هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول
إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للهيئة العامة لسجل القوى العاملة
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بالهيئة العامة لسجل القوى العاملة صباح اليوم حول منهجية اعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية، وذلك تحت رعاية الدكتور يونس بن خلفان الأخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسجل القوى العاملة، وبحضور سعيد الريامي مستشار هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للشؤون الإدارية وعدد من مدراء الدوائر ورؤساء الاقسام من الجانبين.
بداية رحب الدكتور يونس بن خلفان الأخزمي بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول ايجابي كبير في سير العمل، كما ابدا استعداد السجل التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتمام النظام بالسجل لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.
بعدها قدم بدر الغافري إخصائي وثائق ومحفوظات بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه الى خطة العمل في اعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في اعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية الى جانب القيام بعملية التكشيف بعد ان تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة اضافة الى اعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وادارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض اعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي اما الأتلاف او الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الادوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي الهيئة العامة لسجل القوى العاملة على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.
الجدير بالذكر بأن الهيئة انجزت قرابة 33 جهة حكومية من حيث اعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.