هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول
إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمجلس الأعلى للتخطيط
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بالمجلس الأعلى للتخطيط صباح اليوم حول منهجية اعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية، وذلك تحت رعاية كلاً من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وسعادة طلال بن سليمان الرحبي نائب الأمين العام للمجلس الأعلى للتخطيط، وعدد من مدراء الدوائر ورؤساء الاقسام من الجانبين.
بداية رحب سعادة طلال بن سليمان الرحبي نائب الأمين العام للمجلس الأعلى للتخطيط بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول ايجابي كبير في سير العمل، كما ابدا استعداد السجل التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتمام النظام بالمجلس لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.
من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، واضاف بأنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة الى جانب تطرقه الى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
بعدها قدم اسحاق بن يعقوب الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه الى خطة العمل في اعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في اعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية الى جانب القيام بعملية التكشيف بعد ان تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة اضافة الى اعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وادارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض اعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي اما الأتلاف او الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الادوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي المجلس الأعلى للتخطيط على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.
الجدير بالذكر بأن الهيئة انجزت قرابة 36 جهة حكومية من حيث اعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.
** لمشاهدة فيديو اللقاء التعريفي بالمجلس الأعلى للتخطيط من خلال الرابط التالي