الوثائق والمحفوظات الوطنية تستضيف اجتماع
المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف
عقد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي ورئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطني اجتماع المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، وذلك بحضور سعادة الدكتور محمد طاهر الجراري النائب الأول لرئيس المجلس رئيس المركز الليبي للوثائق، وسعادة الدكتورة نيفين محمد أمين عام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف ورئيسة دار الوثائق القومية بجمهورية مصر العربية، وذلك صباح اليوم بمقر هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. تم خلال الاجتماع مناقشة أعمال الفرع خلال الفترة الماضية، الى جانب مناقشة رسوم الاشتراك في الفرع، كما ناقش إجراءات الحساب البنكي الخاص به، وتطرق الاجتماع الى أطلاق الموقع الإلكتروني ومواقع التواصل الاجتماعي الخاص بالفرع، إضافة الى مناقشة إعادة إصدار الدورية العلمية ومناقشة النظام الأساسي وشروط الانضمام الى العضوية فيه، وتم مناقشة دور الوثائق في دعم الحقوق العربية واستخدام اللغة العربية خلال إجتماعات المجلس الدولي للأرشيف، والمواضيع التي تستجد في جانب المجلس.
وعلى هامش الاجتماع اطلع كلاً من سعادة الدكتور محمد طاهر الجراري رئيس المركز الليبي للوثائق، وسعادة الدكتورة نيفين محمد رئيسة دار الوثائق القومية بجمهورية مصر، على تجربة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في مجال إدارة وحفظ المستندات والوثائق، حيث استماعا الى شرح مرئي قدمه أسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة والمشرف على الدعم الفني بهيئة الوثائق، حول تجربة السلطنة في إدارة الوثائق والمحفوظات من حيث منهجية العمل مع الجهات الحكومية في الدولة من أجل ارساء نظام عصري الإدارة الوثائق والمحفوظات، الى جانب الخطة المعتمدة نحو تغير التوجهات من التعامل السابق مع الوثائق والملفات والذي لا يعتمد على أساليب مهنية وكيف استطاعت الهيئة أن تنتقل إلى مرحلة احترافية في إدارة وثائق الدولة بموصفات معتمدة في الشأن، اضافة الى عرض نماذج من أنظمة إدارة الوثائق الخصوصية (نظام التصنيف-جداول مدد الاستبقاء) وشرح آلية التعامل معها والطريقة المعتمدة في تطبيقها، والدور الفاعل نحو تدريب الموظفين في كافة الجهات باستخدام هذه الأدوات، الى جانب الحديث عن الدور الكبير الذي لعبته الهيئة في سبيل ايجاد كوادر بشرية متخصصة والبرامج التأهيلية والتدريبية التي أوجدتها بالتنسيق مع الجهات المعنية نحو تأهيل وتدريب الموظفين ليكونوا رافداً مهماً لتطبيق الرؤية الشاملة لإرساء النظام العصري، كما تم عرض احصائيات عددية لإنجازات الهيئة في قطاع الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بالجوانب النقطية الإدارية في انشاء دوائر واقسام للوثائق في الجهات الحكومية، ونسبة المختصين في المجال في كافة الجهات الحكومية ونسبة إعداد الأنظمة وتطبيقها في الجهات الحكومية، الى جانب تغطية عمليات متابعة أماكن حفظ الوثائق الوسيطة في الجهات وخطة فرز وإتلاف الوثائق العامة للدولة والآلية المتبعة في هذا الشأن، إضافة الى نبذه عن معمل الأتلاف الأمن للوثائق الذي سيرى النور في القريب العاجل، والأسلوب الأمن في التعامل مع الوثائق المصنفة.
