في إطار تنفيذ مشروع نظام إدارة الوثائق الخصوصية ببلدية مسقط وقع معالي المهندس محسن بن محمد الشيخ رئيس بلدية مسقط اتفاقية مع سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يوم الأحد 17 فبراير 2019م، تقضي باعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية بالبلدية، وذلك كنتيجة للجهود المتواصلة بين الجهتين لتحديد متطلبات النظام الذي شمل الوثائق الخصوصية للتقسيمات الإدارية بالبلدية والبالغ عددها (17) تقسيمًا إداريًا، توزعت على النحو التالي: عدد (11) مديرية، عدد (4) إدارات، عدد (1) دائرة، وقسم واحد (1)، بينما بلغ عدد المواضيع التي شملها النظام (442) موضوع.
حيث مرَّ إعداد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ببلدية مسقط بعدة مراحل تمثلت المرحلة الأولى في إعداد القوائم الإسمية للملفات الخاصة بتقسيمات بلدية مسقط، التي لم يشملها نظام تصنيف الوثائق المشتركة، وجداول مدد استبقائها، ثم مراجعتها مع التقسيمات المعنية ببلدية مسقط، وأخذ الملاحظات بشأنها وتصحيحها، بينما تمثلت المرحلة الثانية في إعداد الصيغة الأولية لنظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والمصير النهائي للوثائق الخصوصية لبلدية مسقط، ومراجعتها مع التقسيمات المعنية، للأخذ بالملاحظات المتعلقة بها وتصحيحها، مع أخذ الرأي القانوني بغرض التثبت من أن مدد الحفظ لا تتعارض مع أي نص قانوني أو تنفيذي ساري المفعول في بلدية مسقط، إلى أن تمت الموافقة على الصيغة النهائية لنظام التصنيف من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
وقال محمد بن سالم البريكي مدير دائرة الوثائق ببلدية مسقط: يهدف نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق إلى توحيد مدد استبقاء الملفات والوثائق ذات النوع الواحد في بلدية مسقط وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة لنفس النوع من الوثائق، وذلك بما يتوافق مع أحكام قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بموجب المرسوم السُّلطاني رقم:(60 /2007).
وأضاف: يعمل النظام في تحديد المسار الذي يمر به كل نوع من الملفات أو الوثائق منذ نشأتها وصولًا إلى المصير النهائي الذي يؤول إليه الملف أو الوثيقة بعد انتهاء حاجة الإدارة منها، وتحديد مدد استبقاء الوثائق الجارية أو الوثائق الوسيطة على أساس قيمتها القانونية والإدارية، أما المصير النهائي للوثائق والملفات فإنه يحدّد على أساس قيمتها التاريخية والمرجعية.