وفقا للمادة (18) من قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 المشار إليه والمعدلة بموجب المرسوم السلطاني رقم 62/2008 بتعديل بعض أحكام قانون الوثائق والمحفوظات ” تتولى الهيئة إعداد نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية وجداول مدد استبقائها وذلك بالتنسيق مع الجهات الإدارية ذات الصلة. ويصدر هذا النظام بقرار من الوزير بعد موافقة مجلس الوزراء”.

لذلك يتألف نظام إدارة الوثائق العامة لدى الجهات المعنية من الجزء الخاص بالوثائق المشتركة وهو موحد بين هذه الجهات ومن الجزء الذي يتعلق بالوثائق الخصوصية لكل جهة معنية.

تعرّف “الوثائق المشتركة” في قانون الوثائق والمحفوظات بأنها الوثائق المتماثلة أو المتقاربة في نوعيتها والمتداولة لدى هذه الجهات. فتكاد تكون هي نفسها ولا تختلف كثيرا من وحدة إلى أخرى وتخضع لنفس الأحكام والإجراءات القانونية، فلا فائدة في أن تعد كل جهة معنية نظاما لاستبقائها ولتصنيفها، فيمكن اعتماد صيغة موحّدة صالحة لجميع الجهات المعنية وقد تم اعتماد هذا التمييز لدى الكثير من الدول.

وتتمثل الوثائق المشتركة في 4 وظائف أساسية تم استنباطها من خلال دراسة تفصيلية لواقع العمل بالجهات المعنية وكذلك تحليل الاختصاصات المنظمة للعمل في كل جهة، وهي كالتالي:

• أ ـ التنظيم العام للجهة المعنية.
• ب ـ إدارة الموارد البشرية.
• ج ـ إدارة الموارد المالية.
• د ـ إدارة الموارد المادية.

وقد تم اعتماد نظام إدارة الوثائق المشتركة بقرار وزاري رقم2/2012 صادر في 19/5/2012م