الحوار الصحفي لجريدة الوطن مع سعادة الدكتور/ رئيس الهيئة

الحوار الصحفي لجريدة الوطن

مع سعادة الدكتور/ رئيس الهيئة ـ المحترم

السؤال الأول:

هل  لكم أن تحدوثنا عن نظام اعتماد الوثائق والمحفوظات في المؤسسات الحكومية وكم يبلغ عدد  هذه المؤسسات التي تم الانتهاء من تطبيق النظام فيها وماهي المؤسسات  المتبقية ومتى من المقرر أن يتم التطبيق الفعلي للنظام فيها ؟

كما هو معلوم بأن اعتماد نظام إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية مستمر حسب ما هو مخطط له من قبل المختصين بالهيئة ويتم اعتماد ما نسبته من 6 إلى 7 جهات سنويا وهي وفق المعدل المطلوب ، حيث أن بناء نظام لإدارة الوثائق بكل وحدة حكومية يتطلب أنْ تقوم هذه الجهة بإجراء كشف عن واقع الوثائق، ووضع خُطّة عمل لإعداد الأدوات الإجرائية للنظام تطبيقاً لقانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 ولائحته التنفيذية   ،  وتكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام إدارة الوثائق الآمر الذي يتطلب منا فترات مختلفة تتراوح بحسب حجم كل جهة ونشاطها .

وحتى الآن تم اعتماد نظام إدارة الوثائق لعدد 38 جهة حكومية وجاري العمل الآن على اعداد النظام لعدد  15 جهة في الوقت الراهن وسيتم اعتماد بعضها خلال العام الجاري .

السؤال الثاني:

سمعنا أن لدى الهيئة خطة لتطبيق نظام الاعتماد الوثائق والمحفوظات في شركات القطاع الخاص فاين وصل هذا الموضوع؟

فعلا تم اعداد خطة لهذا الغرض بدأت بعمل لقاء تعريفي لأكثر من 46 شركة  ومؤسسة حكومية وبمشاركة أكثر من 140 مشاركاً، بهدف اعداد نظام إدارة الوثائق بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25% ( حسب المادة 13 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007م )

استهدف اللقاء الرؤساء التنفيذيون ومديري العموم والمختصون في الموارد البشرية والشؤون القانونية وتقنية المعلومات بالمؤسسات والشركات نظرا لما يتطلبه النظام من تهيئة المؤسسات والشركات وتعزيزها باللقاءات التعريفية، ومتابعة إنشاء أقسام ودوائر الوثائق، ورفدها بمختصي الوثائق، ثم البدء بإعداد النظام المذكور .

تنفيذا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم (60/2007) في المادة (41) التي نصت ” تنشأ بالجهات المعنية دوائر أو أقسام تتولى إدارة الوثائق بها وذلك بالتنسيق مع الهيئة، وتتبع هذه الدوائر أو الأقسام مباشرة رئيس الجهة المعنية أو رئيس الفرع التابع لها في المحافظات والمناطق، وتلحق بها الأقسام القائمة بأعمال البريد”، عليه تم بتاريخ 26/ 4/ 2016 م مخاطبة المؤسسات والشركات التي تساهم فيها الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25% بالعمل على ما يلي :

1. -استحداث دائرة أو قسم للوثائق تتبع مباشرة رئيس المؤسسة حسب مقتضيات وحجم العمل بالمؤسسة ومدى توفر فروع لها.
2. الحاق كافة الأعمال المتعلقة بالبريد وحفظ وإدارة الوثائق لدائرة أو قسم الوثائق.

3- -تعيين المختصين في مجال الوثائق للعمل بدائرة أو قسم الوثائق.

هذا وتم التنسيق مع العديد من الشركات وتلقي الردود من قبلهم لانشاء التقسمات المعنية بالوثائق وأيضا الية تعيين موظفين مختصين

السؤال الثالث:

ماهو الجديد  في مجال جمع المخطوطات والوثائق التي تخص السلطنة سواء داخلها أو خارجها؟

هناك خطوات عدة تنتهجها الهيئة  في هذا الجانب على النحو الآتي:

• أولاً: الوثائق التي تؤول إلى الهيئة من الجهات المعنية:

كما نعلم أن الهيئة انشأت في عام 2007 م ، ومنذ ذلك الحين شرعت بالتعاون مع الجهات المعنية بتنظيم وثائقها من خلال وضع نظام ادارة الوثائق الخصوصية لكل جهة ، فضلا عن  الوثائق المشتركة  ، وترتب على ذلك تحديد جداول مدد الاستبقاء للوثائق التي من خلالها ترحل بعضها الى الهيئة للحفظ الدائم .

وخلال هذا العام استقبلت الهيئة عدد من الترحيلات من محافظة مسقط ووزارة التعليم العالي  ووزارة القوى العاملة ،وبعض من هذه الوثائق ناتج عن عمليات الفرز لوثائق الدولة وفق الخطة الموضوعة والتي  بموجبه  تم تحديد تارخ مفصلي لترحيل الوثائق وهو العام 1976م وماقبله.

ثانياً: الوثائق الخاصة:

الوثائق الخاصة التي يتم جمعها من قبل الهيئة هي الوثائق التي يملكها أو يحوزها الأفراد وتهم الصالح العام، أي بها بيانات ومعلومات يمكن الاستفادة منها في البحوث والدراسات.

ويوجد بالهيئة تقسيم معني بذلك بمستوى قسم ، يقوم  بالتواصل والتنسيق مع المواطنين في مختلف ولايات ومحافظات السلطنة بصفة مستمرة للحصول على الوثائق الخاصة أو نسخ منها، سواء بحضور المواطنين للهيئة، أو حتى ذهاب فريق العمل أو أحد موظفي القسم إلى المواطن في بلدته في أي من محافظات وولايات السلطنة وزيارته في بيته وترتيب وثائقه وأخذ نسخ منها.

كما تقوم  الهيئة  بتنفيذ ندوات وورش عمل حول الوثائق الخاصة ، في مختلف محافظات السلطنة تهدف من خلالها  تعريف المواطنين بأهمية هذه الوثائق التي بحوزتهم، وكيفية المحافظة عليها ، فمنذ عام 2011 ولغاية هذا العام تم جمع أكثر من ستة وستون ألف وثيقة  من المواطنين.

ثالثا: الوثائق المتعلقة بالدولة في المؤسسات الوثائقية الدولية

قامت الهيئة بتوقيع مذكرات تفاهم مع العديد من الدول الشقيقة والصديقة التي توجد لديها وثائق متعلقة بالدولة  للحصول على نسخ من تلك الوثائق، وبناءً عليه فقد تم الحصول على مئات الآلاف الوثائق من دول عدة مثل: دول شرق أفريقيا، والهند، واليابان، وسريلانكا، والمملكة المتحدة، والولايات المتحدة الأمريكية، وألمانيا، وروسيا، وهولندا، والبرتغال، وفرنسا، والبرازيل، وتركيا وجاري العمل على هذا النحو وفق الخطط الموضوعة لذلك ومازال العمل جاري في هذا المجال.

السؤال الرابع : ماهي المراحل التي تمر بها الوثائق والمخطوطات حتى يتم حفظها.

تنتهج الهيئة اسلوب علمي لحفظ الوثائق منذ استلامها وتمر  هذه الوثائق عبر منهجية معتمدة تضمن  لها عدم الاضرار بالعاملين لديها وكذلك بالوثائق المستلمة .

ففي بداية الأمر تتم عملية تنظيف الوثائق من الغبار والحشرات العالقة فيها نتيجة عدم الحفظ السليم  ، ثم يأتي تعقيم تلك الوثائق  بأحدث أجهزة التعقيم المعتمدة بهدف  التأكد من خلوها من الفطريات العالقة  ، ويتم رصد جميع هذه العمليات في سجل عمليات تجميع الوثائق .

بعد ذلك يتم احالة الوثائق الى قسم تصنيف الوثائق ، حيث تتم عملية الوصف باستيفاء استمارة لكل ملف تحتوي تلك الاستمارة على (26) حقلاً وهي مواصفة عالمية متبعة في هذا الشأن ،حيث يتم معالجتها ذهنيا وتشمل فرز الوثائق زمنياً وموضوعيا وتوصيفها حسب التقنين الدولي للوصف الأرشيفي العام وتكشيفها لاستخراج كافة البيانات التي تمكن من استرجاع الوثائق ،  تم تحال الى تقسيم آخر وهو قسم ضبط توصيف الوثائق بهدف مراجعة عمليات الوصف التي تمت وتدقيقها.

بعد أن يتم التأكد من حالتها المادية يتم تحويلها دائرة صيانة ومخازن الوثائق للحفظ الدائم وتقوم هذه الدائرة بدورها في إحالتها الى دائرة المحفوظات لغرض التخزين الالكتروني  واقحامها  في منظومة المحفوظات وفق جداول يتم الاتفاق بين التقسيمات المختلفة وذلك لانجاز الأعمال التي تحال أولا بأول.

ومما لا شك  فيه أن الكثير من  الوثائق التي ترحل الى الهيئة  لا تخلو من التلف نتيجة عدم  الحفظ السليم لها  ، لذلك يتم احالة الوثائق المتهالكة التي تستدعي حالتها المادية الى ترميم ومعالجة إلى قسم الترميم ، حيث تصبح بعد ذلك جاهزة للاطلاع من قبل العموم وفق جداول مدد الاستبقاء ووفق المدد المحددة في قانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية، .كما أنه يصاحب هذه العملية في بعض الوثائق التي ترى الهيئة أهمية حفظها على صيغة الميكروفيلم ، التي  لديها قابلية الحفظ الطويل الذي يمتد الى 500 عام تقريبا دون الحاجة الى تغيير في وسائط الحفظ الإلكترونية أو صيغتها.

السؤال الخامس:

كم يبلغ عدد المخطوطات التي تم جمعها وحفظتها الهيئة منذ انشاؤها وحتى يومنا ؟

شرعت الهيئة بجمع المخطوطات جنبا الى جنب مع الوثائق ، وتأتي عملية جمع المخطوطات ايمانا منها بأهمية المادة العلمية والفكرية التي تحويها تلك المخطوطات والتي تعين الباحثين والدارسين في إكمال بحوثهم ودراساتهم ، فيتوفر لدى الهيئة أكثر من ستة وثلاثين ألف مخطوط ورقي والكتروني في مختلف العلوم .

السؤال السادس:

ماهي أوجه التعاون بين الهيئة والجهات ذات العلاقة في السلطنة وخارجها؟

سعت الهيئة ومنذ انشاؤها الى اقامة علاقات مع  الجهات المعنية في السلطنة وهنالك تعاون وثيق بين الهيئة والجهات المعنية التي ترتبط معها في بعض الجوانب  التي تخدم الجانب العلمي والفكري ومع الجهات التي تحتاج   الى دعم فني في مجال الترميم والتخزين الالكتروني والدعم الفني فاللقاءات مستمرة والتعاون قائم .

أما بالنسبة الى التعاون مع المؤسسات المماثلة في الخارج ، فترتبط الهيئة بعلاقات جيدة مع المؤسسات الوثائقية الدولية ،وهناك العديد من مذكرات التفاهم التي وقعت مع المؤسسات الوثائقية الدولية من أجل تبادل الخبرات والاطلاع على تجارب الدول الأخرى ونقل التجربة العمانية في هذا المجال الى تلك الدول  ، والحقيقة هناك اشادةدائمة بما تحقق في الهيئة في هذه الفترة الوجيزة من انشاؤها.

كما ان الهيئة تقوم بتوفير بعض المنح التدريبية لبعض المؤسسات الدولية المماثلة من اجل تبادل الخبرات في مجالات الترميم والتجليد والتخرين الالكتروني والتعقيم.

السؤال السابع:

تنظم الهيئة عدداً من الفعاليات والندوات والمعارض خارج السلطنة للتعريف بجوانب تتعلق بتاريخ السلطنة فهل لكم أن تطلعونا على الفائدة التي تتحقق من مثل هذه الفعاليات ؟

مما لا شك فيه أن الندوات والمعارض التي تقيمها الهيئة بين  فترة وأخرى تبرز القيمة التاريخية و الثقافية والعلمية والتربوية لارصدة الوثائق والمحفوظات بالهيئة  كما أنها تشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني وجذب الباحثين  والدارسين للاستفادة من هذا الإرث الحضاري والتاريخي التليد، كما تتولى هذه المعارض بتعريف الجمهور عن رسالة ورؤية الهيئة وتوضيح أهدافها في حفظ وصيانة الوثائق والمحفوظات وتوعية المواطنين لأهمية المبادرة في تسجيل وثائقهم الخاصة لدى الهيئة وذلك من أجل الحفاظ على ذاكرة الوطن.

