منظومة عصرية لإدارة الوثائق للقطاع الغذائي
المطاحن العمانية تعتمد دليل إدارة الوثائق
اعتمد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني – رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وهيثم بن محمد آل فنه الرئيس التنفيذي لشركة المطاحن العمانية، نظام إدارة الوثائق لشركة المطاحن العمانية، والمتضمن جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وذلك بمقر الشركة جاء ذلك في إطار اهتمام هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بتطبيق منظومة عصرية لإدارة الوثائق بالقطاع الغذائي وبما يتوافق مع قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم: 60 /2007م، حيث أعدت المطاحن العمانية دليلًا لإدارة وثائقها وفق ما نصَّ عليه القانون، يتضمَّن كافة أنواع الوثائق المتداولة بالشركة، والتي تعكس المهام والأنشطة التي تقوم بها الشركة.
وتعد المطاحن العمانية سباقة في انجاز متطلبات نظام إدارة الوثائق، حيث قام فريق العمل بالشركة، وبالتعاون والتنسيق مع فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتواصل مع الدوائر والاقسام بالشركة لإعداد قائمة إسمية لأنواع الوثائق والملفات، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في نظام تصنيف الملفات والوثائق وجداول مدد استبقاء استبقائها. وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وفق أحدث المقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال.
ويعتبر هذا النظام عصريًا لإدارة الوثائق والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية في المطاحن العمانية. وتعمل الشركة حالياً على المضي قدماً لتطبيق هذه الأدوات، واقتناء منظومة إلكترونية لإدارة الوثائق والمستندات حسب المعايير والمواصفات التي أعدتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك بالتعاون مع فريق العمل بالهيئة.