هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تعتمد رسوم الخدمات وقواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات
اعتمد صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد الموقر الوزير المشرف على هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية القرار رقم (1/2015) الصادر بتاريخ10 نوفمبر 2015م، المعني بتحديد رسوم الخدمات المقدمة من الهيئة، كما اعتمد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة القرار رقم (292/2015) الصادر بتاريخ 10نوفمبر 2015م المعني بشأن العمل بقواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بالهيئة.
وفي إطار السعي الدؤوب من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لتشجيع البحث العلمي، وإبراز القيمة الثقافية والعلمية والتربوية للمحفوظات وتيسير الاطلاع؛ شرعت باستقبال المستفيدين في قاعة الاطلاع بدائرة الاطلاع على الوثائق بالمديرية العامة للبحث وتداول الوثائق، حيث أصبح بإمكان المستفيد البحث والاطلاع والحصول على نسخ من المحفوظات المتعلقة بموضوع بحثهم، وذلك عبر منظومة المحفوظات المتاحة إلكترونيا في قاعة الاطلاع، ولتسهيل معرفة الملفات المتاحة فقد أصبح بإمكانهم الاطلاع عليها من خلال الموقع الإلكتروني للهيئةwww.nraa.gov.om، والقيام بعملية التسجيل واستكمال إدخال البيانات الشخصية قبل الوصول للهيئة، إلى جانب إرسال طلب الاطلاع على المحفوظات، وتحديد الوقت المناسب لهم للاطلاع على الملفات المطلوبة في قاعة الاطلاع على الوثائق .
وفي حال الحضور الشخصي للدائرة سيقوم المستفيد بإجراءات التسجيل في المكان المخصص لذلك، وتعريفه بعملية البحث في محرك بحث المحفوظات وإصدار بطاقة مستفيد تمكنه من دخول القاعة المخصصة للاطلاع، كما يمكن للباحث الاستفادة من المكتبة المساندة للقاعة، والتي يتوفر بها مصادر للمعلومات وأمهات الكتب الورقية والإلكترونية، و تسعى المكتبة إلى زيادة عدد أرصدتها بشكل دائم من خلال التزويد من المعارض الدولية، وبالاشتراك أو الشراء من المصادر الإلكترونية المختلفة.
قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات
يمكن للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة، كما بإمكانه استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها. اما بالنسبة لعدد الملفات فيمكن للباحث طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية في الوقت نفسه، وعليه إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى. و يتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المطلع مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة، كما يجب عليه إبلاغ مشرف قاعة الاطلاع عن كل وثيقة ممزقة أو مشوهة عند تسلمها. ونصت اللائحة كذلك على المحافظة على الترتيب الذي أسند للمحفوظات داخل الملف، وإعلام المشرف على قاعة الاطلاع عن أي ملف به خلل في ترتيب وثائقه. وان يلتزم المستفيد باستخدام المحفوظات التي تتاح له بكل عناية ، ويمنع الرسم أو الكتابة عليها أو ثنيها أو إحداث أي ضرر فيها .كذلك ينبغي على المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له إلى مشرف قاعة الاطلاع بالحالة التي كانت عليها وقت تسلمها.
كما أتاحة قواعد الاطلاع للمستفيد حجز ملف واحد ليومي عمل متتاليين، على أن يعود إلى القاعة في اليوم التالي. ويجوز لكل شخص سمح له بالاطلاع على المحفوظات أن يحصل على نسخ أو صور أو مضامين من هذه المحفوظات طبقا للقواعد والإجراءات كتقديم طلب استنساخ المحفوظات إلى المشرف على قاعة الاطلاع، وفقا للنموذج المعد لذلك. ويتم استنساخ المحفوظات في الحدود التي تسمح بها مقتضيات الحفظ السليم لمتن المحفوظات، وتلبية أغراض البحوث، والاستشهاد بها وفقا للعدد الذي تسمح به الهيئة. كما يمنع تداول المحفوظات المنسوخة واستعمالها في أغراض تجارية أو نفعية إلا بموافقة كتابية من الهيئة. ويحق للمستفيد أن يحصل على نسخ ومضامين مصدق بصحتها من المحفوظات التي تخصه، بعد تقديم طلب على النموذج المعد لذلك، وسداد الرسوم المقررة. كما يجوز للمستفيد الحصول على نسخ ورقية أو إلكترونية من المحفوظات الموجودة بالهيئة، بعد سداد الرسوم المقررة لذلك.