البرنامج التدريبي في تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة
لمجلس الشؤون الإدارية للقضاء
قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة بدائرة المتابعة والدعم الفني بتنفيذ برنامج تدريبي في تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة لصالح كافة موظفي مجلس الشؤون الإدارية للقضاء والمعنيين بإدارة الوثائق والملفات، وذلك بالتنسيق مع دائرة الوثائق بالمجلس، وشمل البرنامج التدريبي كافة المحاكم التابعة للمجلس بالمحافظات. حيث امتد البرنامج خلال الفترة من 11 أكتوبر 2016م إلى 22ديسمبر2016م.
نفذ البرنامج الفاضل إسحاق بن يعقوب الصقري – مدير الجودة، والمشرف على الدعم الفني، كما يسانده الفاضل معتصم بن محمد العامري أخصائي وثائق ومحفوظات، والفاضل عبدالرحيم بن خميس الدرمكي فني وثائق ومحفوظات، بالإضافة إلى أخصائيي وفنيي الوثائق بدائرة الوثائق بالمجلس كفريق عمل سيشرف على تطبيق النظام بعد البرنامج التدريبي في كافة الإدارات والمحاكم التابعة لمجلس الشؤون الإدارية للقضاء.
حيث شمل البرنامج على محاضرات تعريفية تأتي في إطار التأسيس، وتعريف الموظفين بقطاع الوثائق في سلطنة عمان وأهم النصوص القانونية المنظمة لهذا القطاع. كما أن هنالك حلقات عمل تطبيقية لما يتم تداوله في المحاضرات النظرية، بحيث يتم التطبيق على كافة عناوين اللفات والوثائق التي تتعامل معها جهة العمل.
لقد تم إعداد برنامج العمل ليكون فاعلاً يستطيع الموظف من خلاله التطبيق المباشر لعناوين الوثائق والملفات بحسب الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق المشتركة والذي تم اعتماده بموجب توجيهات من مجلس الوزراء الموقر وبناء على القرار الوزاري رقم 2 / 2012 بإصدار نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها.
تجدر الإشارة بأن البرنامج التطبيقي تخلله اختبار تحريري يخضع إليه المتدرب وذلك لقياس درجة الاستيعاب والفهم لما تم خلال المحاضرات النظرية والتطبيقية وكذلك معرفة درجة الجاهزية لدى الموظف من استخدام رموز التصنيف المناسبة لعناوين الملفات والوثائق وكذلك آلية إضافة رموز التصنيف التكميلية إلى الرمز الأساسي وتحديد هوية الملف الذي يعكس الموضوع.
ومن جهة أخرى تم تدريب الموظفين على طريقة استخدام الملفات الحديثة والتي تم اعتماد مواصفاتها عن طريق هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وكيفية تعبئة كافة البيانات المطلوبة على واجهة الملف وأيضا على قائمة المحتويات، كما تم تدريب المشاركين على كيفية احتساب الفترات الزمنية المتعلقة بآجال الحفظ للملفات والوثائق والتي تختص بمراحل التحويل والترحيل والاتلاف.
كما تم عرض مقطع مرئي يبرز أداء العمل في معمل الإتلاف الآمن للوثائق وأهم الأجهزة والآلات التي تعمل في إتلاف الوثائق. ومن جهة أخرى تم عرض معلومات توضح أهم إنجازات الهيئة خلال المرحلة السابقة وكذلك الخطط التي ستنفذها خلال الفترة القادمة.
الجدير بالذكر بأن فريق العمل أنجز البرامج التدريبية حيث استهدف قرابة 225 موظفا يمثلون الإدارات التالية:
- ديوان عام مجلس الشؤون الإدارية للقضاء
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة ظفار
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة الوسطى
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة الظاهرة
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة جنوب الباطنة
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة شمال الباطنة
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة جنوب الشرقية
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة شمال الشرقية
- المحاكم الابتدائية ومحكمة الاستئناف بمحافظة الداخلية
كما استغل فريق العمل عامل الوقت في تنظيم زيارات ميدانية إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة بكافة المحاكم التي نفذ فيها البرنامج، وذلك من أجل التعرف على الظروف التي تحفظ فيها الوثائق وحالة أماكن الحفظ ومدى مراعاة تطبيق المواصفات المعتمدة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ تمهيدا لرفع تقارير تفصيلية عن كافة أماكن الحفظ وإيضاح مدى استيفائها للمواصفات وماهي المعالجة المقترحة لتفعيل المواصفات.
حيث يأتي هذا البرنامج كدعم فني من قبل دائرة المتابعة والدعم الفني التي تعنى بمتابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق بكافة الجهات الحكومية كإحدى مهام واختصاصات عملها الأصيل، وذلك للنهوض بقطاع الوثائق والمحفوظات في سلطنة عمان.