمل المتعددة تلقائيا التي توجد في الحكومة حتى تسمح تقديم خدمات لأفراد المجتمع بصورة أكثر سرعة وفعالية.

كما تهدف الهيئة من هذا المشروع إلى زيادة الجودة الشاملة لإدارة الوثائق مما يكفل حفظ الوثائق ذات الأهمية الوطنية  للأجيال القادمة ولتبقى ذاكرة مؤسساتية للأجيال القادمة.

المعايير

وسيعمل هذا المشروع على إصدار مستندات تشكل معايير وطنية بحيث تحكم إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية في المكاتب الحكومية، وسوف تشمل المعايير الوطنية على متطلبات وظيفية لنظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية، وكذلك المتطلبات غير الوظيفية لنظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية، وأدلة إرشادية لمؤسسات الحكومية بحيث توفر إطار عمل السياسة مع المتطلبات الإلزامية وأفضل الممارسات الموصي بها للعمليات والإجراءات في إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية، كما سيعمل على تأسيس مركز اختبار للتأكد من منتجات نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية والتي يتعين أن تكون متطابقة مع المعايير الوطنية. وبناء على هذه سوف يسمح فقط للموردين الذين يتم التأكد من مطابقة منتجاتهم للمعايير الوطنية بالمشاركة في مناقصات الحكومة لمشروع نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية، وتوصيل نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية للهيئة بحيث سيقوم النظام بإدارة كل أشكال وأنواع الوثائق وسيشغل عمليات سير العمل تلقائيا ضمن الهيئة.

كذلك ستعمل على إصدار نموذج لمستند طلب العروض الذي سيستخدم ويخصص من قبل 17 جهة حكومية في شراء نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية لاستخدامها الخاص، وسوف تعمل الهيئة مع هذه الجهات المختارة لتقديم التوجيهات ومراقبة توصيل نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية.

الأهداف

ويسعى مشروع نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية إلى تحقيق أهداف متعددة من أهمها، وضع السياسات والأدلة الإرشادية المتعلقة بإدارة الوثائق مما يتيح للجهات الحكومة الحصول على الفائدة القصوى من استغلال المعلومات والتقنية، وضمان إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية على نحو موحد في كل المؤسسات الحكومية وفقا للمعايير الوطنية، وزيادة الفعالية والكفاءة، وتقليل التكلفة التي تتحملها الوحدات الحكومية في تقديم خدماتهما لأفراد المجتمع من خلال التشغيل التلقائي للعمليات ضمن نطاقها والاحتفاظ بالوثائق الإلكترونية الناتجة عن هذه العمليات، وضمان أن تكون الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية موثوقة ويعتمد عليها وتتمتع بالسلامة والقابلية للاستخدام، وكذلك ضمان أن تكون الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية كاملة من حيث محتواها وسياقها وتركيبها، وأن تكون إدارة الوثائق بطريقة صحيحة طوال دورة حياتها من لحظة إنشائها و حفظها حتى مرحلة التصرف النهائي فيها، وضمان الحفظ الدائم للوثائق الإلكترونية ذات الأهمية الوطنية من خلال قدرة نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية في المؤسسات الحكومية من تحويل الوثائق الإلكترونية الكاملة والصالحة إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وأيضا زيادة المعرفة العامة والمهارات والخبرات المتعلقة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بين المؤسسات الحكومية.

