متابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق في مجلس الدولة
قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة بدائرة المتابعة والدعم الفني بمتابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق في مجلس الدولة، حيث تأتي عملية المتابعة الفنية ضمن خطة سنوية تستهدف عدد من الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات والتي تم إعتماد أنظمة إدارة وثائقها في وقت سابق؛ حيث تهدف الزيارة إلى التثبت من عملية تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة وفق الإجراءات وقواعد العمل المقررة لنظام إدارة الوثائق.
هذا وقد ضم فريق المتابعة الفنية للمجلس الفاضل حمد بن علي السعدي – المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية، والفاضل يونس بن مسلم الجساسي – أخصائي وثائق ومحفوظات وتم التركيز خلال الزيارة على عدد من المعايير الأساسية لتطبيق النظام والتي تتمثل في استخدام الملفات والحافظات المعتمدة من قبل الهيئة، وفتح الملفات بناءً على المواضيع المعتمدة بالنظام وإسناد رموز التصنيف الصحيحة لكل موضوع، وكتابة البيانات الوصفية لكل ملف بالإضافة إلى مكونات الملف. كما تم التركيز خلال الزيارة حول آلية عمل نظام البريد وإدارة الوثائق الوسيطة وتجهيز أماكن حفظ الوثائق الوسيطة حسب المواصفات الفنية المعتمدة من الهيئة.