وقَّعت “حيا للمياه” اتفاقية اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق وجداول مدد استبقائها. ووقع الاتفاقية من جانب حيا للمياه المهندس حسين بن حسن عبدالحسين الرئيس التنفيذي للشركة، ووقعها من جانب الهيئة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، في المقر الرئيسي للشركة في حي العرفان.

وقال المهندس حسين بن حسن عبدالحسين الرئيس التنفيذي لحيا للمياه: إنَّ الشركة عملت منذ عدة سنوات على تصنيف الوثائق وتنظيمها، وبها قسم مختص بإدارة وتنظيم الأعمال المتعلقة بالوثائق والمحفوظات يديره مجموعة من الموظفين العمانيين ذوي كفاءة عالية في مجال إدارة الوثائق، ويعمل القسم مع الهيئة لتنفيذ الرؤى والطموحات المشتركة في مجال إدارة الوثائق. وقدم الرئيس التنفيذي شكره الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تعاونهم المستمر في تدريب موظفي الشركة على طرق تنظيم الوثائق والمحفوظات.
وأضاف الرئيس التنفيذي أن فريق إدارة الوثائق في حيا للمياه، وبالتنسيق مع أقسام الشركة المختلفة عَمِلَ على إعادة تسمية الملفات وتوحيد طرق الترميز، إضافة إلى تحديد الفترة العمرية لكل الملفات والوثائق وفقاً للآلية المتفق عليها بين حيا للمياه والهيئة. وتمر هذه الملفات بثلاث مراحل عمرية بين المرحلة الجارية والمرحلة الوسيطة والمرحلة الأخيرة، والتي يتم من خلالها تحويل الملفات إلى الهيئة للحفظ أو التخلص منها بطرق حديثة وآمنة.
وأكد الرئيس التنفيذي أهمية الاتفاقية ودورها التنظيمي والتشريعي في حفظ الوثائق وتصنيفها سواءً للحفظ الإلكتروني أو الورقي بما يضمن سهولة نقلها وتداولها والرجوع لها وفق الأنظمة والقوانين المعمول بها في هذا الشأن بناء على المرسوم السلطاني السامي رقم 60/2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، كما أن تفعيل بنود هذه الاتفاقية يحقيق المزيد من الشفافية بين أفراد الشركة ويعزز العمل كفريق واحد وبكل احترافية.