القنصل الفخري للسلطنة بجمهورية ليتوانيا تطلع على تجربة السلطنة في مجال ادارة الوثائق والمحفوظات

استُقبل بمبنى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة القنصل الفخري للسلطنة بجمهورية ليتوانيا (بوليته سينكيني) في زيارة للهيئة ، وذلك للاطلاع على تجربة السلطنة في مجال الوثائق والمحفوظات، وذلك من خلال جولة استطلاعية بمختلف تقسيمات الهيئة التخصصية والفنية وعرض مرئي للتعريف بأنشطة الهيئة وأعمالها المختلفة، حيث استقبل سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الضيف بمكتبة في بداية جولتها بالهيئة، حيث تناول سعادة الدكتور رئيس الهيئة الحديث حول أهمية دور الوثائق والأرشيفات في كل دول العالم التي تسعى لحفظ تاريخها وبناء نُظم حديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات، مؤكدا سعادته الدور الحيوي لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في هذا المجال، كما اطلع سعادته الضيف على مهام الهيئة في تعريف المجتمع المحلي والدولي وإسهامات الهيئة في الجوانب التاريخية والحضارية للسلطنة من خلال إقامة المعارض الوثائقية والندوات المحلية والدولية. بعدها واصل الضيف جولته من خلال عرض مرئي يتحدث تجربة السلطنة في بناء نظام إدارة الوثائق وأهم أهداف الهيئة والاختصاصات والأعمال التي تقوم بها، وكذلك تقديم نبذة شامله حول نظام ادارة الوثائق والمحفوظات التي تعمل عليها الهيئة في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، حيث اطلع الضيف على مشروع نظام إدارة الوثائق الالكترونية والمراسلات والذي انطلق في 2013 لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في زيادة كفاءة و فعالية المؤسسات الحكومية في إدارتها للمستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS)، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق (حكومة بأوراق أقل)، كما قدم للضيف عرضا حول إدارة المنظومة الداخلية للهيئة والتخزين الالكتروني وطرق وآليات اتاحت الوثائق الكترونيا والخطوات التي تعمل بها الهيئة الكترونيا في مختلف التقسيمات، بعدها توجه الضيوف إلى المديرية العامة لتنظيم الوثائق لأخذ جوله في المديرية العامة وإعطائهم نبذه حول أعمال المديرية وأنشطتها، حيث تم اطلاع الوفد على بعض الوثائق والمخطوطات المتاحة وآلية العمل في قسم الوثائق الخاصة، واطلع أيضا على كيفية توصيف الوثائق، كما زار الضيف قسم الميكروفيلم للاطلاع على الأعمال التي يقوم فيها.

كما تجول الضيف للمديرية العامة للبحث وتداول الوثائق واطلع على أهم أنشطة وأعمال وفعاليات المديرية، ومراحل اعداد المعارض الوثائقية وكيفية اخراج الوثائق المخصصة للعرض والأجهزة المستخدمة في طباعة الوثائق المعدة لذلك، والتفاعل الإعلامي مع مختلف أنشطة الهيئة ممثلة بدائرة الإعلام ونشر المحفوظات، اضافة لقسم مشروع التاريخ الشفوي الذي تسعى الهيئة من خلاله إلى  توثيق وحفظ التاريخ المروي الذي يمثل جزء من الذاكرة الوطنية إلى جانب الوثيقة المكتوبة، حيث تم تشكل فريق عمل متخصص ومدرب في مجال التاريخ الشفوي ومجهز بكل الأدوات الفنية والتقنية التي يحتاجها للعمل، والذي باشر فريق العمل في انجاز المهمة الجديرة بالاهتمام لحفظ جانبا من الإرث والمخزون العلمي والثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي والفكري والأدبي الذي تختزنه الذاكرة البشرية، بعدها اطلع الوفد على طرق التجليد واقسام ترميم الوثائق وتعقيمها، وكيفية حفظ وتعقيم الوثائق من خلال الأجهزة الحديثة التي تمتلكها الهيئة.

 ومن جهته صرحة سعادة القنصل الفخري للسلطنة بجمهورية ليتوانيا حول أهمية الزيارة مشيرة للعلاقات الثنائية بين السلطنة وجمهورية ليتوانيا وبالدور الذي تقوم به هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في حفظ التاريخ المكتوب والشفهي الذي يمثل مرجع للاجيال القادمة وذلك من خلال زيارتها لقسم التاريخ الشفوي، والأقسام المختلفة للهيئة التي تساعد وتساهم في حفظ وتسجيل تاريخ البلاد، وحول سبل التعاون المستقبلية ذكرت بأنه بجمهورية ليتوانيا توجد بعض الشركات العاملة في مجال ادارة الوثائق الالكترونية وانه بالإمكان بحث سبل زيارة بعض هذه الشركات لتقديم تجربتها للاستفادة منها في مجال انظام ادارة الوثائق الالكترونية.