من جانبه قدم هشام بن خالد الروشدي محلل نظم بفريق المشروع بهيئة الوثائق عرض توضيحي حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، حيث تطرق العرض الى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وذلك من خلال استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بالإضافة الى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في عام ٢٠١٣ م وحتى اليوم، كما شمل العرض على الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، وتم استعراض الخدمات والدعم الفني التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
كما قدم حمود الفهدي رئيس قسم النظم والبرمجيات بالهيئة عرضاً اخر تم التعريف فيه عن منظومة إدارة المحفوظات وهي منظومة الكترونية تقوم بإدارة الوثائق التي تم انتقائها للحفظ الدائم مهما كان شكلها ووعائها بحيث يسهل البحث عنها واسترجاعها من قبل الباحثين والدارسين، وتم بعدها تقديم شرح مفصل عن آلية إدارة المحفوظات الورقية، كما تم توضيح إدارة المحفوظات الالكترونية وبيئة الحفظ الالكتروني للمحفوظات وفي الختام تم عرض الخدمات التي تقدمها الهيئة للباحثين والدارسين عن طريق محرك بحث المحفوظات.
بعد ذلك قام الوفد بجولة استطلاعية بمختلف تقسيمات الهيئة التخصصية والفنية حيث زار المديرية العامة لتنظيم الوثائق وإعطائهم نبذة حول نظام التصنيف المتبع بالهيئة، الى جانب الاطلاع على ترميم الوثائق من خلال الكادر الفني الذي تزخر به الهيئة والأجهزة المتطورة في هذا المجال، وقام فريق الترميم بتقديم شرح عملي لجميع مراحل ترميم الوثائق وتعقيمها، كما تم اطلاعهم على بعض الوثائق والمخطوطات المتاحة، واطلع الوفد على قسم الميكروفيلم واَلية سير العمل، الى جانب زيارة قسم التخزين الإلكتروني والمختبر البيولوجي.
وتوجه الوفد بعد ذلك إلى المديرية العامة للبحث وتداول الوثائق للاطلاع على أهم أنشطة وأعمال وفعاليات المديرية، حيث اطلع الوفد على مراحل إعداد المعارض الوثائقية وكيفية إخراج الوثائق المخصصة للعرض والأجهزة المستخدمة في طباعة الوثائق المعدة لذلك وتعرف الوفد على مشروع التاريخ الشفوي والذي تسعى الهيئة من خلاله إلى توثيق وحفظ التاريخ المروي الذي يمثل جزءا من الذاكرة الوطنية إلى جانب الوثيقة المكتوبة، حيث تم تشكل فريق عمل متخصص ومدرب في مجال التاريخ الشفوي ومجهز بكل الأدوات الفنية والتقنية التي يحتاجها للعمل، وباشر فريق العمل انجاز المهمة الجديرة بالاهتمام لحفظ جانب من الإرث والمخزون العلمي والثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي والفكري والأدبي الذي تختزنه الذاكرة البشرية.
واشاد سعادة الدكتور محمد طاهر الجراري النائب الأول لرئيس المجلس رئيس المركز الليبي للوثائق من خلال ما اطلع عليه من تجربة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فهي تعتبر هيئة رائدة على مستوى الوطن العربي، فما تقوم به الهيئة من عمل جبار وجهد كبير فهو عمل حضاري من الطراز الرفيع وهذا يدل على مدى الاهتمام والدعم الكبير الذي تقدمه السلطة بقيادة حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم سلطان البلاد، فذلك يدل على مدى المسؤولية والاهتمام بذاكرة الوطن والتنظيم الكبير في إدارة وحفظ مستنداتها المختلفة الى جانب سعيها الدؤوب في سبيل نشر هذه الثقافة على جميع الأصعدة، فهذا بحد ذاته نقله نوعية في سبيل الارتقاء بالوثائق الوطنية.
كما أبدت سعادة الدكتورة نيفين محمد أمين عام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف ورئيسة دار الوثائق القومية بجمهورية مصر العربية سعادتها بزيارة السلطنة ممثلة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك لحضور اجتماع المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، والاطلاع على تجربة الهيئة الرائدة في هذا المجال متمنيه في الوقت ذاته بأن يكون هناك تعاون بين السلطنة وجمهورية مصر العربية في هذا المجال لما لامسته من تطور وتقدم كبير لسلطنة في مجال إدارة وحفظ المستندات والوثائق.