بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية المجلس الأعلى للتخطيط يبدأ بإعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة

 

نظم المجلس الأعلى للتخطيط مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفيا حول منهجية العمل وآليات التكشيف عن الوثائق المشتركة، والبدء في إعداد نظام إدارة الوثائق بالمجلس، وذلك تحت رعاية سعادة طلال بن سليمان الرحبي نائب الأمين العام للمجلس الأعلى للتخطيط وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من مدراء العموم والدوائر وأعضاء لجنة المتابعة الرئيسية، ولجنة المتابعة الداخلية، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم: (60/2007) المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية. في بداية اللقاء تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول خطط ومشاريع عمل الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق في الجهات المعنية موضحا أهمية بناء النظام ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات. كما أكد سعادته بأن تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، كما أشار سعادة الدكتور حول المنظومة الإلكترونية لإدارة الوثائق. بعدها قدم اسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني ورقة عمل تتحدث فيها عن منهجية اعداد وتطبيق نظام إدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل ) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم. كما تم عرض آلية إعداد نظام تصنيف الوثائق الذي يقوم أساس تصنيفها حسب الوظائف بما يمكّن من استرجاعها بكل يسر وسهولة. بعدها قدم خبير الهيئة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يحي ياي بن عبدالله عرضا حول مشروع منظومة إدارة الوثائق الالكتروني وأهم أهدافه وفوائده ونطاقة وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه، ويهدف مشروع نظام إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية (EDRMS) لتحقيق الزيادة والكفاءة و الفعالية في المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق- (حكومة بأوراق أقل). فهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال هذه اللقاءات التعريفية التي تقوم بها، وذلك حرصا منها بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية بعد ذلك، وتعزيز الجوانب التوعوية والمعرفية بأهمية إدارة وتنظيم الوثائق والمحفوظات.