الوثائق والمحفوظات الوطنية تناقش
تسع جهات حكومية في اللقاء المفتوح للخطة الوطنية لفرز الوثائق
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح اليوم اللقاء المفتوح لفرق عمل الخطة الوطنية لفرز الوثائق، وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والذي اقيم بقاعة التدريب بوزارة البيئة والشؤون المناخية، يهدف اللقاء لمتابعة تنفيذ مراحل وخطوات الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة لفرق عمل الفرز بالجهات المعنية بتنفيذ عملية الفرز والتي شملت تسع جهات حكومية وهي كل من وزارة الداخلية وزارة التعليم العالي ووزارة البلديات الإقليمية ووزارة الخدمة المدنية ووزارة الأوقاف والشؤون الدينية ووزارة التجارة والصناعة ووزارة التراث والثقافة ووزارة التربية والتعليم ومكتب وزير الدولة ومحافظ مسقط. حيث قدمت كلاَ منها عرض مرئي مختصر حول اَلية العمل والصعوبات والتحديات التي تواجم كل وزارة، كما تهدف الخطة الى معالجة وضع الوثائق التي تكدست منذ أمد طويل لدى الجهات المعنية، ووضع حد للحفظ العشوائي لها بالتخلص من الوثائق التي زالت الحاجة إليها ولا تكتسي صبغة تاريخية وعلمية وبحثية، اضافة الى إنقاذ الوثائق المهمة لتاريخ البلاد والمعبرة عن إنجازات عهد النهضة المباركة وترحيلها إلى الهيئة لمعالجتها وإعدادها للإتاحة وفقا لأحكام قانون الوثائق والمحفوظات، الى جانب توفير الظروف الطبيعية لحفظ الوثائق التي نشأت بعد تطبيق النظم العصرية لإدارة الوثائق وذلك من خلال توفير المساحات المناسبة.
الضوياني/ تنفيذ الخطة الوطنية
وحول اللقاء قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يأتي اللقاء حرصاً من الهيئة لاستكمال عملية متابعة كافة المراحل وخطوات تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق “المرحلة الأولى” بالجهات المعنية، كما يأتي لتعزيز مبدأ الشراكة بين فرق العمل بالجهات التسع وفريق الهيئة، الى جانب عرض تفاصيل الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف الى انقاذ الوثائق من التلف والضياع، وكذلك تحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وايضاً إتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة الى توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
كما أشاد سعادة الدكتور رئيس الهيئة بالدور الكبير والمراحل التي وصلت اليها فرق العمل في مختلف الجهات وذلك من خلال ادراكها بأهمية الوثائق التي تتعامل معها وما تمثله من ذاكرة للوطن، كما تطرق سعادته الى المعوقات والصعوبات التي تواجه الفرق في العمل واَلية التغلب عليها وتذليل الصعاب بهدف انجاز الهدف المنشود من هذه الفرق، وتطرق سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة عن معمل الإتلاف الاَلي الذي سيتم العمل به خلال الأشهر القادمة، حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للإتلاف بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة، مع الأخذ بعين الاعتبار مبدأ الأمن والسلامة.
تسخير الإمكانيات
وحول اللقاء قال الأستاذ يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق، من خلال المتابعة المستمرة فقد عمدت الجهات التسع المستهدفة في الخطة الوطنية لفرز الوثائق بتوفير كل المستلزمات والمتطلبات وتسخير الإمكانيات والعمل جاهدة على حل الصعوبات والإشكاليات التي تواجه تنفيذ الخطة، وها هي اليوم تجني هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بواكير الثمار من خلال الترحيلات الواردة للهيئة ومئات الأطنان من الوثائق المعدة للإتلاف، واضاف المحروقي بأن طبيعة العمل الذي تقوم به الجهات المختلفة يجعلنا كفريق واحد يكمل كلانا الاَخر، كما اشاد بدور أعضاء فرق الفرز بالجهات المعنية وتعاونهم الدائم مع الهيئة.
التحديات
وقال أحمد بن سيف الكيومي رئيس قسم فرز وإتلاف الوثائق بهيئة الوثائق، يأتي هذا اللقاء استكمالا لمتابعة سير تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق(المرحلة الأولى) والتي انطلقت في بداية عام 2014 لعدد تسع جهات حكومية، حيث قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية متمثلة في لجنة الأشراف على تطبيق تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق بالهيئة بعقد عدة لقاءات ودورات وورش عمل لمصلحة فرق العمل بالجهات المعنية بتنفيذ هذه الخطة، كما قامت لإعداد منهجية عمل خاصة لتنفيذ عملية الفرز ” منهجية الخطة الوطنية لفرز الوثائق” كما عملت على توفير المستلزمات الإدارية والفنية وتوفير القاعات المهيئه لعملية الفرز وأماكن الحفظ. وسيعمل اللقاء الى الوقوف على أهم التحديات التي تواجه فرق العمل من خلال العروض المرئية التي قدمتها الجهات التسع والتي ستوضح اَلية سير العمل في هذه الجهات، كما سيتم استعراض النتائج والمؤشرات التي من خلالها سيتم وضع تصور مبدئي للجهات يبين فيه متى الانتهاء من عملية الفرز.
أثراء الخبرات
وقال سعيد بن سليمان الناعبي مساعد مدير دائرة الوثائق بوزارة التعليم العالي، تمثل هذه اللقاءات فرصة كبيرة لأثراء الخبرات المتوفرة للعاملين والمختصين في إدارة الوثائق بشكل عام ومن اختصوا بفرز الوثائق في مختلف الوحدات الحكومية بشكل خاص، ويبرز ذلك جلياً في الوقوف على الاَليات والإجراءات التي اعتمدتها هذه الوحدات في تنفيذ عملية لفرز وأهم العوائق التي واجهت فرق الفرز ومن ثم الحلول والمقترحات التي قدمها المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، واضاف الناعبي بأن وزارة التعليم العالي قد قطعت شوطاً كبيراً في فرز وثائقها حيث فاق ما تم فرزه حتى الاَن 40 ألف ملف ووثيقة تنوعت بين الوثائق المشتركة والوسيطة لكل من المديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية، والمديرية العامة للبعثات والمديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة، حيث جاء هذا الانجاز بفضل الجهود المشتركة بين الوزارة وهيئة الوثائق، وتأمل وزارة التعليم العالي وفقاً للبرنامج المعد للإنجاز هذ العمل بأن تنتهي فرز وثائقها في كافة التقسيمات في ديوان عام الوزارة بنهاية العام الحالي 2016، كما ستعمل على تنفيذ فرز وثائق كليات العلوم التطبيقية الست والملحقيات الثقافية في الخارج في 2017م.
دعم المشروع
وقال موسى بن الصقر بن سيف الخروصي مدير دائرة الوثائق بوزارة الخدمة المدنية بأن الوزارة تعد احدى الجهات الداخلة بالخطة الوطنية للفرز، وتبرز أهمية اللقاء للوقوف على الصعوبات والمعوقات وتبادل وجهات النظر مع باقي رؤساء فرق الفرز وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ويتضح ذلك جلياً من خلال العروض المقدمة من مختلف الجهات المعنية، كما تم عرض بعض الأرقام لما تم إنجازه خلال الفترة المنصرمة. من جانب اخر قالت شيخة بنت سلطان الجابرية مديرة دائرة المجالس واللجان بوزارة التجارة والصناعة، يعد اللقاء فرصة من أجل الاطلاع على تجارب الجهات الحكومية المشاركة في تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق وذلك لدعم المشروع الوطني لفرز الوثائق، بأسلوب النظم العصرية لإدارة الوثائق، كما ويعد فرصة للوقوف على التحديات والصعوبات التي تواجه الفرق، إضافة الى الخروج برؤى وتوصيات للحد من المشاكل التي تواجه الفرق والتي تمثلت في عزوف أعضاء الفرق من مواصلة المشاركة في عملية فرز الوثائق.