وكان لعام 2016م رصيد كبير للمعارض المحلية والدولية سواء من تنظيم الهيئة أو بالمشاركة  مع الجهات المعنية بالثقافة ، ويأتي ذلك تعبيرا عن مدى اهتمام  الهيئة  في اطلاع زائري تلك الفعاليات عما تملكه   الهيئة من رصيد وثائقي لهذا البلد

السؤال الثامن:

ماهي البرامج والفعاليات التي تعتزم الهيئة تنفيذها خلال الفترة القادمة سواء داخل السلطنة أو خارجها ؟

معرض خريف صلالة السياحي في الفترة1-  7  أغسطس 2016م ، سيعرض 250وثيقة متنوعة من الوثائق الدولية التي تبرز علاقة عمان مع العالم وامتدادها الجغرافي في حقبات متعددة ، والوثائق الخاصة المتعلقة لأبناء محافظة ظفار ، والخرائط والمخطوطات .

– المعرض الوثائقي السابع في الفترة 10 – 15 أكتوبر 2016م والذي يعرض الوثائق المختصة  بعمان في الصحافة الأجنبية والعربية والمحلية، حيث سيتم عرض العديد من المقالات والصحف والمجلات العالمية التي نشرت صورا وأخبارا عن عمان .

– معرض حول علاقات عمان بدول القرن الأفريقي سيعقد في جزر القمر في ديسمبر 2016م

السؤال التاسع:

أين وصل موضوع المعرض الدائم الذي اعلنتم عنه العام الماضي ؟

المعرض الدائم في مراحلة الأخيرة ، في طور التعديل النهائي للطاولة الالكترونية من قبل الشركة المسند لها العمل ، وتركيب مستلزمات المعرض .

السؤال العاشر:

هناك أكثر من جهة حكومية معنية بجمع وحفظ الوثائق مثل وزارة التراث والثقافة وجامعة السلطان قابوس ومركز السلطان قابوس العالي للثقافة والعلوم ؟ وهل تجدون تعارضاً في مهام وصلاحيات الهيئة مع هذه الجهات؟

الهيئة منحت التشريع القانوني بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007 ، كجة مسؤولة عن جمع الوثائق وهي المؤسسة الرسمية لهذا الغرض والمرجع الرسمي في مجال الوثائق والمحفوظات ، وبصدور المرسوم تقوم الهيئة بممارسة عملها وما يتوجب التعارض بما جاء مع المرسوم السلطاني واختصاصات   الهيئة في حالة وجود لنشاط مماثل لهذا الاختصاص مما يضيف كلفة اضافية وتداخل في الاختصاص.

السؤال الحادي عشر:

ماذا عن اطلاع الباحثين والدارسين على وثائق الهيئة؟ هل لذلك أي آلية معتمدة، لاسيما وأن بعض الباحثين يطالب بالاطلاع على بعض الوثائق التي تهم دراساتهم التاريخية .

من الأهداف الرئيسة التي تعمل دائرة الاطلاع على الوثائق عليها هو العمل على تلبية طلبات المستفيدين للاطلاع على الوثائق المحفوظة لدى الهيئة، حيث وردت العديد من النصوص القانونية في قانون الوثائق والمحفوظات المتعلقة بهذا الموضوع. وقد عملت الهيئة على إتاحة الوثائق للمستفيدين وفق آلية عمل منظمة؛ فقد صدر قرار إداري رقم 292/2015م   بتاريخ 10 نوفمبر 2015م   بشأن قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات في الهيئة،  وقرار آخر رقم 1/2015م بتاريخ 10 نوفمبر 2015 م  بتحديد رسوم الخدمات المقدمة من الهيئة، حيث أصبح بإمكان المستفيد الاطلاع على الوثائق في قاعة الاطلاع بدائرة الاطلاع على الوثائق في صيغتها الالكترونية واختيار ما يناسبه لغرض بحثه وفق الضوابط الداخلية المنظمة للعمل ومقابل رسم مالي يدفعه المستفيد.

