تسعى للاستفادة من الخبرات العالمية
اليوم.. الوثائق والمحفوظات تسدل الستار على فعاليات إدارة الوثائق والمحفوظات ” النظرية والممارسة والسياسات والحوكمة “
يسدل الستار مساء الغد على فعاليات الدورة التدريبية ” إدارة الوثائق والمحفوظات: النظرية والممارسة والسياسات والحوكمة” وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والتي تنظمها الهيئة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في ترتسيته ماليبور ايطاليا، وبالاشتراك مع جامعة ألأما ماتر يوروبيا بماريبور-سلوفينيا، والتي تعقد بفندق سيتي سيزن واستمرت خمسة أيام بمشاركة عدد من الدول الشقيقة، الى جانب عدد من الجهات الأمنية والعسكرية والحكومية وموظفي هيئة الوثائق المعنيين بهذا العمل. حيث سيتطرق اليوم الخامس على عدد من المواضيع منها الهياكل الإدارية والعوائد من استثمار وتكاليف وفوائد إدارة المعلومات، اضافة الى المحفوظات والنسخ الاحتياطية، الى جانب وصف المواد الأرشيفية، كما اشتملت الدورة على ورش عمل تطبيقية من خلال تقسيم المشاركين الى مجموعات متعددة وتطبيق طرق الحفظ الرقمي. فيما ناقشت الدورة التدريبية خلال الأيام المنصرمة ثلاثة محاور اساسية “النظرية” الى جانب “السياسة والإدارة” اضافة الى “التطبيق”.
وتعد الدورة التدريبية فرصة فريدة للارتقاء بقدرات الموظفين وتطوير أدائهم بما يتساير مع تطور وتسارع وتيرة العمل فالدورة تتيح للمشاركين الاستفادة من تجارب الدول الرائدة في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات من خلال أساتذة متخصصين في هذا المجال، الى جانب اكتساب الخبرات العلمية والمهارات الأساسية في العمل، فالهيئة حرصت منذ نشأتها على توفير بيئة العمل المثالية لموظفيها الى جانب الرقي بمستوياتهم وهذا ما يتضح جلياً من خلال الدورات المختلفة التي تقيمها.
حافز الاستمرار
وحول الدورة التدريبية قال البروفسور الدكتور بيتر بافل مدير عام المعهد الدولي للأرشيف، تم عقد الدورة بالتعاون مع المعهد الدولي وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للعام الثاني على التوالي، وذلك بعد النجاح الكبيرة لدورة الاتجاهات الحديثة لإدارة مواد المحفوظات خلال فترتها العمرية في العام المنصرم، وتأتي اهمية الدورة في تبادل المعلومات على المستوى الدولي بين الهيئة والمعهد، حيث يقوم المعهد بعمل العديد من الدورات في اكثر من مجال بما يتناسب مع طبيعة العمل، ويجب الاعتراف بان مثل هذه الدورات التي يتم فيها تبادل المعلومات والخبرات المعرفية في مجال الوثائق والمحفوظات لهو حافز للاستمرار في مجال الارشفة وتطوير الادلة والقوانين التي تتماشى مع سياسات العمل الارشيفي ومقتضيات الحياه الجديدة تماشيا مع القديم، وانه لشي رائع ان الهيئة قد اعتمدت على العديد من المواصفات العالمية في تطبيق عملها في مجال الوثائق والمحفوظات لإدارتها بشكل جيد بما يتناسب مع جميع دور الارشيف في العالم، وقال بيتر بأسمى وباسم زملائي المحاضرين اتقدم الى هيئة الوثائق ورئيسها سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني بخالص الشكر والتقدير على ثقتهم الكبير بالمعهد الدولي وبالكادر الوظيفي وتقديم هذه الدورة ونتمنى لهم التقدم في مجال الوثائق والمحفوظات وتغطية جميع الجوانب الارشيفية بما فيها المجال الالكتروني.
نقل التجربة
من جانبه قال فرانسيس موانجي الرئيس التنفيذي للأرشيف الوطني الكيني، واحد المشاركين بالدورة بأن الدورة كانت جدا مهمة بالنسبة الى الارشيف الكيني والى العمل اليومي الذي نقوم به في كينيا من التصنيف الى الصعوبات التي قد تواجهنا في تطبيقها، وقد تطرق المدربون الى اهمية الوثائق التي تنشا بداخل الارشيف وخارجها وما هو الداعي الى الحفاظ على سلامتها وموثوقيتها سواء للأرشيفين او الباحثين وما لها من اهمية للحفاظ على الموروث الثقافي والتاريخي للبلاد، ومن ناحية اخرى تم التطرق الى نقطة جدا مهمة بالنسبة الى دور الارشيف والحفاظ على مقتنياتها من اصول واجهزة الى الوثائق والمحفوظات والمخطوطات التي بحوزتها وهي سياسة أمن المعلومات وسياسة أمن الارشيف والصعوبات التي تواجه دور الارشيف في تطبيق هذه السياسات، وكيفية المحافظة على سرية بعض الوثائق والمحفوظات التي لها طابع سري او تخضع لدرجات السرية التي تنص عليها قوانين الدولة، كما تم التطرق الى ادارة الوثاق الالكترونية وهو مجال واسع بحد ذاته وسياسته كثيرة ومتعددة وكل سياسة تتبعها اخرى للحفاظ على تطبيقها بشكل امثل، والحفاظ على هذه الوثائق لحين تحويلها الى محفوظات وعملية فرزها في ارصدة وسلاسل لسهولة البحث عنها لاحقا. واختتم فرانسيس حديثه بالشكر الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ورئيسها على اتاحة الفرصة للأرشيف الكيني وعلى الزيارة الشيقة والمهمة لمقر الهيئة والتعرف على الاعمال والاقسام بالهيئة واَلية سير العمل بها، وسنعمل عل تطبيق كل ما تعلمناه في الايام الماضية في الارشيف الكيني للارتقاء الى مستوى اعلى بما يتناسب مع طبيعة العمل في دور الارشيف ونقل التجارب العالمية.
إنارة التحديات/
وقالت باسمة العباسي مديرة مشاريع بدولة فلسطين واحدى المشاركات بالدورة، تكمن أهمية الدورة والمشاركة فيها من خلال تسليط الضوء على التجارب العالمية في مجال التوثيق التاريخي، الى جانب استعراض بعض المعاير ذات العلاقة، اضافة الى كونها عصف فكري لإنارة التحديات التي يواجها العالم بمؤسساته في سبيل الوصول للتطبيقات المثلى في إدارة الأرشيف، كما تتيح المشاركة في الدورة الاطلاع على تجارب دول اخرى في مجال الارشيف والتوثيق والمخطوطات والاستفادة من هذه التجارب، كذلك حتى نشير قضية ارشيفنا الوطني الفلسطيني المميز والذي يحتاج دائماً لتطوير وحتى يتسنى لنا الحفاظ عليه، ناهيك عن تعلم كيفية استخدام وسائل واَليات أمنه وسريه للحفظ على الوثائق، وتقول باسمة حول المشاركة بأنه لشرف كبير المشاركة وتمثيل الارشيف الوطني ونأمل أن نستفيد مما طرح بالدورة من تجارب دول العالم ومن خبرات تساعدنا اكثر على تطوير مؤسساتنا في هذا الجانب، كما نسعى ان يتم التعاون مستقبلاً في مجالات عديدة ليس الارشيف فقط، بل ان يكون هناك تواصل دائم ومستمر ليكون هناك استفادة متبادلة، واختتمت باسمة حديثها بالشكر الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على إقامتها لمثل هذه الدورات المفيدة جداَ في كل المجالات.
تطوير مستوى الجودة /
من جانبه قال يوسف بن عبدالله الهنائي رئيس قسم تجميع الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية واحد المشاركين بالدورة، تعد دورة إدارة الوثائق والمحفوظات: النظرية والممارسة والسياسات والحوكمة، التي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف، عنصراُ اساسياً لتطوير مستوى الجودة للأفراد العاملين في مجال إدارة الوثائق، كما تساهم بتعزيز قاعدة المعلومات وإمكانية لتطبيق منهجية واستراتيجية الإدارة السليمة والأمنه للوثائق في مختلف مراحلها، ومع تطور التكنولوجيا ووسائل حفظ المعلومات وطرق تبادلها اصبح النظر الى أمن تلك البيانات والمعلومات غاية تسعى لها جميع المؤسسات الدولية، حيث لابد من حمايتها من المخاطر التي تهددها ومن الاعتداء عليها، وذلك من خلال توفير الأدوات والوسائل الازمة لضمان سلامتها من المخاطر الداخلية والخارجية، والوقوف على المعاير والإجراءات المتخذة لمنع وصولها الى الأشخاص الغير مخولين، حيث جاءت الدورة لتسلط الضوء حول الارشيف الحديث بين النظرية والتطبيق وإدارة الوثائق، حيث تحدث المحور الأول عن ” النظرية ” انواع البيانات التي تم انشاؤها والسبب الذي يدفع الى حفظها وأمن وجودة هذه البيانات، فيما تطرق المحور الثاني من الدورة ” السياسة والإدارة ” من حيث المبادئ الإدارية للمؤسسة الأرشيفية والسياسات والإجراءات والقوانين والأنظمة المتبعة واستخدام البرمجيات في الإدارة وكذلك النسخ الاحتياطية الواجب توفرها، فيما هدف المحور الثالث ” التطبيق ” لعرض ومناقشة الطرق المختلفة لبناء التصنيفات وترتيب الملفات وطرق الحفظ الرقمي، واضاف الهنائي تعد الدورة ذات أهمية بالغة لما يتم عرضه من تجارب الدول الرائدة في هذا المجال على يد محاضرين دوليين ومختصين من المعهد الدولي لعلوم الأرشيف.
بناء نظام عصري/
فيما قالت أزهار بنت خلفان العبرية رئيسة قسم التصنيف بهيئة الوثائق واحدى المشاركات بالدورة، تأتي هذه الدورة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الارشيف استكمالاً لخطط تدريب وتأهيل العاملين في قطاع الوثائق والمحفوظات في السلطنة، حيث وضعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على عاتقها بناء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات مستنده على معاير دولية معتمدة، واضافة العبرية بأن الدورة غطت عدة جوانب منها نظريات علم الوثائق المتعلقة بأمن البيانات وجودتها ونظم إدارة الوثائق والمحفوظات الورقية والإلكترونية على حد سواء، واجراءات تطبيق هذه النظريات الى جانب السياسات الإدارية والقانونية والتقنية اللازمة لبناء نظام عصري، كما نظمت ورش عمل مدعمه للجانب النظري للدورة، ونتطلع كمشاركين بالدورة الاستفادة من التجارب العالمية المتنوعة في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات.