انطلقت بجامعة السلطان قابوس حلقة العمل التطبيقية لمشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والتي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والتي تستمر إلى 18 من الشهر الجاري حيث تشمل في خطتها الأولى (2013-2016م) 17 جهة حكومية، ويأتي ذلك ضمن إطار خطة العمل التي تقوم بها الهيئة في مجال التوعية لمختلف الجهات المعنية، ولأهمية توضيح بعض النقاط والآليات الهامة بدليل إجراءات إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في المشروع للجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات والوقوف على اًخر استعدادات الكادر الفني، حيث تتناول الحلقة موضوعات هامه من بينها إدارة الوثائق الإلكترونية وما ستضيفه منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ، إلى جانب قيام فريق العمل بإعداد برنامج تدريبي لشرح دليل إجراءات الوثائق الإلكترونية والذي يعتبر من أساسيات بناء واقتناء مثل هذه الأنظمة، والتطرق إلى إدارة الوثيقة في مراحلها العمرية المختلفة وحتى تصل الى مصيرها النهائي وكيفية تطبيق مصيرها النهائي في النظام، إضافة الى ذلك يتم مناقشة درجات السرية للوثيقة لما لها من أهمية كبيرة وكيفية التعامل معها، من جانب آخر تناولت الحلقة موضوع تسجيل الوثيقة وكيفية حفظها وصيانتها في النظام. وحول هذا الموضوع قال عبد المحسن بن سعيد الهنائي المدير العام للمديرية العامة لتنظيم الوثائق ، يأتي تنظيم مثل هذه الحلقات العملية لاطلاع الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات على المستجدات في هذا المشروع ومواكبة التعديلات التي تتم أولا بأول ، كما يتم اطلاعهم بالسياسات والإجراءات في إدارة هذه المنظومة الالكترونية و تعريفهم بالمصطلحات والإجراءات التي تطرق اليها الدليل والاهداف والفوائد المرجوة من هذه المنظومة والتي بلا شك سوف تنعكس على أداء العمل في تلك الجهات ، إضافة الى موضوع أمن المعلومات وآلية التحكم والوصول الى المعلومة ، الجدير بالذكر أن هذه الحلقة خصصت الى العاملين في دوائر الوثائق وتقنية المعلومات معا في الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات باعتبار أن العمل مترابط بين هذه الدوائر في تلك المؤسسات وما يبنى على الوثيقة بعض النظر على وعائها يتم بالتزامن والتنسيق بين هذه الدوائر، كما أن من بين الأهداف من إقامة هذه الحلقة اطلاع المشاركين الى المتطلبات الفنية في اسناد المناقصات في مجال النظم والبرمجيات وآليات التخزين الإلكتروني بما يتوافق ويسهل عمل هذه المنظومة. من جانبه قال أسحاق الصقري – مدير مساعد بدائرة المتابعة والدعم الفني للدعم الفني – وأحد المشاركين في الدورة تأتي أهمية إقامة مثل هذه الدورات التدريبية واللقاءات المستمرة بين الهيئة وكافة المعنيين بمجال إدارة الوثائق في المقام الأول امتثالا للتوجيهات السامية لمولانا حضرة صاحب الجلالة حفظه الله ورعاه إلى ضرورة الاهتمام بتقنية المعلومات ومواكبة كل جديد في المجال، ومن جانب آخر تفعيل الدور الأساسي الذي تلعبه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أجل الارتقاء بمجال إدارة الوثائق واستخدام الأنظمة والبرامج المتطورة لإدارتها وتداولها وحفظها. ولهذا أنجزت الهيئة دليل إجراءات إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية والذي يحدد بدوره كافة معاير التعامل مع الوثائق سواء كانت من أصل ورقي أو من أصل إلكتروني ولضرورة التفاعل مع كل ما هو جديد على المستوى العالمي في مجال إدارة الوثائق فقد حرصت الهيئة أن تفعل هذا الدور وتمكين كافة أنظمة التعامل مع الوثائق في جميع الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من إدارة وثائقها وفق معاير موحدة وذلك من أجل تطبيق المواصفات المعتمدة وأيضا إدارة المستندات والوثائق بالأسلوب الأمثل. حيث شهد البرنامج منذ انطلاقته والذي يستمر لخمسة أيام تفاعلا بارزا بين الموظفين المرشحين من الجهات الحكومية والفريق المشرف على العملية التدريبية وإن دل على شيء فإنما يدل ذلك على حرص الكادر البشري على تطبيق النظام الإلكتروني بالطريقة المناسبة المراعية للجوانب الوصفية والتنظيمية.