اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة الخدمة المدنية 9/12/2009
تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/ 2007 ، اعتمدت وزارة الخدمة المدنية يوم الأربعاء 9 ديسمبر 2009 م الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة وذلك في حفل رعاه معالي الشيخ / محمد بن عبد الله الحارثي وزير الخدمة المدنية اعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بعد موافقة الهيئة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها ، وعلى كل جهة، بالتنسيق مع الهيئة، إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها… لذا، قامت الهيئة بالتنسيق مع هيكل الوزارة والتقسيمات الإدارية المعنية بإعداد قائمة اسمية للوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية لبناء النظام والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري للوثائق يمكن من تسجيل الوثائق وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سوف يساعد على تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
يمكن بناء وتطبيق هذا النظام جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد على تحسين ورفع شأن الإدارة وإظهار صورتها في المجتمع . وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي. وعلى ضوء تعميم وزارة الخدمة المدنية رقم 10/ 2008 الصادر بتاريخ 19 يوليو2008م المتعلق باستحداث دوائر أو أقسام للوثائق بالوحدات الحكومية تطبيقا لمقتضيات المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات، يعهد إلى دائرة الوثائق بوزارة الخدمة المدنية تطبيقا للمادة 42 من القانون تطبيق الأدوات الإجرائية من جداول مدد استبقاء ونظام تصنيف الوثائق ومساعدة الموظفين وتدريبهم على استخدام هذه الأدوات وفق الآليات المعتمدة في هذا المجال. ويدخل ها النظام حيز التنفيذ بعد الخضوع إلى فترة تجريبية تعمل فيها دائرة الوثائق بالوزارة على التدرب حول آليات التطبيق والقيام بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.