لقاءا تعريفياحول إعدادوابدا لنظام إدارة الوثائق بالهيئةالعامةلحماية المستهلك
نظمت الهيئة العامة لحماية المستهلك مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفيا حول منهجية العمل وآليات التكشيف عن الوثائق الخصوصية، والبدء في إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لحماية المستهلك، وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور سعيد بن خميس الكعبي رئيس الهيئة العامة لحماية المستهلك وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وأعضاء لجنة المتابعة الرئيسية، ولجنة المتابعة الداخلية، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
تحدث في بداية اللقاء سعادة الدكتور سعيد بن خميس الكعبي رئيس الهيئة العامة لحماية المستهلك حول أهمية النظام العصري لإدارة الوثائق مؤكدا سعادته حرص الهيئة العامة لحماية المستهلك على العمل بالنظام منذ مراحل تأسيسها وبمبادرة طيبه من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وايمانا من الهيئة العامة بأهمية النظام ومردوديته في مكاتب العمل، مبينا الدعم الفني الذي تقدمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في هذا الجانب.
بعدها قدم اسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني ورقة عمل تتحدث عن النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل ) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم.
كما تم عرض آلية إعداد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية الذي يقوم أساس تصنيفها حسب الوظائف بما يمكّن من استرجاعها بكل يسر وسهولة.
تجدر الإشارة بأن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال هذه اللقاءات التعريفية التي تقوم بها، وذلك حرصا منها بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية بعد ذلك، وتعزيز الجوانب التوعوية والمعرفية بأهمية إدارة وتنظيم الوثائق والمحفوظات.