بهدف التوعية بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية..

الوثائق والمحفوظات تنظم الدورة التدريبية “لإدارة المعلومات والوثائق, أمن المعلومات ,الاستبقاء والارشفة“

 

انطلقت صباح اليوم فعاليات الدورة التدريبية ” إدارة المعلومات والوثائق, أمن المعلومات ,الاستبقاء والارشفة” التي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بقاعة وزارة الشؤون القانونية، تستهدف من خلالها اكثر من 30 مشاركاً من مختلف الجهات الحكومية، والتي تستمر على مدار ثلاثة ايام متتالية، تأتي الدورة التدريبية في إطار خطة العمل التي تقوم بها الهيئة في مجال التوعية بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وذلك من خلال جلب الخبرات العالمية في مجال إدارة الوثائق، كما وتعد امتداداً للجهود التي تبذلها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في مجال تطوير مجال الوثائق في السلطنة وتطوير الموظفين العاملين في هذا  المجال سواء كانوا موظفين في الهيئة او موظفي دوائر الوثائق بالجهات الحكومية ، واستمراراً للنهج الرامي الى الاطلاع على الخبرات والتجارب حول العالم في مجال ادارة الوثاًئق والمعلومات.

تهدف الدورة التدريبية الى اطلاع المشاركين على مبادئ ادارة المعلومات والوثائق وطرق التعامل معها وادارتها  بطريقة تضمن حمايتها وحفظها بالطريقة السليمة، بالإضافة الى الاساسيات التي ينبغي ان توجد في المؤسسات كأساس لضمان الادارة المثالية لهذه المعلومات سواء عبر وجود السياسات والقوانين والانظمة اللازمة مع مراعاة ان تكون مناسبة لطبيعة عمل المؤسسة، كما تهدف الى ترسيخ المبادئ وافضل الممارسات لطرق التعامل مع الوثائق التي تحتوي على معلومات سرية خاصة بالمؤسسة او بالأفراد، بالإضافة الى مواضيع مختلفة ومتنوعة فيما يتعلق بالأرشفة والمستجدات في مجال ادارة الوثائق بشكل عام و الوثائق الالكترونية والتحديات في هذا المجال. وتحتوي الدورة التدريبية على العديد من الانشطة الجماعية التي تهدف الى ايصال وترسيخ المعلومة لدى المتلقين بالشكل الصحيح.

 

وحول الدورة التدريبية قال يحيى ياي عبدالله خبير ادارة الوثائق الالكترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ” يسعد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ان تنظم هذه الدورة التدريبية في ادارة المعلومات والوثائق، امن المعلومات الاستبقاء والارشفة ” والتي يقدمها الدكتور ديفد بون احد الخبراء في هذا المجال لسنوات طويلة عبر تقديم التوصيات والاستشارات للعديد من الجهات حول العالم، وبمختلف انواعها واحجامها سواء كانت مؤسسات صغيرة الحجم او كبيرة حول افضل الطرق لإدارة وثائقها واصولها المعلوماتية، حيث تشمل الدورة التدريبية الوثائق بشقيها الورقية والالكترونية كما تشمل على الجانبين النظري والعملي،  وستعمل الدورة التدريبية على تعريف المشاركين الذين سيقومون بإدارة الوثائق في جهاتهم لاحقاً بأفضل الممارسات العالمية والاستفادة من تجارب الدول والمؤسسات العالمية المتقدمة في مجال ادارة الوثائق والمعلومات.

من جانبه قال هشام الروشدي محلل نظم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، جاء اليوم الاول من الدورة التدريبية مثرياً جداً ومليئاً بالمعلومات ، حيث استعرض المحاضر مواضيع مختلفة تتعلق بالتعامل مع الوثائق والمعلومات بشكل عام، كما تطرق المحاضر الى اساسيات ادارة الوثائق بالحديث عن الادوات والاساسيات التي تساعد المؤسسة على ادارة وثائقها، الى جانب تطرق لأهمية وجود سياسات وادلة ارشادية تكون مرجعاً للتعامل مع هذه المعلومات في المؤسسة وادارتها بالطريقة الصحيحة وفق القوانين والانظمة بعيدا عن الاجتهادات الفردية. اضافة الى  استعرض الجانب التاريخي لتطور جانب ادارة الوثائق عبر الزمن وما وصل اليه هذا المجال حالياً. وايضاً مفهوم الوثيقة والمكونات التي تشكل الوثيقة والفروقات بين الوثيقة والمستند وطرق التفريق بينهما. حيث تخلل اليوم الاول العديد من الانشطة الجماعية وتم تقسيم الحضور الى مجموعات للقيام ببعض الانشطة المرتبطة بسياق الموضوع مما انعكس ايجاباً على استيعابنا لمحتويات الدورة في يومها الاول.