دورة تدريبية في تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة لشركة حيا للمياه
أقامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة في دائرة المتابعة والدعم الفني، دورة تدريبية لموظفي شركة حيا للمياه، وذلك لمدة ثلاث أيام عمل خلال الفترة من 27 إبريل واختتمت في 29 إبريل 2016م، ويأتي هذا البرنامج ضمن إطار التعاون المشترك بين الهيئة والمؤسسات والشركات التي تساهم الحكومية فيها بنسبة لا تقل عن 25% من رأس المال، حيث تم تصميم البرنامج بما يتناسب وطبيعة العمل بالشركة.
جاءت الدورة التدريبية والتي قدمها الفاضل إسحاق بن يعقوب الصقري – مدير الجودة ، ويتولى الإشراف على الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، لتشمل عدة محاور أساسية وهي: التعريف بقانون الوثائق والمحفوظات، والجهة التي تشرف على تنفيذه ، أهم المصطلحات الوثائقية التي ذكرت في القانون، التعريف بنظام إدارة الوثائق ، التعريف بنظام التصنيف وغاياته وأهدافه، مميزات النظام الحديث لإدارة الوثائق، التعريف بنظام إدارة الوثائق المشتركة، آلية اسناد عناوين الملفات ورموز التصنيف المناسبة لها من خلال استخدام نظام التصنيف، احتساب الفترات الزمنية لاستبقاء الملفات والوثائق بالفترة الجارية والفترة الوسيطة وكذلك تحديد المصير النهائي إما بالترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أو الاتلاف. آليات الإتلاف الآمن للوثائق بمختلف أنواعها وأوعيتها، والتعرف على الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة، المواصفات المعتمدة لأماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
لقد استهدف البرنامج قرابة 32 موظفا والذين يعملون في مختلف التقسيمات الإدارية والفنية بشركة حيا للمياه، ويرتكز عملهم ووظيفتهم في إدارة ملفات ووثائق التقسيم التنظيمي الذي ينتمون إليه. فقد كان هنالك مجموعة موظفين يمثلون مكتب الرئيس التنفيذي للشركة والوحدات التابعة له، وكذلك موظفين يعملون بمكاتب مدراء العموم، وجزء آخر من هم يعملون في الإدارات التابعة للشؤون الإدارية والمالية، والمشاريع والتخطيط والإحصاء … وغيرها.
تهدف الدورة إلى رفع قدرات الموظفين وتمكينهم من تحديد العنوان المناسب لأي ملف يتم استحداثه في إطار ممارسة المهام والأنشطة في جميع التقسيمات التنظيمية، وبحسب المجموعات الأربعة التي تناولا نظام إدارة الوثائق المشتركة الذي تم تعميمه لكافة الجهات المعنية بموجب القرار الوزاري رقم ( 2 / 2012 ) والمعني بإصدار نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها. والذي صدر في 19 مايو 2012م. حيث يشمل هذا النظام كافة الملفات والوثائق التي تنشأ أو يتحصّل عليها من خلال أنشطة مكاتب الوزراء والوكلاء والرؤساء ومدراء العموم، والعلاقات العامة والاعلام، والأمن والسلامة، والتخطيط والتنظيم والدراسات، والتعاون الدولي، والبريد والوثائق، وتقنية المعلومات … ، وأيضا كافة المواضيع المتعلقة بالموارد البشرية، والموارد المالية ، والموارد المادية.
حيث تناول اليوم الأول من الدورة التدريبية محاضرات تأسيسية تعرّف كافة المشاركين بماهية قانون الوثائق والمحفوظات بسلطنة عمان، والجهة التي تشرف على تنفيذ هذا القانون، وأهم خصائص ومكونات النظام الحديث لإدارة الوثائق والمحفوظات.
كما تناول اليوم الثاني كافة التفاصيل المتعلقة بنظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة وتم التعريف بخصائص هذه الأدوات الإجرائية وآلية التعامل معها من حيث إسناد الرمز التكميلي الذي يدل على هوية الملف والوثائق إضافة إلى الرمز الأساسي الذي يتم استخدامه عبر نظام التصنيف، وكذلك تم التعرف أساليب احتساب مدد استبقاء الملفات والوثائق بالفترة الجارية في مكاتب العمل وكذلك الفترة الوسيطة، وإجراءات التحويل والترحيل والإتلاف. وقد تم عرض ذلك عن طريق التطبيقات العملية بناء على المجموعات الأربعة (1000) التنظيم العام لوحدة حكومية ، ( 2000 ) الموارد البشرية، ( 3000) الموارد المالية ، (4000) الموارد المادية.
في اليوم الختامي للدورة والذي كان بحضور الأستاذة ناهد البيمانية مديرة الأصول بشركة حيا للمياه، خضع كافة المشاركين إلى اختبارات عمل تطبيقية مباشرة في تحديد عناوين الملفات ورموز التصنيف المناسبة وكذلك تحديد قواعد الحفظ التي تتعلق بكل نوع من أنواع الوثائق والملفات، حيث كانت التمارين مصممة من واقع تعاملاتهم مع المواضيع بشركة حيا للمياه. وقد تم ذلك من خلال التعرف على اهم أنشطة واعمال الشركة والتي جمعت بياناتها عن طريق الاجتماعات وزيارات العمل الميدانية التي سبقت تنفيذ البرنامج التدريبي.
وتجدر الإشارة بأنه تم تعريف الموظفين بضرورة الاهتمام بالوثيقة والعمل على تطبيق كافة الإجراءات التي تحرص على أمن بيانات وسلامة هذه الوثيقة. حيث تم التعامل مع الملفات المعتمدة لتطبيق النظام وكذلك الحافظات التي تساهم في ترتيب وتنظيم الملفات والحفاظ على أمن البيانات بكل ملف.
كما تم تعريف المشاركين بالجهود التي تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في سبيل الإشراف على أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، والتعرف على المواصفات المعتمدة للإشراف على هذه الأماكن، كما تم التعرف على الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف إلى الحفاظ على الوثائق من التلف والضياع وكذلك رفد الهيئة بالمحفوظات التي تساهم في رفع كفاءة الإنتاج الفكري والإبداع الفني. كما تم عرض مقطع مرئي يعرف المشاركين بالمعمل الآلي لإتلاف الوثائق والذي سيتم تدشين العمل به خلال الأشهر القريبة القادمة.
وخلال فترة البرنامج التدريبي كانت هنالك عدة مشاريع بحثية يقدمها المشاركين بناء على اختيار الموضوع المناسب للبحث والذي لا يخرج عن إطار الموضوع ويتم عرض المشروع بواسطة مجموعات عمل بحيث يتم مناقشة المواضيع والخروج بالخلاصة النهائية مما يشكل الاستفادة الكبيرة لأوساط المشاركين.
ويجب الإشارة هنا بأن دائرة المتابعة والدعم الفني ممثلة بشؤون الدعم الفني وبالتعاون مع قسم الوثائق بشركة حيا للمياه ستعد برنامج عمل متخصص لمتابعة تطبيق النظام في التقسيمات التنظيمية المعنية بالجهة وستشرف على التطبيق من خلال الزيارات الميدانية والوقوف على كافة الملاحظات التي ترد من قبل الموظفين والمعنيين بإدارة وحفظ الوثائق والملفات.
حيث أن دائرة المتابعة والدعم الفني ممثلة بشؤون الدعم الفني تقدم مثل هذه البرامج التدريبية لصالح الجهات المعنية بتطبيق قانون الوثائق والمحفوظات وكذلك الجهات الأخرى المختلفة، وذلك ضمن الاستراتيجية في إرساء النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.