للمرة الأولى مع مؤسسة وثائقية في الشرق الأوسط ..
الضوياني يفتتح الدورة التدريبية “الاتجاهات الحديثة لإدارة مواد المحفوظات خلال فترتها العمرية” في مسقط
أفتتح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح أمس الدورة التدريبية والتي حملت عنوان “الاتجاهات الحديثة لإدارة مواد المحفوظات خلال فترتها العمرية” وذلك بالتنسيق مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في ترتسيته ماليبور بإيطاليا، والتي عقدت بفندق سيتي سيزن وتستمر حتى 12 من الشهر الجاري، في بدية الافتتاح قدم عبدالمحسن بن سعيد الهنائي مدير العام المديرية العامة لتنظيم الوثائق بالهيئة كلمة رحب فيها بمقدمي الدورة من المحاضرين والمشاركين، متمنيا في الوقت ذاته بأن تعم الفائدة للجميع في هذه الورشة، بعد ذلك قدم الأستاذ الدكتور بيتر بافل كلازنيتش مدير عام المعهد الدولي للأرشيف نبذه مختصرة عن المعهد. كما قام الأستاذ الدكتورميروسلاف نوفاك مقدمة حول إدارة الوثائق وعلم الأرشيف. حيث يحضر الورشة 40 مشارك يمثلون المسؤولين والعاملين في هذا الجانب من الجهات الأمنية والعسكرية والحكومية بالسلطنة وموظفي هيئة الوثائق المعنيين بهذا العمل، اضافة إلى عدد من المشاركين من الدول الشقيقة .
ويأتي تنظيم هذه الورشة في مسقط وللمرة الأولى مع مؤسسة وثائقية في الشرق الأوسط، ايمانا من الهيئة في أهمية التدريب في صقل المهارات الإدارية والفنية وتنمية الأفكار من أجل رفع كفاءة الأداء، وتحسين الإنتاجية في العمل والاطلاع على التجارب والخبرات العالمية في مختلف المجالات وذلك بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في ترتسيته ماليبور ايطاليا لما لهذا المعهد من خبرة طويلة في هذا المجال ويتضح ذلك جليا من خلال البرامج التي ينفذها على مدار العام في مختلف المؤسسات الوثائقية الدولية.
انضمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية رسميا الى عضوية هذا المعهد خلال العام الماضي وذلك في اجتماع مجلس ادارة المعهد في أكتوبر 2014 ويأتي هذا الانضمام من أجل العمل وفق منظومة واحدة ووفق مواصفات عالمية موحدة، كما أنها تتيح لموظفي الهيئة الاطلاع على تجارب الدول الأعضاء ونقل تجربة السلطنة في هذا المجال الى الدول الاخرى، كما وستقدم الهيئة ورقة عمل في الاجتماع القادم لدورة المعهد في هذا العام.
ان النظرية الحديثة للمحفوظات وخاصة الرقمية منها تعرف بعدم الاستقرار من حيث التغير لما يطرا عليها من تغيرات سريعة ، وكما هو معلوم بأن ملاين المراسلات تنشأ يوميا في صيغ إلكترونية مختلفة وهو ما يتطلب الحفاظ عليها وحفظها من أجل أتاحتها للباحثين والدارسين، وتعمل الهيئة حاليا بوتيرة سريعة في مجال حفظ المحفوظات الكترونيا واتاحتها للعامة، وسترى النور خلال النصف الاول من العام الجاري “منظومة المحفوظات” والتي ستتيح للباحثين والدارسين الاطلاع على الرصيد الوثائقي للهيئة، وكذلك على تنظيم وادارة المحفوظات داخل الهيئة، كما وتعمل بالتنسيق مع الجهات المعنية على الإسراع في منظومة ادارة الوثائق والمستندات الإلكترونية والتي ستدخل في مرحلتها الأولى 17 جهة حكومية من الجهات التي انهت اعداد نظام تصنيف وثائقها وجداول استبقائها.
ان دورة الاتجاهات الحديثة في ادارة مواد المحفوظات خلال فترتها العمرية تأتي لتحقيق أهداف واضحة فيما يتعلق بنقل وتبادل المهارات المكتسبة والخبرات في الجانب النظري والعملي، حيث سيشمل هذا التدريب على ورش عمل ودراسة حالات لما لهذا النوع من التدريب من ترسيخ في مفهوم التعامل مع المحفوظات، وستركز الدورة على مواضيع عدة منها:
إدارة البيانات في مجال المحفوظات: التخزين الالكتروني طويل المدى
ويهدف من خلالها الى فهم العملية المهنية للتعامل مع المحفوظات فيما يخص الحفظ طويل المدى للمستندات الرقمية، والتعرف على كيفية إنشاء حزم المعلومات، وفهم طرق استعمال المستندات الرقمية وأدوات البحث في المحفوظات الرقمية وفهم والتعرف على المعايير والإرشادات والجهود الوطنية والدولية فيما يخص التعاون بين الجهات المسؤولة عن الحفظ طويل المدى للمستندات الرقمية.
إدارة المعلومات في مجال المحفوظات: التخزين الإلكتروني طويل المدى
وتهدف الى تحليل وتطوير عملية التوثيق باستخدام المحفوظات والتحليل والفهم لخصائص ودور المواد أثناء إنشائها، وتحليل وفهم عملية صيانتها وتخزينها، ومن ثم تنظيم أنظمة التوثيق بناء على هذه الخصائص والعمليات، الى جانب صيانة جودة قاعدة البيانات وتنظيم قواعد بيانات الحاسوب عند التعامل مع المحفوظات، وفهم مبدأ المنشأ وإنشاء الرصيد وقوانين التوصيف.والتعرف على كيفية إنشاء عنوان ومحتوى وحدة التوصيف وعلى كيفية إنشاء الواصفات ومعرفة وفهم المواصفات الدولية،ISAD(G), ISSAR (CPF),ISSDF. وصيانة قواعد بيانات وشروط تمكين الوصول إليها بناء على احتياجات كل مستخدم.
إدارة الوثائق والمحفوظات
وتهدف الى الإشارة إلى المراجع الدولية الأساسية في إدارة الوثائق، وتقديم نماذج في إدارة الوثائق مع أهدافها ومدى صلتها بالجانب العملي، ومناقشة وظائف إدارة الوثائق، وتوضيح الفروقات بين المستندات والوثائق، والتعرف على مصطلح تقييم العمل، وإيضاح خطوات تقييم العمل، وتعريف طرق الحصول على الوثائق وتقديم الأمثلة عليها، وإنشاء نظام تصنيف وجدول مدد استبقاء، وعرض أنواع عدة معايير للإدارة الإلكترونية للوثائق، وإيضاح الخصائص الرئيسية لنظام إدارة الوثائق.
طرق وعمليات في مجال المحفوظات
كما تهدف الى معرفة وفهم طرق وأساليب الاستفسار في أنظمة المحفوظات التقليدية والإلكترونية، الى جانب معرفة وفهم نماذج التواصل وعملية تطبيقها في مجال الأنشطة التابعة للمحفوظات، اضافة الى معرفة وفهم أساسيات التكنولوجيا المستخدمة في عملية الوصول للبيانات، كما ستعمل على معرفة أساسيات أمن المعلومات والتهديدات المحتملة عند استخدام مصادر المعلومات.
المحاضرون
يقدم الدورة عدد من الأساتذة الأوربيين حيث يتقدمهم الأستاذ الدكتور بيتر بافل كلازنيتش مدير عام المعهد الدولي لعلوم الارشيف بتريستا وماريبور، جامعة ألما ماتريوروبيا الأوربي “ماريبو”، الى جانب الباحثة زدينكا سيميليتش محاضرة في المعد الدولي لعلوم الأرشيف، والأستاذ الدكتور ميروسلاف نوفاك محاضر في المعهد، والباحثة تاتيا حاجتنك من ارشيف جمهورية سلوفينيا ومحاضرة في جامعة ألمامتريوروبيا ، والدكتور بغدان فلورين بوبوفيتشي من الأرشيف الوطني الروماني.