المشاركة المجتمعية لنظام وصول
المقدمة
المشاركة المجتمعية تُعَدّ أحد الركائز الأساسية لبناء البيئة التقنية والتحول الرقمي في المؤسسة. تشير إلى تفاعل الأفراد من الفئات المستهدفة مع بعضهم البعض ومع مقدمي الخدمة لتحقيق أهداف مشتركة.
تتضمن المشاركة المجتمعية مجموعة متنوعة من الأنشطة مثل اللقاءات والاجتماعات الدورية والمنصات الرقمية والمشاركة في تحسين ورفع كفاءة الأنظمة المقدمة. تعزز هذه المشاركة الشعور بالانتماء وتساهم في تحسين جودة الأنظمة، حيث تتيح للأفراد التعبير عن آرائهم والمساهمة في الارتقاء بالمنظومة والخدمات المقدمة.
تعتبر المشاركة المجتمعية أيضاً وسيلة لتعزيز التعاون والشفافية، حيث تشجع الأفراد على التأثير في الخدمات المقدمة لهم؛ لتحقيق نتائج إيجابية تعود بالفائدة على المجتمع ككل.
الأهداف
أهداف المشاركة المجتمعية في نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تشمل مجموعة من النقاط الرئيسية التي تعزز فعالية هذا النظام وتحقق الفوائد المرجوة، ومنها:
- تحسين الكفاءة: من خلال تمكين الأفراد من المساهمة في تطوير النظام ورفع كفاءته لضمان الوصول إلى المعلومات والوثائق بسهولة
- التدريب: ضمان الفهم الشامل للنظام، وإيجاد خصائص مرنة بما تتناسب مع متطلبات الجهات المستفيدة بناءً على الملاحظات المقدمة
- التواصل الفعال: ضمان تحسين ورفع قيمة التواصل بين فريق العمل والجهات المستفيدة
- تحقيق الأهداف المشتركة: ضمان تفعيل دور منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بما يسهم في التحول الرقمي
الأنشطة
هناك العديد من الأنشطة التي تساهم في ضمان اشراك الجهات المستفيدة في الارتقاء بالمنظومة الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي تحقق الأهداف العامة المرجوة من تطبيق هذه المنظومة والاستفادة القصوى من كافة الخدمات المرتبطة بها.
- مبادرة "هنا وصول": والتي تعنى بالترويج والتعريف بنظام وصول للجهات المستفيدة من النظام. حيث شملت الحملة على منشورات توعوية، ونشرة بريدية يتم ارسالها كل اثنين بعنوان "نشرة الاثنين" ولها عدة أهداف:
- رفع الوعي لمستخدمي النظام من خلال شرح واستعراض خصائص النظام
- الإجابة على الاستفسارات الواردة من خلال المنشورات الدورية
- انشاء طرق تواصل فعال مع الفرق المختصة، وتسهيل الوصول إلى الأدلة الإجرائية ونظام الدعم الفني
- قياس رضى المستفيدين: عبارة عن استمارة يتم من خلالها قياس رضى المستخدمين عن خصائص النظام كإنشاء الرسالة وتحويلها، وأيضا إتاحة الفرصة للمستخدمين من طرح أفكارهم والخصائص الراغبين بإضافتها في النظام بهدف:
- قياس مدى سهولة استخدام النظام
- التواصل المباشر مع المستخدمين
- إتاحة الفرصة لكل المستخدمين من إبداء رأيهم في النظام
- قياس رضاهم عن الورش المقدمة وطرق استعراضها
- نظام الدعم الفني: نظام يساعد الجهات الحكومية على تقديم كافة الملاحظات والتحسينات التي يرغب في الحصول عليها، والتي يسهل متابعتها وارفاق كافة المستندات الداعمة لها. وتهدف إلى:
- تسهيل تسجيل الملاحظات
- القدرة على تتبع حالة الملاحظات المسجلة
- زيارات ميدانية: عبارة عن زيارة دورية ميدانية يقوم بها الفريق للاستماع لملاحظات فرق العمل بالجهات المدشنة للنظام، وشرح الخصائص الإضافية، وأبرز الاقتراحات بهدف:
- تفعيل التواصل الفعال في الجهات
- اشراك الجهات في تطوير النظام من خلال الملاحظات المقدمة
- شرح الخصائص الجديدة
- التواصل الدوري: يتم تقديم الدعم وتفعيل التواصل مع الجهات بشكل دوري بطرق مختلفة كالاجتماعات الحضورية، أو عن بعد كالبريد الالكتروني أو عن طريق الواتس اب أو الاتصال، ويهدف ذلك إلى:
- تسريع عملية تسجيل الملاحظات وحل الإشكاليات
- تقديم الاستشارات
- تنويع قنوات التواصل لضمان تحسين تجربة المستخدمين وزيادة الرضى عن الخدمة المقدمة
- تسهيل عملية استقبال التغذية الراجعة من الجهات
ويتم تنفيذ ذلك من خلال تقديم ورش مصغرة عن بعد، وتفعيل فريق الحوكمة والاستشارات وفريق الدعم الفني للنظام، والتواصل السريع عن طريق قنوات التواصل المختلفة.