الضوياني رئيساً للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف
23 مايو، 2017
هيئة تقنية المعلومات تعتمد نظام ادارة الوثائق الخصوصية
13 يوليو، 2017
ختام أعمال ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات
23 مايو، 2017

طالب المشاركون فيها..

  • بمد جسور التواصل بين المؤسسات الوثائقية والمجتمع
  • والعمل على احترام مبدأ النشأة والترتيب في العمل الوثائقي  

 

أسدال الستار على ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات “نحو المعايير الارشيفة”

اختتمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، مساء الأثنين 8/5/2017م فعاليات اعمال ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات “نحو المعايير الارشيفة” والتي تنظمها الهيئة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في تريسته ماريبور(إيطاليا) وجامعة ألما ماتر يوروبيا في ماريبور، والتي استمرت على مدار يومين متتاليين بفندق كراون بلازا وذلك بحضور عدد من أصحاب المعالي والسعادة رؤساء هيئات ومراكز الوثائق العربية، الى جانب الباحثين والمهتمين والمختصين في مجال الوثائق والدراسات، قدم خلالها مجموعة من أوراق العمل ناقشت محاور مختلفة، حيث تطرقت أوراق العمل في اليوم الأخير من الندوة الى قواعد السجل واحترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية إضافة الى نقد مبادئ الأرشيف الأساسية، وأهمية توحيد المعايير في الأرشيف الرقمي. ناقشت الندوة على مدى اليومين الماضيين العديد من المواضيع التي تهم العمل الارشيفي، حيث تم استعراض العديد من المواصفات الدولية التي تنظم العمل الوثائقي والمعايير اللازمة لتطبيق تلك المواصفات واهمية العمل على تطبيقها في المؤسسات الوثائقية، وتطويع الاعمال الارشيفي بما، يسهل تطور الاعمال في تلك المؤسسات، وحظيت محاور الندوة اهتماما ومشاركة واسعة من المشاركين وتفاعل بين الجميع.

ختام المؤتمر كان عبر طرح مجموعة من التوصيات، من أهمها العمل على مد جسور التواصل بين المؤسسات الوثائقية والمجتمع من أجل بناء الثقة بين الطرفين، الى جانب توحيد المعايير الارشيفية في إدارة الوثائق بشقيها الورقي والالكتروني، والعمل على احترام مبدأ النشأة والترتيب في العمل الوثائقي، وتشجيع المؤسسات الوثائقية العربية على تطبيق المواصفات الدولية في إدارة الوثائق وبما يتماشى وخصوصية العمل في تلك المؤسسات، إضافة الى تشجيع المؤسسات الوثائقية على متابعة تطور العمل الارشيفي ومواكبة التحديثات التي تتم من خلال ادخال احدث النظم والمشاركة في الفعاليات المعنية الدولية في هذا الجانب.

المعايير الارشيفة

وكان قدم الدكتور بوجدان ورقة عمل بعنوان قواعد السجل حيث عرف فيها السجل هو عبارة عن دفتر رسمي يستخدم لتقيد النشاطات والاعمال والأشخاص وهو بمثابة المرجع الرسمي للمتابعة والاثبات والتنظيم، وتطرق المحاضر الى ذكر قواعد وأنواع السجل والهدف من انشاء كل نوع، كما انها تسهل استرجاع البيانات والتأكد من المعلومات وتساهم في عملية تقيم العمل. فيما قدمت البروفيسورة المساعدة د. زدينكا سيميليتش ورقة عمل بعنوان احترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية من حيث وجوب بقاء الوثائق مجمعة مع مثيلاتها التي تم إنشائها من نفس الوحدة الإدارية والحرص على عدم المساس بطريقة الترتيب الأصلي للملفات داخل الرصيد الواحد، وكذلك للوثائق المكونة لكل ملف، التي اعتمدتها الجهة المنشئة للرصيد أثناء فترة تكوين الملفات. وتحدثت عن بعض التحديات والمشكلات التي تواجه احترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي منها عدم امتلاك الرصيد بأكمله وخلط الوثائق من قبل المنشأة مما يصعب تحديد موقعها الأصلي في الرصيد.

الاطلاع على تجربة الهيئة

وعلى هامش المشاركة في اعمال ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات “نحو المعايير الارشيفة” والتي تنظمها الهيئة، زار أصحاب المعالي والسعادة رؤساء هيئات ومراكز الوثائق الأعضاء بالفرع العربي الأقليمي للمجلس الدولي للأرشيف، هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك للاطلاع على تجربة الهيئة في مجال الوثائق والمحفوظات والاستفادة من خصائص التجربة وخطط الهيئة في إدارة وحفظ الوثائق، حيث قام الوفد بالاطلاع على برامج وانشطة وتقسيمات الهيئة، حيث رحب سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة بالوفد متناولا الحديث حول أهمية الزيارات والبرامج التدريبية المتبادلة لنقل الخبرات، كما أشاد سعادته بمنظومة العمل بالهيئة والتي قطعت شوطا كبيرا في مجالات عملها المختلفة، مؤكدا على أهمية بناء نُظم حديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات وفق أحدث المواصفات العالمية، مؤكدا حرص هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تعزيز جميع السبل لضمان حفظ التاريخ العماني وايجاد أحدث المواصفات العالمية لإدارة الوثائق والمحفوظات الورقية منها والإلكترونية. بعدها تجول الوفد في مختلف تقسيمات الهيئة للتعرف على آلية العمل المتبعة في مختلف أنشطتها وأعمالها المتنوعة والخدمات التي تقدمها الهيئة على المستوى الخاص، فقام الوفد بزيارة قسم توصيف الوثائق والاطلاع على المعايير التي تتبعها الهيئة في التوصيف، كما اطلع على قسم المايكروفيلم والتجهيزات الفنية التي تمتلكها الهيئة في مجال تحويل أشرطة المايكروفيلم إلى “الرقمي” ومن “الرقمي” إلى المايكروفيلم، واطلع الوفد كذلك على مشروع التاريخ الشفوي حيث تم عرض مقاطع مرئية قصيرة حول آلية توثيق التاريخ الشفوي بالسلطنة، اضافة إلى زيارتهم قسم الوثائق الخاصة واطلاعهم على آلية جلب الوثائق الخاصة من المواطنين، واطلع الوفد على التجهيزات الفنية وآلية تنفذ المعارض الى جانب زيارة المعرض الدائم للوثائق والمحفوظات، كما زار دائرة الاطلاع على الوثائق وتعرف على الضوابط العامة لاتاحة الوثائق والخدمات التي تقدمها الهيئة في سبيل خدمة الباحثين والدارسين والمهتمين بالاطلاع على الوثائق التي تمتلكها الهيئة، بعدها زار الوفد قسم التخزين الإلكتروني مطلعا على الاجهزة والصيغ المستخدمة في استنساخ الوثائق الورقية، بعدها زار الوفد مختبر التعقيم حيث تلقى شرحا حول جهاز تعقيم الوثائق، وتعرف الوفد كذلك على الطرق المتبعة في ترميم وصيانة الوثائق والمحفوظات.

وكان الوفد قد اطلع على عدة عروض خلال مشاركته في ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات “نحو المعايير الارشيفة اولها إلى تجربة السلطنة في بناء نظام إدارة الوثائق والخصوصية والمشتركة في الجهات المعنية بالسلطنة، أما العرض الثاني حول منظومة المحفوظات بالهيئة، ومنظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. الى جانب زيارته لمعمل الأتلاف الاَمن للوثائق والذي تم تدشينه مطلع الشهر الحالي.

انطباعات

وحول الندوة قال يوسف بن عبدالله الهنائي رئيس قسم تجميع الوثائق، تعد ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات ” نحو المعايير الأرشيفية ” والتي نظمتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ذا ت أهمية بالغة للعاملين في مجال الوثائق حيث تنوعت أوراق العمل المقدمة لتشمل مواضيع متنوعة ما بين الأرشيف والمجتمع وأهمية توحيد المعاير في إدارة الوثائق والارشيف الرقمي وقواعد السجل واحترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية. ومن جانب اخر حضر هذه الندوة عدد من الخبراء والمسؤولين في مجال الأرشيف من مختلف الدول العربية مما أتاح لنا فرصة تبادل الخبرات والتجارب وعرض المشكلات التي تواجه العاملين في هذا المجال ومحاولة إجاد الحلول المناسبة لها. فيما قالت ازهار بنت خلفان العبرية رئيسة قسم تصنيف الوثائق سلطت الندوة الضوء على المعايير الارشيفية العالمية في مختلف التخصصات والمجالات الارشيفية، فمنها ما يتعلق بالمعايير الخاصة بإدارة الوثائق بمختلف مراحلها العمرية ومعايير أخرى تتعلق بأمن المعلومات الارشيفية ومنها ما يتعلق بالعمليات الفنية الأرشيفية والأخرى تتعلق بالحفظ والتخزين الأرشيفي سواء على المستوى الورقي أو الالكتروني، كما وضح المحاضرين أهمية تلك المعايير والفائدة التي ترجى من تطبيقها لمؤسسات الأرشيف والعاملين فيها، أو للمستفيدين من خدماتها كالباحثين والدراسين، إضافة إلى متطلبات اعتماد تلك المعايير وتطبيقها، كما تلقى المشاركين في الندوة تدريبا عمليا على تطبيق المعايير الجديدة في المجال ومقارنتها بالمعايير المحمول بها سابقا.