الفوائد

ومن المؤكد أن يحقق تنفيذ نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية العديد من الفوائد، فعندما تكون الوثائق الحكومية صالحة وكاملة فإنها تُمكن من استخدامها كإثبات صالح في حالة الخلافات القانونية أو أية سياق قانوني سواء كان في المحاكم المحلية أو في أية جهات تحكيم دولية، كذلك الاستخدام الزائد لتشغيل عمليات سير العمل تلقائيا لتسهيل العمل المنجز في المؤسسات مما يؤدي إلى زيادة سرعة وفعالية الخدمات المقدمة لأفراد المجتمع بتكلفة أقل، كما يتيح إمكانية الوصول المريح والسريع لمعلومات الجودة من أجل اتخاذ أفضل القرارات من قبل الإدارة مما يؤدي إلى إيجاد سياسات طويلة المدى وخطط استراتيجية، ويساهم في خلق رقابة دقيقة على أمن المعلومات ضمن المؤسسة لمنع الوصول غير المصرح وتسرب المعلومات ومحاولات التجسس، وتقليل حالات فقدان أو ضياع المعلومات نتيجة لسوء إدارة الوثائق الحكومية، كما تمثل ضمان للوثائق الهامة لكل مؤسسة بحيث تكون محمية بعناية في حالات الكوارث الطبيعية أو الأعمال التخريبية أو الأخطاء البشرية أو الظروف الطارئة غير المتوقعة، كما تقليل سوء استغلال المعلومات الحكومية من خلال وضع مسار مراجعة لكل الإجراءات المتخذة على كل مستند أو وثيقة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، كما أن التكلفة أقل للتخزين المادي والنقل للوثائق المادية ضمن المؤسسة  نفسها وبين المؤسسات من خلال اتباع منهجية  اللاورقية ( من خلال رقمنة المستندات المادية مثل الأوراق و من خلال حفظ الوثائق التي تم إنشاؤها بداية في شكل رقمي)، كما تعمل على تبسيط وحصر إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية في نظام واحد لكل مؤسسة بدلا من المستودعات المتفرقة بحيث تُخزن  المعلومات على محركات مشتركة و محركات الشبكة و وسائط تخزين خارجية ومجلدات البريد الإلكتروني، وأيضا تعمل على تبسيط التشغيل البيني مع نظم العمل الأخرى ضمن نطاق المؤسسة من خلال توفير مخزن واحد للوثائق والمستندات الإلكترونية بحيث يمكن التشارك فيه مع النظم الأخرى أو النظم القديمة بوجود إجراءات المصادقة والترخيص المناسبة.

الضوابط

سوف يعمل نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تحت عدة ضوابط، بالرغم أن المتطلبات الإلزامية للمعايير الوطنية التي يتعين أن تصدرها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، فإنه يتوجب على الجهات الحكومية الالتزام بهذه المتطلبات.

حيث أن نموذج مستند طلب العروض الذي ستصدره هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يتعين أن يتم مواصلة تخصيصه من قبل كل مؤسسة حتى يشمل على جميع احتياجاتها ومتطلباتها الخاصة، وستدرج الجهات التي تندرج ضمن ميزانية تنفيذ نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في نطاق هذا المشروع تحت عنوان: الجهات المختارة لمشروع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية.

  كما أن المعايير والأدلة الإرشادية الوطنية التي ستصدرها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ضمن نطاق هذا المشروع تخص المستندات والوثائق الإلكترونية، وهذه المعايير والأدلة الإرشادية الوطنية لن تحل محل أو تتجاوز أية معايير أو أدلة إرشادية أو تشريعات سابقة تتعلق بإدارة الوثائق المادية سبق إصدارها من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أو أي مؤسسات أخرى ذات صلة، وفي حالة وجود أي غموض في تطبيق هذه المعايير والأدلة الإرشادية أو في حالة نشوء خلاف واضح بينهم فيتعين رفعه من قبل المؤسسات المعنية إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإبداء الرأي والتوضيح، كما أنه ليس من ضمن مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تصميم وإعداد خطط التصنيف وجداول مدد الاستبقاء للمؤسسات المدرجة في هذا المشروع إذ أنه يمكن أن يدرج موضوع تصميم و إعداد خطط التصنيف وجداول مدد الاستبقاء ضمن مشاريع مستقلة بالتعاون المشترك بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمؤسسات المعنية، كما أن المؤسسات التي ستشرع في تنفيذ مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية سوف تكون أيضا خاضعة للمعايير والأدلة والتشريعات الأخرى الصادرة من الجهات المخولة في سلطنة عمان مثل هيئة تقنية المعلومات.