مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يعقد اجتماعه السنوي الـ 18

عقد مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اليوم اجتماعه السنوي الثامن عشر لعام 2021م، برئاسة معالي سالم بن محمد المحروقي، وزير التراث والسياحة، رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة، واطلع المجلس خلال اجتماعه على المراحل الأخيرة لسير وتجهيز مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (وصول) الذي يعد من أهم المشاريع الوطنية التي تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالسلطنة، فقد استعرض المجلس ما تم بالخطة التفصيلية لبناء نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية المشمولة بالمرحلة الأولى، كما اقر المجلس بأن الخطة في المرحلة الثانية ستشمل 46 جهة إضافية واقر مجلس الإدارة الخطة الزمنية للشروع في تطبيق نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في الجهات المشمولة في الخطة انطلاقاً من يناير العام القادم وذلك بالتعاون مع وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، كما اطلع المجلس على توجهات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لخطة الطوارئ المتكاملة لحماية الوثائق من مختلف المخاطر التي قد تتعرض لها؛ لضمان حفظها في بيئة مناسبة توفر الأمن والأمان بما يكفل المواجهة المحتملة لهذه المخاطر وقد شاركت الجهات المختصة في جلسات الاجتماع لهذا الغرض، وخرج مجلس الإدارة بمجموعة من القرارات للمضي قدماً في اعداد الدراسات اللازمة في اعداد الخطة المتكاملة.

مشروع وصول
يسعى مشروع وصول الى توفير منظومة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تشمل كافة الخصائص الازمة لإدارة الوثيقة من لحظة نشأتها وحتى وصولها لمصيرها النهائي بطريقة مثالية تتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية حيث تم خلال هذا العام الانتهاء من الحزمة الأولى من الاعمال التطويرية لنظام وصول. وسيعمل هذا النظام على تمكين الجهات المستفيدة من المشروع من إدارة وثائقها بشكل الكتروني بالإضافة الى التخاطب فيما بنها بشكل الكتروني وهو ما سيحدث نقلة نوعية في التواصل الحكومي بالإضافة الى تعزيز خطط التحول الرقمي في هذه الجهات.
وقد تم خلال الاجتماع متابعة تنفيذ قرارات المجلس المتخذة في اجتماعاته السابقة والمصادقة على محضر الاجتماع السابع عشر، كما استعرض مجلس الإدارة الخطة السنوية لمجالات عمل الهيئة لعام 2022م وتم إقرارها تمهيداً لرفعها لمجلس الوزراء. واستعرض مجلس الإدارة في الختام جدول الأعمال المعروضة واتخذ بشأنها القرارات المناسبة.