أصدرت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ” دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات”، ويأتي ذلك انطلاقاً من سعي الهيئة في إرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم الاطلاع على المحفوظات، وسبل الاستفادة منها، ويعمل على حسن استغلالها، وسعيها الدؤوب لتسهيل إتاحة المحفوظات وفق قواعد وإجراءات الاطلاع عليها، والضوابط الداخلية المنظمة للعمل، فقد عملت الهيئة على تقديم تلك المحفوظات بالطريقة التي تتناسب مع المستفيدين بالصورة الورقية والإلكترونية. وحرصاً منها على تسهيل معرفة الإجراءات المتبعة لإتاحة المحفوظات تضع بين يدي المستفيد الدليل المبسط والذي يحوي مجمل الإجراءات المتبعة في دائرة الاطلاع على الوثائق من: قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات، ورسوم الخدمات المقدمة من الهيئة إلى جانب توضيح الطريقة التي تمكن من طلب المحفوظات التي تناسب موضوع البحوث. الجدير بالذكر بأن ساعات العمل في قاعة الاطلاع أيام الدوام الرسمي من الساعة 8:30 صباحاً إلى 1:30 مساءً.
تزويد الباحث
وحول الإصدار قال طالب بن سيف الخضوري مدير دائرة الاطلاع على الوثائق بالهيئة، بإن دائرة الاطلاع على الوثائق تقوم بالاتصال المستمر مع الباحثين والمستفيدين من داخل السلطنة وخارجها، فمنذ صدور القرار الإداري رقم 1/2015 م بتحديد رسوم الخدمات المقدمة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والقرار رقم 292/2015م بشأن قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فقد بدأت الدائرة باستقبال الباحثين والمستفيدين بالقاعة المخصصة للاطلاع، وحرصاً منها لمعرفة وتزويد الباحث والمستفيد بالإجراءات المتبعة جاء إصدار هذا الكتيب، والذي يعد بمثابة الدليل الاسترشادين المعين له.
دائرة الاطلاع على الوثائق
تعد الدائرة النافذة التي يتم عبرها إتاحة المحفوظات للمستفيدين، وتتكون من ثلاثة أقسام وهي: قسم خدمات المستفيدين وتعمل على مساعدة المستفيدين للاطلاع على المحفوظات الإلكترونية والورقية واستنساخها والمصادقة على صحتها وإصدار تصاريح دخول المستفيدين لقاعة الاطلاع والمكتبة، إضافة إلى متابعة عملية الاطلاع على المحفوظات وإدارة قاعة الاطلاع. من جانب اَخر يقوم قسم المعلومات الوثائقية بالإشراف على استخدام أدوات البحث عن الوثائق والمعلومات، وإجراء البحوث الوثائقية للإجابة على طلبات المعلومات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، كما يعمل على مساعدة تقسيمات الهيئة على استخراج الوثائق والبيانات بغرض الإعداد للمعارض الوثائقية وغيرها من أنشطة الهيئة المختلفة. وتعد المكتبة الجزء الذي لا يتجزأ من دائرة الاطلاع على الوثائق، لما لها من أهمية كبيرة في مجال توفير مصادر المعلومات لتلبية طلبات المستفيدين واقتناء الكتب والدوريات وسائر مصادر المعلومات التي يحتاجها المستفيدون، ناهيك عن إجراء توصيف وتكشيف سائر مصادر المعلومات التي تقتنيها المكتبة، الى جانب توفير أدلة وفهارس وقواعد بيانات للاطلاع على مصادر المعلومات التي تقتنيها المكتبة، وتيسير عملية الاطلاع على وثائق المكتبة وإدارة إعارتها لأقسام الهيئة.
الضوابط والإجراءات الداخلية
تنص الضوابط والإجراءات على الراغبين في الاستفادة من خدمات قاعة الاطلاع لأول مرة تسجيل بيانتهم الشخصية لدى موظف الاستقبال وتقديم ما يثبت هويتهم، ثم تعبئة الاستمارة المخصصة لهذا الغرض، أما الطلبة الدارسين فعليهم إحضار ما يثبت قيدهم الدراسي، حيث سيقوم موظف الاستقبال بصرف بطاقة مستفيد للباحث تحدد صلاحيتها وفق فترات زمنية حسب الغرض من البحث وتنقسم إلى بطاقة مستفيد صالحة لمدة عام لطلبة الدراسات العليا العمانيين والمقيمين في السلطنة، وبطاقة مستفيد صالحة لمدة ستة أشهر لطلبة الدراسات الجامعية وللأغراض البحثية الأخرى للعمانيين والمقيمين في السلطنة، إضافة الى بطاقة مستفيد صالحة لمدة شهر واحد لمن يتطلب بحثهم فترة مؤقتة وللزائرين من خارج السلطنة.
إجراء الدخول للقاعة
من جانب اخر يجب على المستفيد تقديم بطاقة المستفيد وما يثبت هويته لموظف الاستقبال في كل زيارة له، وعليه تسجيل الدخول إلى قاعة الاطلاع في السجل المخصص لذلك، حيث لا يسمح باصطحاب أي مواد أو أجهزة لقاعة الاطلاع باستثناء الأوراق وقلم رصاص والوثائق الشخصية والنقود والمصوغ وكل شيء ثمين، ويجب على المستفيد وضع أغراضه الشخصية في الخزانة المخصصة لهذا الغرض، ويبقى مفتاح الخزانة في عهدته إلى وقت مغادرته لقاعة الاطلاع، ولا تتحمل الهيئة مسؤولية فقدان أي عهدة تخص المستفيد. كما لا يسمح الوصول إلى قاعة الاطلاع إلا بعد استيفاء الإجراءات المنصوص عليها أعلاه.
قواعد استنساخ المحفوظات
حيث يحق للمستفيد طلب نُسخ من المحفوظات بنسبة 30% في اليوم الواحد ويتم تسليم نسخ المحفوظات المطلوبة للمستفيد فور الانتهاء من إجراءات النسخ، مع احتمالية تأجيل التسليم لليوم التالي حسب ظروف العمل. وعلى المستفيد سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية.