هيئة الوثائق تختتم حلقة العمل التخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة
اختتمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مساء اليوم حلقة العمل التخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة والتي استمرت ثلاثة أيام بالادعاء العام، شاركت فيها أربع جهات حكومية خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لعدد 28 من العاملين في دوائر وأقسام الوثائق بكل من الادعاء العام، وزارة الخدمة المدنية، وزارة التراث والثقافة، ووزارة السياحة، وذلك بحضور ممثلي دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة. يأتي تنظيم حلقة عمل إدارة الوثائق الوسيطة إيماناً من الهيئة بنشر الثقافة الوثائقية في كيفية التعامل مع الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها الى حين الانتهاء من تلك الوثائق سواء بالأتلاف او الحفظ الدائم لدى الهيئة لتشكل رصيداً وذاكرة وطنية لهذا البلد العزيز.
وحول حلقة العمل قال علي الريامي فني وثائق بوزارة التراث والثقافة واحد المشاركين في الحلقة، بأن المواضيع المطروحة في الحلقة كانت هادفة للفئة المستهدفة من حيث توضيح إجراءات وقواعد العمل المقررة في عملية تحويل الملفات من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، وذلك بعد انتهاء المدد المقررة لتلك الملفات قانونيا بجداول مدد الاستبقاء في نظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة، فجميع ذلك من شأنه بأن يرتقي بسير العمل من خلال التطبيق الفعلي لورشة العمل في الجهات المختصة.
فيما قالت مزون بنت حمد البطاشية رئيسة قسم البريد والوثائق في إدارة مطرح بالادعاء العام، بأن الاستفادة من حلقات العمل المختلفة كبيرة جداً، كونها ثقافة تعريفية وتطبيقية في نفس الوقت، حيث تناولت حلقة العمل إدارة الوثائق في الفترة الوسيطة والتي تختص بفترة الحفظ، من حيث المراحل العمرية التي تمر بها الوثيقة، إضافة الى الأدوات والأنظمة التي يجب ان يتبعها اخصائي الوثائق من أجل الحفظ الصحيح، من حيث الفترة التي يحفظ فيها المستند او الملف وطريقة الحفظ والقوانين المتبعة، كما تهدف الحلقة إلى توضيح عمليات إدارة الوثائق الوسيطة بالمخازن وآلية ترتيبها والاطلاع عليها وعملية إتلاف الوثائق أو ترحيلها للهيئة.
ويتطلع فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من دوائر الوثائق في الجهات المعنية بعد حلقة العمل هذه القيام الفعلي بتحويل الملفات التي انتهت فترتها الجارية من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة التي تم تهيئتها لهذا الغرض، وذلك حتى لا تتراكم الملفات والوثائق لدى التقسيمات المعنية تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات، وسيقوم قسم المتابعة الفنية بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق بالإشراف والمتابعة الفنية على هذه العملية من خلال متابعة الجهات المعنية ورفع التقارير الدورية حول ذلك، ومن هنا تؤكد الهيئة لكافة الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات على أهمية الإسراع في إنشاء أو تجهيز أماكن لحفظ الوثائق الوسيطة لديها لما فيه ضمان لأمن وسلامة الوثائق.