الادعاء العام وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يعتمدان الأدوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية

الضوياني: الأدوات الإجرائية للنظام تمثل الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري

 

 

اعتمد سعادة / حسين بن علي الهلالي ـ المدعي العام نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالادعاء العام، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث يعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالادعاء العام بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وبعد الاعتماد أوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بأن اعتماد نظام ادارة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالادعاء العام يأتي ضمن الخطة التي اعتمدتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تطبيق النظام بمختلف الجهات والمؤسسات الحكومية، حرصا منها للحفاظ على ما تملكه وتحتويه هذه المؤسسات من وثائق مهمة تتطلب أن تحفظ لتمثل ذاكرة للوطن.

وقال سعادة الدكتور بأن تطبيق النظام بالادعاء العام سيساعد على تنظيم الوثائق والملفات بالطريقة العصرية المعتمدة وذلك بعدما أكمل الادعاء العام نظام الوثائق المشتركة والخصوصية والتي مهدت الطريق الى اعتماد النظام في هذا المجال، كما ستشمل المرحلة القادمة إعداد القرار التطبيقي ليشمل بذلك ديوان عام الادعاء العام بمسقط وسائر المديريات والإدارات التابعة للادعاء العام، كما سيعمل فريق العمل المشترك من الطرفين على إعداد البرنامج التطبيقي في سائر إدارات الادعاء العام بما يضمن جودة العمل في جميع الجوانب، ليكون بذلك نظاما عصريا متكامل وليس نظام هيكلي وانما يبنى على حسب الموضوعات كون الهياكل عرضة الى التغير وبالتالي النظام الموضوعي سيكون مستمر حسب اختصاصات كل جهة على حده، ومن ناحية أخرى النظام يمهد في اعداد الوثائق في أطار ملفاتها واختصاصاتها ويعمل النظام على تيسير الرجوع الى الوثائق متكاملة منذ فتح الملف والى اغلاقه الى جانب سهولة تداوله في التقسيمات المعنية في فترة زمنية بسيطة دون الحاجة الى جهد . كما ان الهيئة تتبنا حاليا المنظومة الالكترونية لعدد 17 جهة وتم قطع شوط كبير في هذا الجانب مما سيساعد التنسيق والربط بين الهيئة ومختلف الجهات المستهدفة.

وأكد سعادة رئيس الهيئة بأن الهيئة ستمضي قدما في سبيل تطبيق واعتماد النظام في مختلف الجهات الحكومية المستهدفة والتي تبلغ 28 جهة ومؤسسة نظامها جاهز بنسبة كبيرة وخلال الأيام القادمة سيتم التوقيع في مختلف الجهات باعتماد النظام، على ان تتوسع بشكل مستمر ليشمل اعداد النظام مختلف المؤسسات والشركات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات في العام الجديد، وأشار سعادته بأن اعداد النظام يتطلب جهد كبير من حيث دراسة الاختصاصات ومنها تدرس الموضوعات بعد ذلك تدرس الملفات ومحتوياتها من الوثائق والقائمة الاسمية ونظام التصنيف ومدد الاستبقاء بالتنسيق مع الجهات المختصة وذلك ضمن خطة متكاملة تعدها الهيئة في اطار العمل المنهجي الشامل التي تعده الهيئة. حيث ان الهيئة لن تدخر أدنى جهد في سبيل تحقيق الأهداف والطموحات المرسومة لها، الى جانب تقديم الدعم الفني والتقني في جميع المجالات.

وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالادعاء العام، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.

وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قام الادعاء العام بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات.

وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة  بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.

ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.

وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في اطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.