ومما تجدر الإشارة إليه بأنه ليس بإمكان المستفيد الدخول لقاعة الاطلاع للاطلاع على الوثائق المتاحة وأخذ نسخ منها دون القيام بعملية التسجيل التي تتطلب ملئ الاستمارة الكترونياً، وبعدها يتم إصدار بطاقة مستفيد له على أن يتم تعريفه عملياً بطريقة البحث قبل دخوله لقاعة الاطلاع.

كما يمكن للمستفيد الاطلاع على توصيف الملفات المتاحة من خلال الموقع الالكتروني للهيئة، وتقديم طلب الاطلاع على المحفوظات .

جدول رسوم الخدمات المقدمة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

أولاً: الوثائق الورقية

ثانيا: الصور والخرائط الورقية

ثالثاً: الوثائق والصور والخرائط الرقمية

رابعاً: المخطوطات والكتب

قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

المادة (1)

يكون الاطلاع على المحفوظات لدى الهيئة وفقاً للقواعد والإجراءات الآتية:

1. للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة.
2.  للمستفيد استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها.
3. للمستفيد طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية فيالوقت نفسه، وعلى المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى.
4. يتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المستفيد مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة.
5. على المستفيد إبلاغ مشرف قاعة الاطلاع عن كل وثيقة ممزقة أو مشوهة عند تسلمها.
6. على المستفيد المحافظة على الترتيب الذي أسند للمحفوظات داخل الملف، وإعلام المشرف على قاعة الاطلاع عن أي ملف به خلل في ترتيب وثائقه.
7. على المستفيد استخدام المحفوظات التي تتاح له بكل عناية، ويمنع الرسم أو الكتابة عليها أو ثنيها أو إحداث أي ضرر فيها.
8. على المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له إلى مشرف قاعة الاطلاع بالحالة التي كانت عليها وقت تسلمها.
9. للمستفيد حجز ملف واحد ليومي عمل متتاليين،على أن يعود إلى القاعة في اليوم التالي.

المادة(2)

يجوز لكل شخص سمح له بالاطلاع على المحفوظات أن يحصل على نسخ أو صور أو مضامين من هذه المحفوظات طبقا للقواعد والإجراءات الآتية:

1. يقدم طلب استنساخ المحفوظات إلى المشرف على قاعة الاطلاع، وفقا للنموذج المعد لذلك.

2.يتم استنساخ المحفوظات في الحدود التي تسمح بها مقتضيات الحفظ السليم لمتن المحفوظات، وتلبية أغراض البحوث، والاستشهاد بها وفقا للعدد الذي تسمح به الهيئة.

3. يمنع تداول المحفوظات المنسوخة واستعمالها في أغراض تجارية أو نفعية إلا بموافقة كتابية من الهيئة.
4. للمستفيد أن يحصل على نسخ ومضامين مصدق بصحتها من المحفوظات التي تخصه، بعد تقديم طلب على النموذج المعد لذلك، وسداد الرسوم المقررة.

5.للمستفيد الحصول على نسخ ورقية أو إلكترونية من المحفوظات الموجودة بالهيئة، بعد سداد الرسوم المقررة لذلك.

السؤال الثاني عشر:

قطعتم شوطا كبيرا في تسجيل التاريخ الشفوي ؟ وهل لكم أن تطلعونا على هذه الجهود بصورة أكبر ؟ وهل ستتاح مثل هذه التسجيلات للنشر والاطلاع ؟

لقد قامت الهيئة بتزويد هذا المشروع بأحدث الأجهزة التي تمكنه من أداء العمل بكل يسر   وتم تهيئة استوديو خاص لذلك  وفق المواصفات العالمية .

نعم لقد قطعنا شوطا كبيرا في ذلك على الرغم من فترة قصر المشروع ، حيث استطعنا حتى الآن من  إجراء مقابلة 171 فرد بما مجموعه 282 مقابلة .

ولا تقتصر هذه المقابلات في  داخل السلطنة بل تعدت إلى الخارج ، وبلغت ساعات العمل في هذا المشروع حتى الآن  أكثر من 521 ساعة ، وبالنسبة الى مدى اتاحة هذه  التسجيلات للنشر والاطلاع ، كما هو معلوم أن الوثيقة الشفهية تعامل وفق الوثيقة الورقية فتخضع جميع المقابلات وفق المدد التي حددها قانون الوثائق والمحفوظات ولظروف وطبية المقابلة .

🔊 استمع