الهيئة تستجلب الآلاف مـــــن الوثائق العمانية
30 يونيو، 2015
مليون وثيقة ورقية والكترونية تم جمعها منذ إنشاء الهيئة
5 يوليو، 2015
الهيئة تعمل وفق منهجية عمل متكاملة
1 يوليو، 2015

من حوار جريدة عمان مع سعادة الدكتور رئيس الهيئة

هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تعمل وفق منهجية عمل متكاملة

الضوياني: نظام إدارة الوثائق يُمكّننا من الانتقاء المنظم للوثــــائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي

أجرى اللقاء: سالم بن حمدان الحسيني –

قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بإعداد منهجية عمل متكاملة لبناء نظام إدارة الوثائق المشتركة تقوم على جملة من الخطوات العملية. هذا ما أكده سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني – رئيس الهيئة – مشيرا إلى أن لدى الهيئة برنامجا لتطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق من خلال تنظيم حلقات تدريبية لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات من أجل سرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية بحيث يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي.

وأوضح سعادته أن هذا النظام خضع لمراجعات مستمرة مع الوحدات الحكومية المشاركة في إعداد النظام وكذلك عدد من الوحدات الحكومية الأخرى وتم رفع الصيغة النهائية إلى مجلس الوزراء لدراسته في صيغته النهائية.

وأشار إلى أن أبرز المشاريع المستقبلية للهيئة تتمثل في رؤية الهيئة إلى عام 2020م من اجل استكمال بناء النظام في سائر الجهات الحكومية والشروع في بناء نظام إدارة الوثائق في الشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بنسبة 25% وأكثر. وإيجاد منظومة إلكترونية لإدارة المستندات والوثائق وكذلك استمرارية الهيئة في إقامة المؤتمرات والندوات العلمية والبحثية في الجوانب الحضارية والتاريخية. واستمراريتها في إقامة المعارض الوثائقية المحلية والدولية للتعريف بتاريخ عمان وحضارتها، كما ستقيم الهيئة معرضاً دائماً في مسقط يتناول مختلف الحقب الزمنية. جاء ذلك في هذا الجزء الثاني والاخير من الحوار الذي أجريناه مع سعادته. المزيد نقرأه في السطور التالية:

لدى الهيئة نظام وثائقي يعمل على تطوير مجال الوثائق وتشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني. هل لكم أن تسلطوا الضوء على هذا النظام؟

تعمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على إرساء نظام إدارة الوثائق الخصوصية، وذلك من خلال تقديم الدعم الفني للجهات المعنية ممثلة برئاسة الهيئة من خلال تنظيم حلقات تعريفية لنظام إدارة الوثائق بحضور اللجنة الرئيسية لبناء نظام إدارة الوثائق.

وأضاف: كما تمثل مرحلة إعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بلا شك مرحلة مهمة لإرساء أدوات إجرائية فنية تتعلق بتنظيم الوثائق وحفظها واسترجاعها، وبعد اعتماد النظام من رئيس الوحدة يصدر قرار بتطبيقه في سائر تقسيمات الوزراء وذلك لتحقيق الأهداف المرجوة إلا أن إعداد الأدوات الإجرائية يجب أن يدخل حيز التنفيذ والتطبيق حتى تؤدي النتائج المرجوة من حيث تنظيم الوثائق في مكاتب العمل بما يمكن من حسن استرجاعها.

وأشار إلى انه أمام هذه التحديات وضعت الهيئة برنامجا لتطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق وذلك من خلال تنظيم حلقات تدريبية لفائدة الموظفين بدوائر وأقسام الوثائق والموظفين ماسكي الملفات بالتقسيمات الإدارية للجهات الحكومية التي تم اعتماد الأدوات الإجرائية الخصوصية المتعلقة بها، فأهمية بناء نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، يتم من خلال العمل على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها ويساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي.

ما هي الآليات المتبعة في تطبيق منهجية العمل التي تتم بموجبها إدارة الوثائق المشتركة بين الوحدات الحكومية؟

دشنت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية وجداول مدد استبقائها في 2012م، وذلك بعد موافقة مجلس الوزراء عليه، حيث أصدر صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية القرار الوزاري رقم (2/2012) بإصدار نظام موحّد لتصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها.

وأشار إلى أن الهيئة قامت بإعداد منهجية عمل متكاملة لبناء نظام إدارة الوثائق المشتركة تقوم على جملة من الخطوات العملية بداية من تدريب فرق العمل المشار إليها حول آلية الكشف عن وثائق وملفات التقسيمات الإدارية المشتركة التي يعملون بها وذلك بالرجوع إلى دراسة اختصاصات التقسيمات التنظيمية وكذلك الكشف الميداني عن واقع الملفات والوثائق بالتقسيمات الإدارية المعنية.

وأضاف: خضع النظام لمراجعات مستمرة مع الوحدات الحكومية المشاركة في إعداد النظام وكذلك عدد من الوحدات الحكومية الأخرى التي ساهمت بدورها في إبداء الرأي بخصوص عدد من الملفات سواء من حيث تصنيفها أو ضبط قواعد الحفظ بشأنها في جداول مدد الاستبقاء، والتي قامت الهيئة بدراستها جميعا وتم الاستجابة إلى عدد كبير من الملاحظات الواردة وتعديل جانب هام منها، وتم رفع الصيغة النهائية من الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق المشتركة إلى مجلس الوزراء الموقر الذي قام بدوره بتوزيعه على الجهات المعنية لدراسته في صيغته النهائية، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بقانون الوثائق والمحفوظات، والذي نص على إعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية.

أما عن أبرز المشاريع المستقبلية للهيئة فيقول الضوياني: تتمثل رؤية الهيئة إلى عام 2020م في الآتي: استكمال بناء النظام في سائر الجهات الحكومية والشروع في بناء نظام إدارة الوثائق في الشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بنسبة 25% وأكثر. وأيضا دعم الجهات الحكومية بتوفير الكوادر القادرة على إدارة النظام والتنسيق مع المؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها إلى توفير الكوادر وقيامها بتلبية احتياجاتها من المختصين والفنين. وإيجاد منظومة إلكترونية لإدارة المستندات والوثائق والعمل مع الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات بتطبيق المعايير والدليل الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية. وكذلك استمرارية الهيئة في إقامة المؤتمرات والندوات العلمية والبحثية في الجوانب الحضارية والتاريخية. واستمراريتها في إقامة المعارض الوثائقية المحلية والدولية للتعريف بتاريخ عمان وحضارتها، كما ستقيم الهيئة معرضاً دائماً في مسقط يتناول مختلف الحقب الزمنية.

وأضاف: كما أتاحت خدمة الاطلاع على الوثائق عبر دائرة الاطلاع وتشجيع البحث العلمي. ونشر البحوث والدراسات العلمية ونتائج المؤتمرات والندوات. والشروع في مبنى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وتنفيذ الخطط والبرامج التدريبية لبناء قدرات الموظفين. واستمرارية الهيئة في خطة فرز الوثائق لدى الجهات الحكومية وفق منهجية عمل أعدت لهذا الغرض. وأيضا المشاركة في المحافل والاجتماعات الدولية في اجتماعات المجلس الدولي للأرشيف والفرع الإقليمي العربي والأمانة العامة لمراكز الوثائق بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربي.