اللقاء التعريفي بمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار

بالتعاون مع مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

تنظم اللقاء التعريفي بأعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار لقاء تعريفيا بمقر المكتب  حول منهجية اعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية بمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار، وذلك تحت رعاية سعادة عبدالله عقيل اَل ابراهيم القائم بأعمال نائب محافظ ظفار، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من مدراء العموم والدوائر والاقسام من الجانبين.

في بداية اللقاء رحب سعادة القائم بأعمال نائب محافظ ظفار بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كما ابداء استعداد وجاهزية المكتب بالشروع في اعداد النظام لما له من تحول ايجابي كبير في سير العمل حيث ان مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار أولى قطاع الوثائق اهتماماً بالغاً ويتضح ذلك جليا من خلال التقسيمات الادارية المختلفة وتفعيل ورفدها بالمختصين بإدارة الوثائق.

من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في هذا الجانب وقال بأنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع عن ما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة الى جانب تطرقه الى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

بعدها قدم اسحاق بن يعقوب  الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق  عرضاً مرئياً تطرق فيه الى خطة العمل في اعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في اعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية الى جانب القيام بعملية التكشيف بعد ان تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة اضافة الى اعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وادارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض اعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي اما الأتلاف او الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الادوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.

فيما قدمت سعاد الراشدية عضو فريق المنظومة بالهيئة  عرض اخر حول ادارة الوثائق الإلكترونية لتحقيق الزيادة والكفاءة والفعالية في المؤسسات الحكومية في ادارتها للوثائق وفي تقديم خدماتها للأفراد والمجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات فالهيئة مستمرة في المتابعة وتقديم الدعم الفني لمختلف الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك من خلال عقدها لمختلف اللقاءات التعريفية تتويج للحرص الكبير بالتعريف بنظام ادارة الوثائق.

الجدير بالذكر بأن الهيئة انجزت قرابة 31 جهة حكومية من حيث اعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية .